Nasıl Temizlenir ve Yoğunlaştırılır QuickBooks Dosyaları - mankenler

QuickBooks 2015'deki arşivleme işlemi oldukça basittir. Sisteminizi temizlerken ve arşivlediğinizde, dosyaları yoğunlaştırmanız gerekir. QuickBooks şirket dosyasını yoğunlaştırmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1File → Yardımcı Programlar → Yoğunlaştırılmış Verileri komutunu seçin.

QuickBooks, ilk yoğunlaştırılmış veri iletişim kutusunu görüntüler.

2 Belirli Bir Tarihten Önce İşlemler radyo düğmesini seçin.

Bu seçenek, QuickBooks'a iki şey yapmak istediğinizi bildirir: QuickBooks veri dosyasının bir arşiv kopyasını oluşturmak ve çalışma şirket dosyasını sıska kadar büyük olmayan bir şekilde oluşturmak. QuickBooks, hareketleri kaldırmak için 3. Adımda seçerseniz eski, kapalı işlemleri kaldırarak şirket veri dosyasının çalışma sürümünün boyutunu azaltır.

3Tarih Öncesi İşlemleri Kaldır'ı belirleyin.

Kapatılan işlemlerin kaldırılma tarihini belirtmek için tarihi kutusuna tarihi girin. Örneğin, 31 Aralık 2012'de veya sonrasında işlemleri kaldırarak dosyayı yoğunlaştırmak isterseniz, tarih kutusuna 1/1/2013 değerini girin. Bununla birlikte, bir sürü kapalı işlemin kaldırılması konusunda zorlayıcı hissetmeniz gerekmediğine dikkat edin.

Kapatılan işlemleri yalnızca QuickBooks şirket dosyanız çok büyük oluyorsa kaldırın. 25MB, 50MB veya 100MB (megabayt) boyutundaki bir QuickBooks şirket dosyasıyla kolayca çalışabilirsiniz.

Genellikle, eski, kapalı işlemler kaldırılarak bir QuickBooks dosyasını yoğunlaştırırsanız, Condense komutu da işlemlerin ve dosyaların yalnızca belirli bir veri aralığında olan dosyalar olmadan oluşturulmasını sağlar. Liste ve tercihleri ​​barındıran ancak işlem yapılmayan bir dosya oluşturmak için Tüm İşlemler radyo düğmesini tıklatın. Bu arada, tekrar kullanabileceğiniz (eğitim için olduğu gibi) neredeyse boş bir dosya oluşturmak için Tüm İşlemler seçeneğini kullanabilirsiniz.

Belirli bir işlem yelpazesine sahip olan bir QuickBooks dosyası oluşturmak için, Hareketler Dışında Radyo düğmesi radyo düğmesini tıklatın ve ardından önce ve sonra kutularını kullanarak aralığı bookend eden tarihleri ​​girin.

4 QuickBooks'un hangi hareketleri kaldırması gerektiğini bitirdiğinizde Next'e tıklayın.

QuickBooks ikinci yoğunlaştırılmış veri iletişim kutusunu görüntüler.

5 İşlemlerin nasıl özetlenmesi gerektiğini belirtin.

Tarihsel işlemleri özetlerseniz, QuickBooks geçmiş verilerini nasıl özetlediğini sormak için ikinci yoğunlaştırılmış veri iletişim kutusunu kullanır: tek bir özet günlük girişiyle, aylık özet günlük girişleriyle veya hiç özetle.

İstediğiniz özetleme yaklaşımına uygun radyo düğmesini seçin. (Genellikle, listelenen ikinci seçeneği kullanabilirsiniz - QuickBooks'un aylık özet günlük girdileri oluşturması - bu nedenle anlamlı aylık raporlar oluşturabilirsiniz.

6 QuickBooks'un işlemleri özetlemeyi belirterek bitirdiğinizde İleri'yi tıklayın.

QuickBooks üçüncü yoğunlaştırılmış veri iletişim kutusunu görüntüler.

