QuickBooks 2014 Veri Dosyanızı Sıklaştırma - mankenler

QuickBooks Yoğunlaştırma komutu, QuickBooks veri dosyasının kalıcı bir kopyasını oluşturur. (Bu kopyaya dosyanın arşiv kopyası adı verilir.) Şirket dosyasının bir arşiv kopyası şirket dosyasının belirli bir noktada olduğu gibi bir anlık görüntüsüne denk gelmektedir.

Birisi daha sonra bir sorunuz varsa - belki de muhasebeciniz, ya da federal ya da devlet denetçisi - zamanın belirli bir noktasında şirket dosyasının neye benzediğini göstermek için veri dosyasının arşivdeki kopyasını kullanabilirsiniz.

Arşivlemenin ne anlama geldiğini anladıktan sonra süreç oldukça basittir. QuickBooks şirket dosyasını yoğunlaştırmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1File → Yardımcı Programlar → Yoğunlaştırılmış Verileri komutunu seçin.

QuickBooks, ilk yoğunlaştırılmış veri iletişim kutusunu görüntüler.

2Özel Bir Tarihten Önce İşlemler radyo düğmesini seçin.

Bu seçenek, QuickBooks'a iki şey yapmak istediğinizi bildirir: QuickBooks veri dosyasının bir arşiv kopyasını oluşturun ve çalışan şirket dosyasını sıska kadar büyük olmayan bir şekilde yaratın. QuickBooks, hareketleri kaldırmak için 3. Adımda seçerseniz eski, kapalı işlemleri kaldırarak şirket veri dosyasının çalışma sürümünün boyutunu azaltır.

3Tarih öncesi İşlemleri Kaldır'ı belirtin.

Kapatılan işlemlerin kaldırılma tarihini belirtmek için tarih kutusuna tarihi girin. Örneğin, 31 Aralık 2010'da veya sonrasında işlemleri kaldırarak dosyayı yoğunlaştırmak isterseniz, tarih kutusuna 1/1/2011 tarihini girin.

Bununla birlikte, bir sürü kapalı işlemin kaldırılması konusunda zorlayıcı hissetmeniz gerekmediğini unutmayın. Kapatılan işlemleri, yalnızca QuickBooks şirket dosyanız çok büyük oluyorsa kaldırın. 25MB, 50MB veya 100MB (megabayt) boyutundaki bir QuickBooks şirket dosyasıyla kolayca çalışabilirsiniz.

Genellikle, eski, kapalı işlemleri kaldırarak bir QuickBooks dosyasını yoğunlaştırırsanız, Condense komutu da işlem yapılmadan dosyalar oluşturur. Liste ve tercihleri ​​barındıran ancak işlem yapılmayan bir dosya oluşturmak için Tüm İşlemler radyo düğmesini tıklatın. Bu arada, tekrar kullanabileceğiniz (eğitim için olduğu gibi) neredeyse boş bir dosya oluşturmak için Tüm İşlemler seçeneğini kullanabilirsiniz.

4 QuickBooks'un hangi hareketleri kaldırması gerektiğini bitirdiğinizde Next'e tıklayın.

QuickBooks ikinci yoğunlaştırılmış veri iletişim kutusunu görüntüler.

5 Envanter işlemlerinin nasıl yoğunlaştırılacağını belirleyin ve İleri'yi tıklayın.

QuickBooks dosyanızda envanter işlemleri varsa, QuickBooks eski envanter işlemlerini kaldırmanızı önerir.QuickBooks ikinci yoğunlaştırılmış veri iletişim kutusunu görüntülediğinde, QuickBooks'a bunu yalnızca Özet İşlem Envanter İşlemleri seçenek düğmesini seçerek yapmasını söyleyebilirsiniz. (Eski işlemlerini kaldırmak istemiyorsanız, Envanter İşlemleri Ayrıntılarını Sakla düğmesini seçin.)

İleri'ye tıkladığınızda, hangi işlemlerin kapalı olarak değerlendirileceğini sorgulayan üçüncü Yoğuşan Verileri iletişim kutusuna (gösterilmemiştir) devam edin..

6 Hangi işlemlerin kaldırılması gerektiğini belirtin ve İleri'yi tıklayın.

QuickBooks, kaldırılması gereken kapalı veya eski bir işlemi tam olarak neyin oluşturduğuna dair biraz daha bilgi ister. Kaldırılmadan önceki işlemlerin karışık olmadığı, yazdırılacak olarak işaretlendiği, gönderilecek olarak işaretlendiği vb. Gibi işlemler kaldırılıp kaldırılmayacağını belirten onay kutularını seçersiniz.

İleri'ye tıkladığınızda, dördüncü Yoğuşan Veriler iletişim kutusuna geçersiniz.

7 Oluşması gereken herhangi bir liste temizleme işlemini yapın ve İleri'yi tıklayın.

Eski kapalı işlemlerin kaldırılmasına ek olarak bazı listeleri temizlemesi gerektiğini QuickBooks'a söylemek için dördüncü Yoğun Veri İletişim kutusunu kullanın. Kullanılmayan hesapları, kullanılmayan müşterileri, kullanılmayan satıcıları vb. Kaldırmak için QuickBooks'a bildiren Condense Verileri iletişim kutusundaki onay kutularını seçebilirsiniz.

Kullanılmayan liste öğelerinin kaldırılmasıyla listenizi temizleyerek, şirket dosyasının boyutunu küçültmekle kalmaz, ayrıca kişilerin listeyle çalışmasını kolaylaştırırsınız.

İleri'ye tıkladığınızda, QuickBooks Yoğunlaştırılmış Veriler iletişim kutusunun beşinci sayfasını görüntüler.

8Yoğunlaştırma ve arşivleme işleminizi onaylayın.

QuickBooks'un şirket dosyasını nasıl arşivleyip yoğunlaştıracağınızı açıkladıktan sonra, QuickBooks beşinci Sıkıştırılmış Veri iletişim kutusunu görüntüler. İletişim kutusu, arşivleme işleminin QuickBooks ile başlayıp veri dosyasının bir kopyasını oluşturduğunu ve yoğunlaşma işleminin tamamlanması birkaç dakika veya birkaç saat süre alabileceğini bildirir.

9Yoğunlaşmaya Başlayın'ı tıklayın.

QuickBooks, veri dosyasını yoğunlaştırma işlemini başlatır.

10Mesaj dosyasını istendiğinde yedekleyin.

Yoğunlaşma sürecinin başında QuickBooks, QuickBooks şirket dosyasını yedeklemenizi ister. QuickBooks şirket dosyasını yoğunlaştırma işleminin bir parçası olarak yedeklemek, QuickBooks şirket dosyasını başka zaman yedeklemekle aynı işe yarar.

QuickBooks şirket dosyasını yedekledikten sonra, QuickBooks şirket dosyasının bir arşiv kopyasını kaydeder ve ardından talimatlarınızı kullanarak şirket dosyasının çalışma sürümünü temizler. Yine, önceki adımlarda belirtildiği gibi, temizleme işlemi yalnızca birkaç dakika alabilir veya dosyanız çok büyükse birkaç saat sürebilir.