Access 2016'daki verileri filtrelemek için nasıl kullanılır - mankenler

Bazen, Access'te bir alanda ortak bir değeri paylaşan bir kayıt grubunu görmeniz gerekir. Belki hepsi belirli bir şehri, belirli bir meslek unvanı veya hepsi de aynı maliyeti olan ürünlerdir. Erişim her zaman istekli, Access bu çok amaçlı özel bir araç içerir: Filtre komutu.

Filtre, ölçütlerinizi kullanır ve eşleşen tüm kayıtları görüntüler ve yalnızca gereksinimlerinizi karşılayan kayıtların bulunduğu bir mini tablo oluşturur. Bu, tüm iş ve planlama olmaksızın anlık bir sorguya benziyor. Elbette, bir sorgu kadar esnek veya güçlü değildir, ancak oldukça basit bir cevap ararken ihtiyacınız olan tek şey budur.

Filtre aracı Kurdele Ana Sayfa sekmesindeki Sıralama ve Filtreleme bölümünde görünür ve basit bir filtre için aşağıdaki seçimleri yapabilirsiniz:

• Filtre

• Seçim

• Gelişmiş Filtre Form

• Gelişmiş Filtre / Sıralama

• Filtre Aç / Kapat

Her filtre aynı temel fonksiyonu yerine getirir, ancak biraz farklıdır. Advanced (Gelişmiş) düğmesini tıklayarak bulunan Advanced Filter / Sort (Gelişmiş Filtre / Sıralama) seçeneği, aslında bir sorgu oluşturan bir pencere açar - filtrelemek için tabloların ve alanların seçilmesi, filtrenin belirli kayıtlar bulurken kullanacağı ölçütlerin ayarlanması, bu tür şeyler.

Filtreler tablolar, formlar ve sorgularda çalışır. Bir rapora bir filtre uygulamanıza rağmen, filtreleme raporları zor bir görev olabilir. Elbette, burada okuduğunuz şeyler kendi başınıza denemek isterse bu işleme uygulanabilir. Ve bir tabloya uygulamayı öğreneceğiniz şey, sorgular ve formlarla çalışırken de uygulanabilir.

Bir alanın içeriğine göre filtreleme

Ana Filtre komutu, kayıtlarınızı filtrelemenizi sağlar, böylece yalnızca belirli ölçütleri karşılayan kayıtları görüntüleyebilirsiniz. Örneğin, belirli bir şehirde yaşayan insanlar için tüm kayıtları görmek istediğinizi varsayalım. İşte bunu yapmak:

1. Tablonuzda, filtrelemek istediğiniz alanın alan adındaki küçük üçgene tıklayın (bu durumda Şehri seçin).

   Erişim bir açılır menü görüntüler.

   Sütunun üst kısmındaki başlığı sağ tıklayın (burada City diyor). Oraya sağ tıklayın, tablonuzun o sütununa yapabileceğiniz harika şeyler ile dolu farklı bir açılır menü görüntüler.

   

   Tek bir alanın o alanın girişlerine dayalı olarak filtrelenmesi.

2. Filtrenizdeki bazı girdileri atlamak istiyorsanız, açılır menüdeki onay işaretlerini kaldırın.

   Ya

   • Kontrol işaretlerini tek tek girdilerden kaldırabilirsiniz.

     veya

   • Tüm öğelerin işaretini kaldırmak için Tümünü Seç onay işaretini kaldırın.

   Eşleşen kayıtlarını görmek istediğiniz girdileri kolayca kontrol edebilmeniz için herşeyin işaretini kaldırın.Tüm kayıtlar kontrol edildiğinde tüm kayıtları görürsünüz.

3. Alan için filtrenizi oluştururken kullanmak istediğiniz girdilerin yanına onay işaretleri koyun.

   Erişim, seçilen alanı arar ve yalnızca Filtre ölçütlerinizi karşılayan kayıtları görüntüler.

4. Tamam'ı tıklayın.

   Ölçüm kümesini karşılayan tüm kayıtlar (işaretlediğiniz öğeler sayesinde) görüntülenir. Bu birkaç kayıt olabilir, bir sürü kayıt veya sadece bir tane olabilir.

Geriye sıçramak ve tüm orijinal (filtrelenmemiş) kayıtları görmek için,

• Uygulanan son filtreyi kaldırmak için Şeritte Sırala ve Filtre bölümündeki Filtre Aç / Kapat düğmesine tıklayın.

  veya

• Alan adının küçük üçgenini bir kez daha tıklayın ve Filtreyi Alan Adından Temizle'yi seçin.

  Filtrelediğiniz alanları hatırlamıyorsanız, Veri Sayfası görünümünde alan adının yanında görünen küçük huni simgesiyle onlara söyleyebilirsiniz.

Kayıtlarla dolu, tüm tablo, geri döndü.

