10 Proje Yönetimi Tuzakları ve bunları Project 2016 ile Nasıl Engellenecekler - mankenler

Bir projeyi yönetmek zordur. Kapsam, kaynaklar, beklentiler, zaman çizelgeleri ve bütçeler her zaman değişiyor. Project 2016, bir projeyi organize etme, planlama ve izleme mekanizmasında size yardımcı olmasına rağmen, proje yönetimindeki tüm tuzakları engellemenize yardımcı olamaz. Onların en çok karşılaşılan tuzaklarından on tanesine ve onlardan nasıl kaçınacağına dair ipuçlarına bakın.

Çok küçük başlayan

Yeni bir projede sağ ayak üzerinde çalışmaya başlamak için baştan başlayarak büyük resme yansıyan ve sistematik bir şekilde ayrıntılara kadar yolunuzu çalışarak başlayın. Projeyi tamamlamak için gerekli olan detaylı görevleri yerine getirmeden önce projenin amacını, hedeflerini ve stratejik önemini anlamalısınız.

Bu soruları sorarak başlayın: Projenin teslimi tarafından organize edilmesi gerekiyor mu? Aşama itibariyle? Coğrafya ile Teknoloji türüne göre? Projenizi bu yolların her birinde organize etmenin etkilerini düşünün.

Projeyi nasıl organize etmek istediğinizi belirlediğinizde, iş dökümü yapınıza (WBS) başlayabilirsiniz. Projenizi faz sırasına göre düzenlemeye karar verirseniz, projenin her aşaması WBS'nin üst düzeyine yansıtılır; Çıktıların projeyi organize etmenin daha iyi bir yolu olduğuna karar verirseniz, bunlar en üst seviyededir. En üst seviye kurulduğunda üst seviyeyi daha ayrıntılı iş paketlerine ve iş paketlerinden görevler haline getirmeye başlayabilirsiniz.

Varsayımlarınızı örtbas etmemek

Bazı varsayımlar olmadan bir proje planlayamazsınız. Varsayımlar yapmak bir sorun değil, ancak diğer insanların varsayımlarını bilmekte ya da paylaştığına inanmak bir problem.

Yeni bir projeye her başladığınızda, varsayım günlüğü oluşturun - ya bir Excel elektronik tablosunda veya bir Word tablosunda. Varsayımları belgeleyin, doğrulamak için son tarihi belirleyin ve yorumlar için bir alan ekleyin. Çok basit, ancak herkesin aynı varsayımlar dizisi altında çalışmasını sağlar.

Varsayım, varsayımdan etkilenen görevlerin Notlar bölümüne yapıştırın.

Projenizi tek VIP (çok önemli proje) olarak ele alma

Projeniz sizin için önemlidir; Aslında işinizin en önemli yönü olabilir. Bununla birlikte, herkes için önemli olmayabilir. Birçok devam eden projeye sahip bir organizasyonda çalışıyorsanız, sizinki muhtemelen bir numaralı öncelik değildir. Başka bir kaynaktan yardım almak için projenizden kaynak çekildiğinde, programa geri dönün ve işi tamamlamak için planınızı gözden geçirin.Temel çizgiyi gözden geçirmeniz veya yeni bir tane oluşturmanız gerekebilir.

Kullanılabilirliğin bir beceri seti olduğuna inanan

Projenin derinlerinde çalışırken ve kaynak kullanılabilirliğini tamamlanması gereken işle dengelemeye çalışırken, en kolay strateji, ilk tahsis edilmemiş veya az tahsis edilmiş işgücünü, tahsis edilen, kaynak ayıran ve o kişiyi bir göreve atayacaktır. Sorun, ayrılmamış kaynağın işi yapacak becerilere sahip olmayabileceğidir. Örneğin, çalışanların BT departmanındaki konumu, bir veritabanı oluşturabileceğini veya bir mimar oluşturabileceğini garanti etmez veya hatta ima etmez. Çalışmayı tamamlamak için gerekli becerileri tanımlayın ve mevcut kaynakların beceri setlerini belirleyin. Hatta giriş seviyesi, orta seviye ve uzman gibi beceri düzeylerini, tanımlamanız gerekebilir.

Sınırsız kaynak efsanesine abone olma

Her görevin gayretini ve süresini hesaplamıyorsanız, tek bir kaynağa çok fazla çalışma atama riskini yaşarsınız. Çoğu durumda, kaynaklar tam zamanlı projelere ayrılmış değildir. Birçok kaynak matris organizasyonunda çalışır - çoklu projelerde çalışırlar veya proje çalışması yaparlar.

