Küçük İşletme Kayıtlarını Yönetmek İçin Teknoloji Kullanmanın 10 Anahtarı - AYDINLATMA

Küçük işletme sahipleri, kayıtları yönetmek için teknolojiyi benimsemişlerdir; ister randevuları planlamak, yazışmalar yaratmak, iş operasyonlarını kaydetmek isterlerse de, bordroyu işleme, envanter izleme veya daha fazlası. İşletmeler "kağıtsız" olmamasına rağmen, teknolojiyi organize etmenin avantajlarını fark ettiler. Kağıdı kullanmaya devam ediyorsanız, kağıdı elektronik dosyalarla dantellemek için aşağıdaki on tuşu kullanmanızın vakti gelmiş olabilir.

Randevuları, görevleri ve projeleri takip etmek için Outlook'u kullanın

Gittiğiniz her yere giden kağıt takviminde yardımcı olabilirsiniz, ancak bir yazılım programında Takvim özelliğini kullanmayı denediniz mi? Bilgisayarlı bir takvimle bir kez randevu girebilir ve günlük, haftalık, iki haftada bir veya aylık olarak tekrarlayacak şekilde ayarlayabilir ve otomatik hatırlatıcıları (kağıt takviminizde yapamayacağınız görevleri) ayarlayabilirsiniz. Bir başka avantaj daha: Outlook gibi yazılımlarla, tüm personel üyeler takvimleri paylaşabilirler.

Kartvizit tara ve bilgilerini Outlook kartvizit listelerine aktar.

Bir telefon numarası veya e-posta adresi bulmak için Rolodex veya çok büyük kartvizit yığını ile dolaşmaktan bıktın mı ? Peki, karşılaştığınız bu kabusun hangi sürümünden vazgeçersiniz. Nasıl? Her kartviziti, karttaki bilgileri Outlook'daki Kişi listesine dönüştürmek için yazılım içeren bir tarayıcı ile çalıştırın. Ardından, Bulma işlemi ile aradığınız bilgileri bulabilirsiniz.

Belgeleri Adobe'ye dönüştürün. pdf dosyaları

MS Word'de dosyaları kaydetme seçeneği vardır. pdfs. İşlem ağrısızdır. Açık bir Word belgesiyle, Dosya Kaydet AsSave türünü seçin ve en sağdaki açılır oku tıklayın. Listeyi aşağı kaydırın, PDF'yi vurgulayın ve Kaydet'i tıklayın (kutunun altındaki İptal et yanındaki).

Pdf'ler hakkında önemli olan şey nedir? Artık birisinin dosyanızı okumak için doğru yazılım sürümüne sahip olup olmadığı hakkında endişelenmeniz gerekmiyor. Herhangi bir bilgisayarı Adobe Reader ile açabilirsiniz. PDF dosyası.

Harfleri, faturaları, reklamları - tarayıcınıza uyacak belgeleri tarayabilir - ve bunları pdf olarak kaydedebilirsiniz. Sadece tarayıcıyı konumuna getirdiğinizden emin olun. Belgeyi taramadan önce pdf dosya türünü seçin.

Sık kullanılan belgelerin ustalarını yaratın

Esasen aynı harfi küçük değişikliklerle kullandığınızda, bunun bir ana dosyasını bilgisayarınıza saklayın.Sonra belgeye ihtiyacınız olduğunda, ana belgenizi açın, değişiklikleri yapın ve belgeyi yazdırın. Dosyayı ana dosyanın değiştirilmemesi için farklı bir dosya adı ile kaydetmeyi unutmayın.

Fatura ve satınalma siparişleri oluşturmak için muhasebe yazılımını kullanın

Artık dosyalama dolaplarında faturalar veya satın alma siparişleri ile dolup taşmanız gerekmez. Bu belgeleri oluşturmak için QuickBooks veya Sage 50 gibi muhasebe yazılımlarını kullanın. Bir müşteriye belge basmanız ve postalamanız gerekebilir, ancak gerçek dosya uzayda dolaşan dosyalama dolaplarında değil, faturanın bulunması birkaç tuş vuruşu yazmanız gereken bilgisayarınızda kalır.

Zaman kartlarını, proje faturalarını ve bordro işlemlerini otomatikleştirin

Delme işlemini ve zaman kartlarını, elektronik dolaştırma ve bordroyu işlemekle değiştirebilirsiniz. Tasarruf zamanı ve kaçınılan hataları düşünün. Bir işveren, şirketinin zaman kartı yazılımını kullanarak bordro işlemesini 6 saatten 45 dakikaya indirdiğini söylüyor. Şimdi bu önemli bir başarı.

Güvenilirlik işiniz için bir sorunsa, çalışanlarınıza çalışma saatlerini başlayıp bitirdiklerinde parmaklarını tarayıcıya koymalarını gerektiren bir yazılım programı satın alabilirsiniz! Bu parmak izi bir bilimkurgu filmine benziyor, değil mi?

Envanteri elektronik olarak takip etme

Küçük işletmeleriniz envanteri içeriyorsa, teknolojiyi kullanmak en iyi yolun kullanılmasıdır. Optik Karakter Tanıma (OCR) yazılımı, şirketinizin envanterin doğru bir şekilde tutulmasını, siparişleri daha hızlı doldurmasını, siparişleri sorunsuz bir şekilde göndermesini ve her şeyin bilgisayar tarafından izlenebildiğinden doğru bir şekilde faturalandırılmasını sağlar. Bilgisayar ekranınızda etiketleri ve sayıları kullanarak tüm bu işlemleri yönetebilirsiniz.

Bir elektronik tablodaki veya veritabanındaki varlıklarla ilgili satın alma işlemlerini ve ürün ayrıntılarını kaydedin.

Ekipman veya diğer varlıkları satın aldığınızda satın alma ve ürün ayrıntılarını bir elektronik tablo veya veri tabanına kaydedin. Parmaklarınızın ucundaki tüm bilgilerle, herhangi bir sorunla satıcınıza başvurabilir veya varlıklarınızı finansal tablo için hızlı bir şekilde hesaplayabilir veya bankadaki varlık bilgileri talebine yanıt verebilirsiniz.

Vergi zamanı bir pasta parçası haline getirin

Kayıtlarınızın tamamı veya çoğu bilgisayarda bulunuyorsa, vergileri hazırlamak, bir sabit kopya belgelerinden bilgisayara veri aktarmaktan daha kolaydır.

Bir muhasebe yazılım programındaki tüm faturalarınız veya satınalma siparişlerinizle birlikte, sadece bir rapor yayınlayın ve -voila! -yazılım size yıllık toplam fatura veya satınalma emri verir. Aynı durum bordro, envanter ve malvarlığı için de geçerlidir. İhtiyacınız olduğunda, bilgisayarda sistematik olarak depoladığınız her şeyi alabilirsiniz.

Dosyaları yedekleme

Küçük işletme kayıtlarınızı yönetmek için teknolojiyi kullanmanın ek bir avantajı, bunları yedekleyebilmenizdir - bunları başka bir konumdaki veya flash sürücüsündeki bir bilgisayara kaydedin.

Neden bu kadar önemli? En değerli bilgisayar varlığı tuttuğu veridir. Kaybedilen kayıtların dehşetiyle yüzleşmemeniz için bu verilerin bir kopyasını tutun.Hırsızın bilgisayarınızı çalacağına, bir ateşin erimesine nadiren önceden haber verirsiniz ya da ölecek demektir.