Seçime göre filtrele

Seçim komutu, Sıralama ve Filtre komutlarının kullanması en kolaydır. Ölçütlerinizle eşleşen bir kayıt bulduğunuzu varsayar. Seçim filtresini kullanmak bir insanı bir kalabalığa kapmak ve bağırmak gibidir: "Tamam, burada bu adam gibi herkes sıraya girer. "

Örneğin, Landisville'de yaşayan tüm gönüllüleri bulmak istediğinizi düşünün. Seçim filtresini bu şekilde kullanabilirsiniz:

1. Eşleştirmek istediğiniz bilgileri içeren alana tıklayın.

   Bu durumda, bu Şehir alanı.

2. Filtreniz için uygun bir örnek görecek alan girişi bulana kadar listede ilerleyin.

3. Aradığınız değeri seçmek için tıklatın, seçimi içeren hücreyi sağ tıklatın ve ardından Eşittir Ne olursa olsun seçin. (Bu durumda, Landisville'e eşit olur.) Aynı seçim listesine erişmek için hücreyi seçip Giriş sekmesindeki Seçim düğmesini (Sıralama ve Filtre bölümünde) de tıklayabilirsiniz.

   Access hemen, seçiminize uyan kayıtları içeren bir tablo görüntüler.

   

   Erişim yalnızca Seçime Göre Filtreleme kriteri ile eşleşen kayıtları gösterir.

4. Filtreyi kullanmayı bitirdikten sonra araç çubuğunda Filtre Aç / Kapat düğmesine tıklayın.

   Tablonuz veya formunuz normal ekranına döner.

Oyunun bu aşamasında, filtrenizle eşleşen her şeyi içeren bir liste kaydetmek isteyebilirsiniz. Ne yazık ki, Filtrenin sadeliği ve kullanımı kolaylığı sizi rahatsız etmek için geri geliyor. Filtrelenmiş aramanızı kalıcı olarak kaydetmek için bir sorgu oluşturmanız gerekir.

Sıralama seçeneklerini ve kontrol edilen alan değerlerinin listesini gösteren Filtre menüsünü de kullanabilirsiniz. Açılır menüyü görüntülediğinizde Tümünü Seç'in işaretini kaldırın ve aramak istediğiniz değeri kontrol edin. Ardından, aynı açılır menüden Metin Filtreleri'ni seçin. Aynı seçenekler listesi (Eşittir, Eşit Olmaz, Başlar ve benzeri) bir fly-out menüsü olarak görünür ve orada seçiminizi yapabilirsiniz.

Forma Göre Filtreleme

İstenmeyen eşleşmeleri yok etmek için ek filtreler kullanarak bir aramayı sıkabilirsiniz, ancak bu ekstra bir çaba gerektirir.Bir kayıt grubunun birden fazla alanda bulunan değerlere göre daha kolay bir şekilde ayrılabilmesi için Forma Göre Filtrele'yi deneyin.

Form Tarafından Filtrele, kayıtların arasından seçim yapmak için birden fazla ölçüt kullanır. Bazı açılardan, basit bir sorgu gibidir. Forma göre filtre kriterleri 'ı olarak tam teşekküllü bir sorgu olarak bile kaydedebileceğiniz bir sorguya benzer!

Örneğin, şirketinizde belirli bir bölümde çalışan ve belirli bir unvana sahip olan tüm çalışanların bir listesine ihtiyacınız olduğunu varsayalım. Çalışan veritabanını örnek olarak kullanarak Departman ve İş Başlığı alanlarında iki seçim filtresi uygulayabilir ve listenizi almak için her birinin sonuçlarını not alabilir veya Filtreyle yalnızca bir arama yapabilirsiniz. Forma bakın ve kriterlerinizi karşılayan tüm kayıtları (birden çok tablodaki girişlerine göre) tek bir adımda izleyin.

Filter by Form'u kullanmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Şerit Evinde sekmesinde, Sıralama ve Filtre bölümünde Gelişmiş düğmesini tıklayın.

   Bir menü görüntülenir.

2. Menüden Forma Göre Filtre'yi seçin.

   Tablonun yerine tablonuzdaki her alan başlığının altındaki tek bir hücre satırı gelir.

3. Filtrelemek istediğiniz ilk sütun için alan adının altındaki boş hücrenin üzerine tıklayın.

   Soldayı sağa kapalıysa ve görülemiyorsa, ekrandaki sütunu kaydırmak için kaydırma çubuklarını kullanın.

   Aşağı ok, tıkladığınız sütuna atlar.

   • Normal olarak, Access, tablodaki ilk alanın yanında bir aşağı ok düğmesi gösterir.

   • Daha önce tabloyla bir Filtre komutu kullandıysanız, Access alttaki ok düğmesini filtrelediğiniz son alana koyar.

     

     Forma Göre Filtrele, her alan için ölçüt ayarlamak için bir kılavuz ve açılır listeler sunar.

4. Alanın içerdiği değerlerin listesini görmek için aşağı oku tıklayın.

   

   Açılır liste, bir alanın tüm benzersiz değerlerini gösterir.

