Erişim 2010 All-In-One Aptallar için Cheat Sheet - mankenler

Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Access 2010 sayesinde verinizi yönetmeyi kolaylaştırıyor; görsel bir arayüzü bir ilişkisel veritabanının gücüyle. Bilgileri tablolara nasıl organize edeceğinizi, formları nasıl düzenleyeceğinizi ve raporları düzenlemek ve sunmak için nasıl rapor oluşturacağınızı öğrenin ve bilgiyi seçmek ve birleştirmek için sorgular oluşturun. Sonraki adımlar, veritabanınızı akıllı hale getirmek ve SharePoint kullanarak Web'e veri yayınlamak için makrolar ve VBA komut dosyaları yazmaktır.

Access 2010'da İlişkisel Veritabanı Tasarlama

Access 2010 gibi bir veritabanı programı kullandığınızda, yalnızca veri girmeye başlayamazsınız. Bunun yerine, bilgilerinizi alanlardan (bir elektronik tablodaki sütunlara benzer) oluşan bir veya daha fazla tabloya bölen bir ilişkisel veritabanı tasarımı oluşturmanız gerekir. Tablolar, bir tablodaki bir alanın başka bir alanla eşleştiği (ilişkili olduğu) ilişkisel birleştirmeler kullanılarak bağlanır. İşte genel fikir.

1. Verilerinizi olarak belirleyin.

   Metin, sayısal, tarih, doğru / yanlış ve diğer veri türleri de dahil olmak üzere olası alanları listeler (bilgi parçaları) olun.

2. Gereksiz alanları kaldırın.

   Aynı bilgiyi birden fazla yerde saklamayın. Bir alanı diğerinden hesaplayabiliyorsanız, yalnızca bir tane saklayın. (Örneğin, doğum tarihini veya yaşını depolayın, ancak ikisini birden saklayın.)

3. Alanları tablolama olarak düzenleyin.

   Alanlarınızı açıklamalarına göre gruplandırın, böylece her grup tablo haline gelir. Örneğin, bir mağaza için bir sipariş girişi veritabanında, müşteriler için, bir tanesi de ürünler için ve bir tane de sipariş için bir tane masa bulunabilir.

4. Kodlar ve kısaltmalar için tablolar ekleyin.

   Eyalet adları ve iki harfli bir kod tablosu ve veritabanında kullanmayı planladığınız her diğer kod ya da kısaltmanın bir tablo içermesi planlanmaktadır. Kayıtları girerken seçebileceğiniz değerlerin açılır listelerini oluşturmak için bu tabloları kullanacaksınız.

5. Her tablo için birincil anahtar seçin.

   Birincil anahtar, tablodaki her kaydı özgün olarak tanımlayan alandır. Access'e bir OtomatikSayı alanı kullanarak her kayıt için benzersiz bir kimlik numarası atamasını söyleyebilirsiniz.

6. Tabloları bağlayın.

   Hangi tabloların diğer tablolardaki alanlarla eşleşen alanları içerdiğini görün. Bir sipariş girişi veritabanında, Siparişler tablosu, siparişi alan müşteri tanımlamak için bir alan içermelidir - Müşteriler tablosundaki birincil anahtar alanıyla eşleşecek bir alan. Çoğu ilişki, bir tablodaki bir kaydın başka bir tablodaki birden fazla (veya hayır) kaydı eşleştirebildiği bire bir çokludur.

Access 2010'da Alan Türlerini Seçme İpuçları

Access 2010'da bir veritabanı tasarladığınızda, her alanın ne tür olacağına karar verirsiniz. İşte, hangi türünü ne zaman kullanacağınıza ilişkin ipuçları.