7 Envanter işlemlerinin nasıl yoğunlaştırılacağını belirtin ve İleri'yi tıklayın.

QuickBooks dosyanızda envanter işlemleri varsa, QuickBooks eski envanter işlemlerini kaldırmanızı önerir. QuickBooks üçüncü yoğunlaşmalı veri iletişim kutusunu görüntülediğinde, QuickBooks'a bunu yalnızca Özet İşlem Envanter İşlemleri seçenek düğmesini seçerek yapmasını söyleyebilirsiniz. (Eski işlemleri kaldırmak istemiyorsanız, Envanter İşlemleri Ayrıntılarını Sakla düğmesini seçin.)

İleri'ye tıkladığınızda, hangi işlemlerin kapalı olarak değerlendirileceğini sorduğu dördüncü Yoğuşan Veriler iletişim kutusuna (gösterilmiyor) devam edersiniz.

8 Hangi hareketlerin kaldırılması gerektiğini belirtin ve İleri'yi tıklayın.

QuickBooks, kaldırılması gereken kapalı veya eski bir işlemi tam olarak neyin oluşturduğuna dair biraz daha bilgi ister. Kaldırılmadan önceki işlemlerin karışık olmadığı, yazdırılacak olarak işaretlendiği, gönderilecek olarak işaretlendiği vb. Gibi işlemler kaldırılıp kaldırılmayacağını belirten onay kutularını seçersiniz.

İleri'ye tıkladığınızda, beşinci Yoğuşan Veriler iletişim kutusuna geçersiniz.

9 Oluşması gereken herhangi bir liste temizleme işlemini yapın ve İleri'yi tıklayın.

QuickBooks'a eski kapalı işlemlerin kaldırılmasına ek olarak bazı listeleri temizlemesi gerektiğini söylemek için beşinci Sıkıştırılmış Veri iletişim kutusunu kullanın. Kullanılmayan hesapları, kullanılmayan müşterileri, kullanılmayan satıcıları vb. Kaldırmak için QuickBooks'a bildiren Condense Verileri iletişim kutusundaki onay kutularını seçebilirsiniz.

Kullanılmayan liste öğelerinin kaldırılmasıyla listenizi temizleyerek, şirket dosyasının boyutunu küçültmekle kalmaz, ayrıca kişilerin listeyle çalışmasını kolaylaştırırsınız.

İleri'ye tıkladığınızda, QuickBooks Yoğunlaştırılmış Veriler iletişim kutusunun altıncı sayfasını görüntüler.

10Yoğunlaştırma ve arşivleme işleminizi onaylayın.

QuickBooks'un şirket dosyasını nasıl arşivleyip yoğunlaştıracağınızı açıkladıktan sonra, QuickBooks altıncı Yoğunlaştırılmış Veri iletişim kutusunu görüntüler. İletişim kutusu, arşivleme işleminin QuickBooks ile başlayıp veri dosyasının bir kopyasını oluşturduğunu ve yoğunlaşma işleminin tamamlanması birkaç dakika veya birkaç saat süre alabileceğini bildirir.

11 Yoğunlaştırmaya Başlayın'ı tıklayın.

QuickBooks, veri dosyasını yoğunlaştırma işlemini başlatır.

12Mesaj dosyasını istendiğinde yedekleyin.

Yoğunlaşma sürecinin başında QuickBooks, QuickBooks şirket dosyasını yedeklemenizi ister. QuickBooks şirket dosyasını yoğunlaştırma işleminin bir parçası olarak yedeklemek, QuickBooks şirket dosyasını başka zaman yedeklemekle aynı işe yarar.

QuickBooks şirket dosyasını yedekledikten sonra, QuickBooks şirket dosyasının bir arşiv kopyasını kaydeder ve ardından talimatlarınızı kullanarak şirket dosyasının çalışma sürümünü temizler. Temizleme işlemi yalnızca birkaç dakika sürebilir veya dosyanız çok büyükse birkaç saat sürebilir.