SharePoint Team Services'ı Outlook 2013 ile nasıl kullanılır - aptallar

Microsoft, aslında Outlook 2013'ü diğer insanlarla işbirliği yapmak için birden fazla yöntem sunar. SharePoint Team Services, Outlook'a bağlanır ve birlikte çalışmanıza yardımcı olur. SharePoint, temel olarak, toplantıları, projeleri ve etkinlikleri koordine etmenin yanı sıra diğer insanlarla belgeleri paylaşmanıza yardımcı olan çevrimiçi tabanlı bir işbirliği aracıdır.

Ancak SharePoint, Outlook'ta klasör de kurabilir; böylece çevrimiçi olmadığınızda bile bir SharePoint web sitesinden önemli bilgileri (belgeler, takvimler ve görevler gibi) görebilirsiniz. SharePoint, kuruluşunuz dışındaki kişilerle kullanabileceğiniz bazı kullanışlı işbirliği özellikleri sunar.

Çoğu durumda, Microsoft Exchange'i mi yoksa SharePoint Team Services'i kullanıp kullanmayacağınız konusunda seçiminiz yok; sizin için bir başkası (örneğin, sistem yöneticiniz) kararlar. Aslında, her iki ürünü de kullanmanız gerekebilir; Outlook, sorunsuz Exchange ve SharePoint'e aynı anda bağlanır.

Birisi size paylaşılan bir ekipte katılmanızı rica ettiği için şansınız varsa, SharePoint Team Services ile hiç ilgilenmezseniz bunu yaparsınız. Hiç kimse sormazsa, düşünmene gerek yoktur ve aşağıdaki bölümleri atlayabilirsiniz.

Bir SharePoint takımına katılın

SharePoint'in kilidini açmanın ilk anahtarı bir SharePoint ekibine katılmanızı isteyen bir e-postadır. İleti, kullanıcı adınız, parolanız ve SharePoint sitesine bağlantı olan sıradan bir e-postadır.

1. Bağlantıyı tıklayın.

   Web tarayıcınız, katılmanız istenen ekibin faaliyetlerine ayrılmış bir siteye açılır. Her SharePoint sitesi farklı görünüyor; neyin sunulacağını görmek için sitedeki bağlantıları tıklayın.

2. E-postadaki ad ve parola ile giriş yapın.

Outlook'u SharePoint verilerine bağlayın

Sitenin bilgileri Outlook'ta otomatik olarak görünecek şekilde bir SharePoint web sitesinin belirli bölümleri Outlook'a bağlanabilir. SharePoint web sitesinde Outlook'a Bağlan etiketli bir simge görürseniz, o sayfadaki bilgileri doğrudan Outlook'a göndermek için bu simgeye tıklayabilirsiniz.

SharePoint verilerine Outlook'dan erişme

Microsoft Office, SharePoint ile sıkı bir şekilde bütünleşmiştir. Doğru izinleriniz varsa Outlook, SharePoint sitesinde hemen hemen her bilgiye erişebilir ve SharePoint sitesinde depolanan belgelerin sürümlerini sisteminizde depolanan sürümlerle senkronize şekilde tutabilir ve tam tersi olur.

SharePoint'in Outlook'a gönderdiği bilgiler, kendi SharePoint klasör setinde görünür.Gezinti çubuğundaki Posta düğmesini tıklarsanız, SharePoint'in klasörlerin listesini bir parçası olarak içerdiğini görürsünüz. İçindeki içeriği görmek için herhangi bir SharePoint klasörünü tıklayın.

Bu klasörlerde Word, Excel ve PowerPoint dosyaları gibi paylaşılan belgeler bulunur. Bir belgeyi seçtiğinizde, bir önizleme Okuma bölmesinde görüntülenir - bir belgeye çift tıklarsanız, belge Word gibi kendi uygulamasında açılır.

Doğru izinlere sahipseniz, belgeyi çevrimdışı düzenleyebilir ve güncelleştirilmiş belgeyi değişikliklerinizle birlikte SharePoint sitesine gönderebilirsiniz. Ancak, Outlook'tan doğrudan SharePoint klasörlerine yeni öğeler ekleyemezsiniz. Bunun yerine, normalde ilgili Microsoft Office uygulaması (Word gibi) veya SharePoint tarayıcınızla oturum açtığınızda SharePoint'e bilgi eklersiniz.

Paylaşılan SharePoint takvimlerini ve görevlerini, Outlook takvimlerini veya görev bilgisini görüntülediğiniz şekilde tam olarak Outlook'ta görüntüleyebilirsiniz. Kendi takvimleriniz ve görevlerinizle aynı listelerde görünürler - paylaşılan takvimleri kendi takviminizle yan yana görebilirsiniz. Doğru izinlere sahipseniz, takvimleri ve görevleri değiştirebilir veya yeni girişler oluşturabilirsiniz.

Öyleyse SharePoint üzerinde en çok ne zaman koşun, Exchange'i ne zaman kullanacaksınız? Exchange, aynı e-posta sistemini paylaşan kişiler arasında iletişim, zamanlama ve görev ayarlarında en iyi uyumu sağlarken, SharePoint, paylaşılan belgeler ve bilgilerle işbirliği yapmak isteyen kişiler için (özellikle paylaşmayan kişiler için daha uygundur) Exchange uygundur. e-posta sistemi veya şirket kaynakları.