Alan Türü	Neyin Tuttuğu
Metin	255 karaktere kadar metin (boşluklar ve noktalama işaretleri dahil). Telefon numaraları, posta kodları ve diğer posta kodları gibi - kodları - sayılara benzese bile, bir Numara değil, bir Metin alanı kullanın.
Not	Bir Metin alanı gibi, ama bunların çoğu - 65, 536 karaktere kadar. Not alanında zengin (biçimlendirilmiş) metin içerebilir ve , yalnızca, Metin Notları biriktirebilmesi için olarak ayarlayabilir, kullanıcının nı zaten orada silmesine izin vermez. Sayı
Sadece sayı. Numaradan önce + veya - ve bir	ondalık noktası kullanabilirsiniz. Bir alanla matematik yapmayı planlıyorsanız, Bir Numara veya Para Birimi alanını kullanın. Para Birimi
Para birimi işaretli rakamlar önlerinde ($, & yen; ve benzeri	açık). Otomatik Numara
Birden başlayarak,	kayıtları eklerken Access tarafından atanan, her kaydına özgü sayılar. Birçok Numara tablosu için birincil anahtar alanı olarak bir OtomatikSayı alanı kullanın. Tarih / Saat
Tarihler, saatler veya her ikisi.	OLE Nesnesi
Nesne Bağlama ve Gömme.	yeni bir veritabanı oluştururken kullanmayın; bunun yerine verileri daha verimli bir şekilde saklar çünkü yeni Ataşman türünü kullanın. Köprü
Bu metin dizesi bir köprü olarak biçimlendirilir. (	bağlantısını tıklarsanız, sizi sayfaya götürür.) Bu, özellikle Web'de ilgili bilgiler varsa yararlıdır. Evet / Hayır
Evet veya hayır (belirli bir koşul veya	etkisiyle değil) - veya True / False, Açık / Kapalı veya Erkek / Kadın. Alanı formlarında bir onay kutusu olarak görüntülemek istiyorsanız Evet / Hayır alanını kullanın. Ek
Resimler, ses,	Word belgeleri, hatta video gibi bir veya daha fazla dosyanın bir Ek alanına depolanabilir. Hesaplanan
Access'in tablonun diğer alanlarına dayanan	değerini hesaplamak için kullandığı bir formül girersiniz. Birçok sorgu, form, ve raporlarda hesaplanan bir değer kullanılacak olduğunda, Hesaplanan alanını kullanın. Handy Access 2010 Klavye Kısayolları

Bu klavye kısayolları özellikle Access 2010'da kullanışlıdır. Bazı tuş vuruşları, Access 2010'daki herhangi bir yerde çalışırken diğerleri belirtildiği gibi belirli görünümlerde çalışır.

Anahtar veya Kombinasyon

Eylem	F1
Yardım penceresini görüntüler.	Ctrl + F1
Şeridi gizler veya görüntüler.	F5
Yazdığınız kayıt numarasına gider.	F6
Odağı pencerenin başka bir alanına taşır.	F7
Seçilen nesnedeki yazım denetimini denetler.	F11
Gezinti bölmesini gizler veya görüntüler.	Sil
Seçili nesneyi siler.	Alt + Enter
Tasarım görünümünde, seçilen	nesnesinin özelliklerini görüntüler. Ctrl + C
Seçilen metni veya nesneleri Pano'ya kopyalar.	Ctrl + F
Açık tabloda,	sorguda veya formda metni bulur (değiştirme seçeneğiyle birlikte). Ctrl + N
Yeni bir veritabanı başlatır.	Ctrl + O
Bir veritabanı açar.	Ctrl + P
Seçilen nesneyi basar.	Ctrl + S
Seçilen nesneyi kaydeder.	Ctrl + V
Pano içeriğini etkin pencereye yapıştırır.	Ctrl + X
Seçili metni veya nesneyi siler ve	Pano'ya kaydeder. Ctrl + Z
Geri alınabilen son işlemi geri alır (tüm zamanların	en sevdiğim!). Ctrl +;
Bugünün tarihe ait türleri.	Ctrl + "
Girişi, önceki	kaydındaki aynı alana kopyalar. Esc
Yazdığınız şeyi iptal eder.	Access 2010'un Sırları Veritabanı Tasarımı

Access 2010'u veya başka bir veritabanı programını kullanıp kullanmadığınıza bakılmaksızın, veritabanı tasarımının Beş Vadeliği aşağıda belirtilmiştir. İyi tasarlanmış bir veritabanı, verilerinizi daha kolay tutmanızı sağlar.

