Belgesi QuickBooks'ta kalma - mankenler

Eski raporları, faturaların kopyalarını ve diğer muhasebe bilgisini ne kadar süre tutmalısınız? Ne yazık ki, bu sorulara tek boyutlu cevaplar yok. Bununla birlikte, düşünmek için bazı şeyler vardır:

• Bir diğer tarafın bir bilgi isteyip istemeyeceğini düşünün. Örneğin, bir satıcıyla birlikte bir miktar fatura ödeyip ödemediğiniz konusunda kronik tartışmalar yapıyorsanız, bu satıcı faturalarına ve ödemenizin kayıtlarına, argümana devam edebildiğiniz sürece asılmak mantıklı olur.

  Bu, satıcı faturalarınızı ve ödemelerinizi belgeleyen herhangi bir belgenin, bir sorununuz olmaması durumunda mutlaka saklanması gerekmediği anlamına gelir.

• Vergi muhasebesi gerekliliklerini göz önünde bulundurun. Kanunla (bir çok insan bunun farkında değil), bir işletmenin kazançlarını, kayıplarını, gelirini ve kesintilerini İç Gelirler Servisine bildirmek için muhasebe kayıtlarını koruması gerekiyor. Bu, karınızı hesaplamanıza veya hesaplamalarınızın unsurlarını doğrulamaya ihtiyaç duyduğunuz şey anlamına gelir.

  Bununla birlikte, genellikle son beyan ettiğiniz tarihten itibaren üç yıl geçerli olan bir sınırlama tüzüği bulunmaktadır. Bu, çoğu durumda, ilişkili getiriyi takiben üç yıldan eski olan evrakları tutmanızın gerekmediği anlamına gelir. Başka bir deyişle, 2009 yılı verilerine sahipseniz ve 15 Mart 2010'da 2009 yılının vergi beyannamesini 16 Mart 2013 tarihine kadar doldurmuşsanız, (çoğu durumda) tüm eski belgeleri muhafaza etmeniz gerekir.

  Sınırlamalar tüzüğü, eski şeyleri atabilmeniz gerektiğini belirtir. Dikkatli olunan bir söz var, çünkü üç yıllık bu kısıtlamalara bir avuç istisnalar var:

  • Gerçekten özensiz olmanız durumunda ve şaşkınlıklarınızdan dolayı, brüt gelirinizi% geri dönüş gösterir, sınırlamalar tüzüğü altı yıl eşittir.

  • İade yapılmazsa veya hileli bir iade yapılırsa, herhangi bir sınırlama tüzüği yoktur.

  • Gelir vergileri olmayan ülkeler (Washington eyaleti gibi) farklı kurallar dizisi kullanır ve daha uzun bir sınırlama tüzüğü kullanabilir. Örneğin Washington eyaleti, sınırlamalar tüzüğü üç değil dört yıl sürüyor diyor.

• Gelecekte vergi iadesi için bir maddeyi hesaplamak için ihtiyacınız olabilecek eski kayıtları göz önünde bulundurun. Bu kayıtların muhafaza edilmesi gerekiyor. Örneğin, 30 yıl önce bir fabrika satın aldıysanız, bu satın alma kayıtlarını fabrikayı sattıktan sonra 3 (veya 6) yıl süreyle saklayın.

• Bazı endüstrilerde, diğer belge saklama kuralları veya düzenlemelerinin bulunduğunu düşünün. Örneğin, bir doktor iseniz, eski hasta kayıtlarınızı - ve bu hasta muhasebe bilgilerini içerebilir - yalnızca üç yıldan uzun süre tutarsınız. Bu diğer belge saklama kuralları endüstriye göre değişir. Sektörünüz için kuralların neler olduğunu öğrenin.

• Gizli bilgilerin çok uzun süre korunması riskini göz önünde bulundurun. Sonunda, tüm önemli hususları düşünebilir ve finansal kayıtlarınızı kalıcı bir hale getirmeniz gerektiğini düşünebilir, ancak bu yaklaşımın da risk oluşturduğuna dikkat edin. Arşivlediğiniz daha mali belgeler, bazı durumlarda bu bilgilerin kaybolması veya çalınması daha kolay olabilir.

  Örneğin, uzun yıllar veriyi saklamak istemiyorsunuz, sadece depolarını depolamak için şehrin kötü bir bölümünde bir depo kiralamanız gerekiyor.

Özetlemek, bu belirsiz önerileri nasıl anlamaya çalışıyorsun? İşinize ne kadar boyun eğmeniz gerektiğini düşünürken kaba bir tahminle gelin.

Eğer suçlu, hileli veya özensiz bir şey yapmıyorsanız beş yaşın üzerinde bir şey atmayın. Kutulara yıllarca atabileceğiniz belgeleri ayırın. Kutuları yıl numarasına etiketleyin. Kutuları "Atıl 2016'da" gibi bir notla etiketleyin, böylece ne zaman atlayabileceğinizi biliyorsunuz.

İki kere düşünün, sadece finansal kayıtları atma hakkında düşünün. kişisel kayıtlarınızı veya tabii ki müşteri kayıtlarını atmayın: dokümanları önce parçalamayın. Bu arada bazı büyük mağaza mağazaları mağaza içi parçalama hizmetlerini makul fiyatlarla sunuyor.