Kaynakların projede ne kadar harcaması gerektiğini belirleyip, işi buna göre düzenlerseniz, kaynakların yüzde yüzü tahsis edilmediğinden veya fazla tahsis ettiğinizden dolayı proje geciktiğinde tatsız bir sürprizle karşı karşıya kalırsınız.

Gerçekçi olmayan tahminlere dayanmak

Bir proje yöneticisi olarak, çalışmalarının doğru maliyet ve süre tahminlerini sağlamak için ekip üyelerine güvenirsiniz. Sonuçta, her alanda konu uzmanı olamazsınız. Bununla birlikte, geliştirdiğiniz program ve bütçeden hâlâ sorumlu tutulduğunuz için, tahminlerin nasıl geliştirildiğini anlamalı ve daha sonra uygun tahmin yöntemini doğrulamalısınız.

Notlar bölümünde, tahminin temelini ve tahmiyle ilişkili değişkenleri takip etmeye yardımcı olması için tahmini geliştirme varsayımlarını belgelemektedir.

Murphy Yasasına

hazırlık yapmaktan vazgeçme Bir proje yöneticisi can-do tutumuna sahiptir. Bununla birlikte, sorunların çözülmesi ve sonuç verilmesi işinde olmak, projeler konusunda körü körüne iyimser gözükebileceğiniz anlamına gelmez. Zamanında ve bütçede bulunmak kısmen hem zamanlama hem bütçe için ihtiyati rezervin oluşturulmasına bağlı. Doğal olarak riskli olan bireysel görevler için rezerv oluşturabilir ve genel bir proje rezervi belirleyebilirsiniz. Daha basit projeler için yüzde 10'luk bir yedek yeterlidir. Öncü teknoloji için yüzde 50'lik bir yedek veya daha fazlasına ihtiyacınız olabilir.

Çılgınlık ile tanışma başarısızlığı

Görevleri yerine getirmenin bir numaralı engeli Şüphesiz Buluşma'dır. Bir toplantıdan diğerine hareket ettiğiniz iş günlerini hatırlatabilirsiniz, yalnızca günün sonuna gelin ve kendi çalışmalarınızı tamamlamadığınızı fark edebilirsiniz. Muhtemelen tüm bu toplantılara katılmanız gerekmiyordu. Ve eğer en azından daha etkin bir şekilde çalıştırıldıysa, yarısı sonuçlanabilirdi.

Toplantı deliliğini durdurun! Toplantıları planlayın - hatta haftalık statü toplantıları - yalnızca gerektiğinde. Ekip toplantılarını iki haftada bir tutarak veya bireysel ekip üyeleri ile birebir görüşerek denemeler yapın. Gündemle ilgili belirli bir konunun bir paydaştan gelen girdileri gerektirmesi durumunda, o kişiyi yalnızca toplantı o bölümüne katılmaya davet edin ve daha sonra işe dönmesi için mazur görün.

Sadece bir model olduğunu unutmak

Project'i kullanarak etkili bir zaman çizelgesini nasıl oluşturacağınızı bildikten sonra, gerçeklik için çizelgeyi karıştırmayın. Zamanlama, o anda mevcut olan bilgiler göz önüne alındığında, gerçek olanın bir modeli 'dır. Bilgi, varsayımlar, tahminler ve kaynakların hepsi değişir; riskler ve konular her zaman mevcut; ve tabii ki proje kapsamı değişir. Projeyi başlattığınız anda muhtemelen eskidir.

Modeli en yeni bilgilerle güncellemek için elinizden gelenin en iyisini yapın; ancak yalnızca bir etkinliğin planlanması, bunun gerçekleşeceğini garanti etmediğini unutmayın.

Mucizelere güvenmek

Projeye girdiğiniz kaynakları ve kaynakları göz önüne alarak, son başvuru tarihini nasıl karşılayacağınızı bilmiyorsanız, bu son başvuru tarihini karşılamanız pek olası değildir. Aslında, Project, agresif bir teslimat tarihindeki sorunlarla iletişim kurmanıza yardımcı olabilir. Paydaşlara çizelgeyi gösterebilir ve görevlerin tamamlanmasının nasıl hızlanacağını belirlemenize yardım etmelerini isteyebilirsiniz. Bazı durumlarda paydaşlar daha erken bitirmenize yardımcı olan ilgili bilgileri sağlayabilir; Ancak diğer durumlarda, projeyi belirli bir tarihe kadar yapmak isterler, ancak vade tarihini karşılamak için makul bir yol yoktur.

Gerçekçi olmayan bir son başvuru tarihine yaklaştığınızda mümkün olan en iyi karşılayın. Ancak son teslim tarihi imkansız ise, kabul et. Proje sonuçlarını elde etmek için alternatif yaklaşımlar aramak için Project'i kullanabilirsiniz - ancak zamanı sıkıştırmak için kullanamazsınız.