Bilgileri nerede bulunduğu değil, ait olduğu yerde saklayın.

• Bilgileri nerede sakladığınızın, nerede göründüğü ile ilgisi yoktur. Bir e-tabloda, e-tabloyu yazdırırken görünmesini istediğiniz yere yazarsınız, ancak veritabanları farklı şekilde çalışır. Bir veritabanında, bilginin yapısına bağlı olarak tablolardaki bilgileri depolar. Bir sürü farklı raporda bir bilgi parçası görünebilir, ancak bir tabloda yalnızca tek bir alanda saklayın. Bilgileri, belirli bir raporda görünmesini istemediğiniz gibi saklayın.

• Bu ilk kuralın bir sonucudur. Kitap başlıklarının, satınalma siparişlerinizdeki tüm büyük harfler (büyük harfler) içinde görünmesini istiyorsanız, Access sizin için başlıkları büyük harfle kullanabilirsiniz. Kitapların başlıklarını doğru büyük harfle saklarsınız, böylece her raporda üst karakterlerle sıkışmazsınız. Erişim, metin, sayı ve tarihlerin biçimlenme biçimini ayarlayabilen birçok yerleşik işlevlere sahiptir. Çöp, çöp tenekesi (GIGO).

• Veritabanınız için iyi ve mantıklı bir tasarım oluşturmaya özen gösterin ve doğru, temiz veriler girmek için dikkatli değilseniz, veritabanınız çöp ile dolacaktır. İyi tasarlanmış bir veritabanı daha kötü tasarlanmış bir veritabanından daha kolaydır, çünkü her bilgi parçası açıkça adlandırılmış, doğru doğrulama kuralları bulunan bir tablonun içinde sadece bir kez, yalnızca bir kez saklanır. Evet, çok fazla iş gibi görünüyor, ancak 10, 000 yanlış kaydı içeren bir veritabanını temizlemek (fazlalık bağışlayın) daha da fazla iş.

  Verilerinizi programlarınızdan ayırın.

• Diğer insanlarla paylaşılacak (veya dağıtılacak) bir veritabanı oluşturursanız, tüm tabloları bir veritabanında ( arka uç ) ve diğer tüm nesneleri başka bir veritabanında depolayın ( ön uç ) . Sonra her şeyi çalışması için bu iki veritabanını birbirine bağlayabilirsiniz. Tabloları her şeyden ayırmak, tablolardaki verileri rahatsız etmeden sorguları, formları, raporları veya başka şeyleri güncellemekle ilgili tüm düşünceleri düzene sokar. Erken ve sık sık yedekleyin.

• Tamam, bu ipucu tasarımla ilgili değil, ancak atlamak için çok önemli: Veritabanınızı her gün yedekleyin. Şansın, ofisinde zaten veritabanınızı içeren düzenli (muhtemelen her gece) bir yedekleme sistemi var.Değilse, düzenli aralıklarla ve büyük bir değişiklik yapmadan önce veritabanınızın yedek kopyasını oluşturun. Bir sorunu keşfetmek biraz zaman alması ihtimaline karşı en güncel olanları değil, birkaç yedekleme tutun. Çöp Kutusu'nu Access Veritabanınızdan Nasıl Uzaklaştırın?

Veritabanınıza tablolar ve formlar vasıtasıyla gelen veriler çöp ise, sorgular ve raporlarla yaptığınız herhangi bir çıktı veya analiz size çöp de verecektir. Neyse ki, Access, her alandaki verilerin o alandaki verileri almasını sağlamanıza yardımcı olacak çok sayıda araç sunar. Tablo Tasarımı görünümünde çöpleri dışarıda tutacak birçok araç bulabilirsiniz:

Veri türü

• : Yanlış türe ait verilerin girilmesini önlemek için doğru veri türünü kullanın. Alan Boyutu: Karakter sayısını sınırlar. Örneğin, bir alanın asla dört karakteri aşmaması gerektiğini biliyorsanız, alan boyutunu 4 karakter olarak ayarlayın.

• Format: Verilerin doğru görünmesini sağlar. Örneğin, metni tümü veya tümü küçük harflerle değiştirebilirsiniz. Örneğin, giriş maskeleri Format alanı mülküyle çalışır.

