Diğer Biçimlerde İş Paylaşımı Yaparken 2016 - AYRINTILILAR

İşinizin elektronik bir kopyasını Office 2016'da paylaştığınızda, e-posta eki yoluyla gibi, alıcınızın görüntüleyeceği aynı uygulamaya sahip değilse bir sorun var demektir. Örneğin, bir PowerPoint sunusunu PowerPoint'i olmayan bir arkadaşınıza gönderirseniz, onu açamayabilir.

Uyumsuzluk sorunları ile ilgili iki temel yol vardır: Alıcı dosyaları görüntüleyebilen bir uygulama edinir veya göndereni (siz) dosyayı alıcının zaten görüntüleyebileceği bir biçimde kaydedebilir.

Sorunun alıcı tarafından çözülecekseniz, en kolay yolu alıcının çevrimiçi olarak bulunan ücretsiz PowerPoint web tabanlı uygulamayı kullanmasıdır. (Ücretsiz olan bir Microsoft hesabı gereklidir. Word, Excel, PowerPoint, Outlook ve OneNote'un Web tabanlı sürümleri mevcuttur. Orijinal belgeler kadar tam özellikli değildir, ancak basit düzenlemeleri görüntülemek ve yapmak için iyi çalışırlar.

Çözüm gönderen tarafından yapılacaksa, önce önce alıcınızın hangi dosya biçimlerini veya uygulamalarını kullandığını bulun ve uygulamanızın kaydedeceği eşleşen bir dosya biçimini belirleyin. Farklı dosya türünü seçebileceğiniz Farklı Kaydet iletişim kutusunu kullanarak uygulamanız için kullanılabilir dosya biçimleri.

Metin dosyaları için Zengin Metin Biçimi (.rtf) mükemmel bir seçimdir. Hemen hemen her sözcük işleme programının açabileceği evrensel olmayan bir biçimdir ve Word dosyalarını desteklemeyen çok eski ya da anlaşılmaz bir kelime işlemci programını kullanan biriyle belge alışverişi yapmak istediklerinde, Word kullanıcıları bu biçimi sık sık kaydederler. Şekilde RTF'nin Microsoft Word'deki dosya biçimi olarak seçildiğini gösterilmektedir.

Word 2016'daki Kayıt türü kutusundan Zengin Metin Biçimi dosyası seçebilirsiniz.

Farklı bir dosya biçimine geçilmesi, bazı biçimlendirme kaybına neden olabilir. Office 2016 uygulamasındaki bazı özellikler, yalnızca belgeler uygulamanın yerel biçiminde (örneğin, dolgu alanları, makrolar, düzenlenebilir resim türleri ve biçimlendirme temaları gibi) kaydedildiğinde çalışır. Bu nedenle, çoğu kişi gerekmedikçe başka biçimlerde de kalmazlar.

Alıcı belgeyi düzenlemeye gerek duymuyorsa, en iyi ihtimali, sayfayı salt okunur paylaşımlı sayfaların paylaşımı için tasarlanmış özel bir biçimde kaydetmek olabilir: sayfa açıklama dili . Böylece, alıcı, o dosyanın belirli bir dosya türü için ayrı bir görüntüleyici bulup indirmeden sayfayı tam istediğiniz gibi görür.

Office 2016, iki büyük sayfa açıklama dili desteklemektedir:

• PDF: Adobe tarafından oluşturulan ve belgeleri dağıtmak için tüm Internet'te yaygın olarak kullanılan bir biçim. Windows ile birlikte gelmiyor ancak bu format için bir okuyucu - Adobe Reader - indirmekten ücretsizdir. Evet, alıcının hala Reader'ı indirmesi gerekiyor, ancak bu yalnızca bir program ve tüm Office uygulamalarındaki içerik ve diğer pek çok belge için de geçerli.

• XPS: Microsoft tarafından oluşturulan ve Windows Vista ve daha sonraki bir sürümünde yerel olarak desteklenen bir biçim. Windows Vista veya daha ileri bir sürümünü kullanan herkes bu görüntüleyiciyi zaten kullanabilir.

Doğrudan bir uygulamadan PDF veya XPS biçiminde kaydedebilirsiniz. Şu adımları izleyin:

1. Dosya → Farklı Kaydet'i seçin ve ardından istediğiniz kaydetme konumuna gidin.

2. Farklı Kaydet iletişim kutusundaki Kayıt Türü listesinden, PDF veya XPS Belgesi'ni seçin. Diyalog kutusu, bazı ilave kontroller gösterecek şekilde değişir.

   Adımlar 1-2 yerine, Dosya → Dışa Aktar → PDF / XPS Belgesi Oluştur → PDF / XPS Oluştur'u seçebilirsiniz.

3. (İsteğe bağlı) İsterseniz dosya adını değiştirin. Varsayılan olarak, birlikte çalıştığınız veri dosyasıyla aynı adı taşıyor.

4. Seçim için Optimize Edin.

   1. Aynı zamanda kağıda basılabilen belgeler için Standart (varsayılan) seçeneğini seçin.

   2. Sadece çevrimiçi olarak paylaşılacak belgeler için Minimum Boyut'u seçin.

5. Kaydet'i tıklayın. Kaydedilen dosya Adobe Reader (PDF formatında) veya XPS Görüntüleyici veya Internet Explorer (XPS biçimi) olan yerli programında açılır.

   

   Belgelerinizi PDF veya XPS dosyaları olarak kaydetmeyi seçebilirsiniz.