5. Değerler listesinde, bu filtrede kullanmak istediğiniz değeri tıklayın.

   Örneğin, Şehir alanındaki açılır listeden Landisville'i seçerseniz, "Landisville", Şehir sütununa taşınır. Erişim teklifleri otomatik olarak ekler - hatırlamanız gereken bir ayrıntı daha!

6. Seçilen alan için başka bir filtre seçeneği eklemek için, tablonun sol alt köşesindeki Veya sekmesini tıklayın.

   Alternatif bir arama koşulu eklemenize izin veren yeni bir Form Filtresi penceresi görüntülenir. Erişim, ayrıca ekranın sol alt köşesine Veya sekmesini sunar.

   Forma Göre Filtreleme komutu "Bana Lancaster'da yaşayan tüm gönüllüleri göster" gibi basit sorularını cevaplamayı sever. "Ayrıca," AvailableDays alanında Th'yi içeren ve Landisville'in Şehir alanına sahip olan tüm kayıtları göster "gibi daha karmaşık soruları yanıtlar ve her iki görevi de kolayca gerçekleştirir.

   Daha karmaşık bir soru sormak (örneğin, "Bana bağışta bulunmayı seven Lancaster'daki gönüllüleri göster" gibi) bir sorguya ihtiyaç vardır.

   

   Kriterleri daha ayrıntılı tanımlamak için Veya sekmesini tıklayın.

7. Filtrelemek istediğiniz her ek alan için Veya sekmesini tıklatın ve 3. ve 6. Adımları tekrarlayın.

   Bu örnekte, filtrelenecek ikinci alan VolunteerInfo'dur ve Fundraising yazılmıştır. alanın kutusu.

8. Filtre için tüm ölçütleri girmeyi tamamladığınızda Filtre Aç / Kapat düğmesine tıklayın.

   

   Access, masa alanlarından ikisine filtre uygulamaya dayalı olarak bağış toplama gibi tüm gönüllüleri bulur.

Forma Göre Filtreleme hakkında son bir düşünce:

Kalbinizin içeriğine Veya aramaları ekleyerek fantezi olabilseniz de, yaratılışınızı takip etmek hiç vakit kaybetmez. Çok ileri gitmeden önce , soruları karmaşık hale geldiğinde sorguların filtrelerden daha iyi çalıştığını hatırlatın.

Filtrenizle uğraşmayı bitirdiğinizde Filtre Aç / Kapat düğmesine tıklayın. Bu noktada, tablonuz normale döner (veya en azından veri tablolarının aldığı kadar normaldir).

Unfiltering in a form

Yanlışlıkla ölçütler girdiğinizde ne yapıyorsunuz? Veya Lancaster'ı tıkladıktan hemen sonra Lancaster'ı filtrenize dahil etmek istemediğinize karar verir misiniz? Sorun değil - Clear Grid komutu kurtarılmaya geliyor!

Izgarayı Temizle komutunu (Sıralama ve Filtre bölümünün Gelişmiş menüsünde bulunur) tıkladığınızda, Access, Forma Göre Filtre ızgarasındaki tüm girdileri siler ve tekrar başlamak için hoş ve temiz bir yer verir.

Seçimi hariç tutarak filtrele

Seçim filtresi belirli kayıtları hariç tutmak için de kullanılabilir. Bu, tümünün benzersiz bir niteliği (belirli bir eyalet, şehir veya posta kodu) paylaşan bir sürü kayıtları kısaca gizlemek istediğiniz zamanlarda mükemmel sonuç verir.

Seçim filtresinin sizin için kayıtları hariç tuttuğu aşağıda açıklanmıştır:

1. Dışarıda tutmak istediğiniz değeri bulana kadar tabloya ilerleyin.

2. Değeri içeren alanı sağ tıklatın ve ardından görüntülenen menüden ______ (boşluk sağ tıkladığınız değeri temsil eder) Eşit Değil seçeneğini belirleyin.

   Seçtiğiniz değere uyan bu kayıtlar, sizi gerçekten ilgilendiren kayıtlara konsantre olabilmeniz için çıkıyor.

   

   Tek tıklama ile Erişim, Durum alanı değeri Prospektif olan tüm gönüllüleri gizler.

Ayrıca, Seçim düğmesini (Ana Sayfa sekmesindeki Sıralama ve Filtre bölümünde) tıklayabilir ve menüden Eşit Değil mi öğesini seçebilirsiniz. İçerir ve İçermez komutlarını da göreceksiniz. Bunlar, ortak bir şeyleri olan belirli bir sözcük ya da numara gibi kayıtları cehalet etmek için kullanışlıdır. Ayrıca, yalnızca Prospektif olan gönüllüleri (örneğin) değil, belirli bir Şehirde veya Devlette yaşayan Aday gönüllüleri hariç tutarak, filtreleri birleştirebilirsiniz.