• Giriş Maskesi

• : giriş maskesi , girilebilen karakterleri belirterek bir alanda izin verilen bilgileri sınırlar. Verilerin hangi formda olduğunu bilmeniz durumunda bir girdi maskesi kullanın - örneğin sipariş numarası iki harf ve ardından dört basamaklı ise. Telefon numaraları ve posta kodları, giriş maskelerinin kullanışlı olduğu diğer alanlara örnektir. Varsayılan Değer

• : Başka bir değer girilmemiştir, varsayılan olarak görünen bir değeri tanımlar. Varsayılan değer, başka bir değer girilene kadar alanda görünür. Alan veya Kayıt Geçerlilik Kuralları

• : Verilerin girilmesinden önce geçmesi gereken kural. Bu özellik, Doğrulama Metni özellik kuralıyla çalışır. Gerekli

• : Kayıtta kaydetmeniz için alanın bir değere sahip olmasını belirtir. Hiçbir değer girildiğinde, Access, Tab veya Enter tuşuna basıldığında yeni bir kayıt oluşturmaz ve Yeni Kayıt düğmesi grileşir. Sıfır Uzaklığa İzin Ver

• : "(" arasında boşluk bırakmadan teklifler) gibi sıfır uzunlukta bir girdinin mi (yalnızca Metin, Not ve Köprü alanları için) olup olmadığını belirtir. Sıfır uzunluklu alan, mevcut olmayan bilgileri ve bilinmeyen veya girilmemiş boş bir değeri (boş) ayırt etmenize olanak tanır. Bu seçenek ayarlandığında, gerekli bir alanda sıfır uzunluklu bir dize bulunur. Her ikisine de izin verildiğinde sıfır uzunluklu alanın boş bir değerden farklı olmasını sağlamak için bir giriş maskesi kullanmak isteyebilirsiniz. Dizine eklenmiş: Bir alanı dizinlemeyi seçtiğinizde, alanda yinelenen değerlere izin verilmeyeceğini belirtebilirsiniz. Bu özellik, ayrıca Veri Sayfası görünümünden erişilebilir - Şerit'in Veri Sayfası sekmesindeki bir onay kutusu.

• Arama Alanları

• : Kullanıcıya başka bir alanda saklanan bir alan için bir değer seçmesine izin ver. Bu, çoğu yazım hatasını ortadan kaldırır ve alanın seçeneklerini standartlaştırır. Bir Arama alanı oluşturmak için Arama Sihirbazı'nı kullanın. Access 2010'da VBA'yı Verimli Olarak Kullanma

VBA'yı kullanarak bir Access 2010 veritabanı uygulamasını otomatik hale getirirken, kod yazmaya başlayacakları boş bir sayfayla kaybolabilirsiniz. Nereden başlıyorsun Aşağıda, bir yanlısı gibi VBA kodu yazmanızı sağlayacak takip etmeniz gereken birkaç basit yönerge bulunmaktadır:

Yardım alın.

• Evet, bu makalede, Access'te VBA'yı kullanarak geliştirmek için çeşitli yollar listelenir, ancak Microsoft Office Access Yardımı'nı başlatmak için istediğiniz zaman F1 tuşuna basarak VBA kodu hakkında bilgi edinebilir ve bunlarla ilgili örnekleri görebilirsiniz. Nesne Tarayıcıyı kullanın.

• Nesne Tarayıcı, VBA'daki nesnelerin farklı özelliklerini ve yöntemlerini keşfetmenize olanak tanır. VBA Editörü penceresinden, Görünüm → Nesne Tarayıcı'yı seçin ya da sadece F2'ye basın. Daha fazla yardım alın.

• Elbette, Access 2010 VBA içindeki dahili yardım araçları harika ancak VBA kodu yazma konusunda çeşitli konularda Internet'te arama yapmak için favori tarayıcınızı da kullanabilirsiniz. Kendi projeniz için çalabileceğiniz veya ödünç alabileceğiniz örnekler bulabilirsiniz. Hatalarınızı halledin.

• Hatta en mükemmel programcı dahi hataların oluşmasını engelleyemez, ancak bir programın öğütme durdurmasına yol açmasına engel olabilir. Hataları yakalamak ve program akışını değiştirmek için On Error Goto ve Resume ifadeleriyle VBA'nın yerleşik hata işleme özelliğini kullanın; böylece uygulamalarınız onları kullanan kişileri sinirlendirmez. Fonksiyonları ve alt işlemleri kullanın.

• Programınızın farklı alanları tarafından gerçekleştirilecek görevleri yerine getirmek için işlevleri ve alt yordamları kullanın. Genel bir kural olarak, kendinizi bir programın bir alanından diğerine kopyalayıp yapıştırabiliyorsanız, bu kodu kendi prosedürüne koymak isteyebilirsiniz. Makroları VBA koduna dönüştürün.

• Access 2010'daki makro tasarımcısı, uygulamanızı otomatikleştirmek için önceden tanımlanmış görev listelerini tıklamanıza ve seçmenize izin verir. İstediğinizi yapan bir makro oluşturun ve ardından o makroyu sıfırdan yazdıysanız nasýl nasýl nasýl istersen öyle göreceksiniz diye VBA koduna dönün. Verileri Diğer Programlarla Access 2010 İçinde Paylaşma

Access 2010 kendi başına harika bir veritabanı uygulamasıdır, ancak diğerleriyle iyi oynar. Bir dizi farklı programdan veri görüntüleyebilir ve geri alabilirsiniz. Bir program VBA'yı destekliyorsa, Access'den denetleyebilirsiniz. Aşağıda, denetleyebileceğiniz ve veri paylaştığınız Microsoft uygulamalarının kısa bir listesi verilmiştir:

Excel:

• Birçok Excel kullanıcısı, verileri depolamak için daha fazla yapıya ihtiyaç duydukları için Access'e katılmaktadır. Ancak, bu insanlardan bazıları değil, bu nedenle hala Access ve Excel arasında güçlü bir bağ var. Bir Excel elektronik tablosunu Access'te bir tablo olarak kullanabilirsiniz veya Access uygulamasından bir Excel uygulamasını tamamen kontrol altına alabilirsiniz. SQL Server:

• SQL Server, en azından tablo ve sorgu açısından, steroidlere erişim gibidir. Büyük miktarda veri kullanırken hız ve performansı artırmak için verilerinizi Access'den SQL Server'a taşıyabilirsiniz. Veriler SQL Server'a girdikten sonra Access formlarınızı, raporlarınızı, makrolarınızı ve SQL Server'daki verileri kullanmak için modüllerinizi oluşturabilirsiniz. Sözcük:

• Access'i kullanan çoğu kişi de Word kullandı. Bir mektup yazarken veya yapmanız gereken işlerin bir listesini yaparsanız yapın, Word çoğumuzun bulunduğu yerdir. Word'ü, Access'ten veri yerleştirmek için yer işaretleri oluşturabileceğiniz bir raporlama aracı olarak da kullanabilirsiniz; böylece, Access'e yabancı birinin rapordaki statik veriyi değiştirebilirsiniz. SharePoint:

• SharePoint, Web'deki verilerle paylaşımda bulunma ve bunlarla işbirliği yapmak için Microsoft'un vizyonudur ve Access 2010'dan verileri bir SharePoint Sunucusu ile paylaşabilirsiniz. Access'te formlar ve raporlar oluşturabilir ve bunları bir SharePoint sitesine yayımlayabilirsiniz; böylece kullanıcılar Access 2010 yüklemeden bunları tarayıcılarından kullanabilirler. Outlook:

• Outlook yalnızca bir e-posta aracından başka bir şey değildir; aynı zamanda bir iletişim yönetimi sistemidir. Access 2010'u kullanarak e-postalar gönderebilir ve alınan e-posta iletilerinden doğrudan veri toplayabilirsiniz. Ayrıca, bu verileri yalnızca tek bir yere girmeniz gerektiği için kişi, takvim ve görev bilgilerini Access uygulamanızla paylaşabilirsiniz.