Içe aktarma MYOB'a içe aktarma - mankenler

Diğer uygulamalardan MYOB'a veri içe aktarabileceğinizi biliyor muydunuz? Örneğin, belki bilgisayarınızdaki başka bir yerde bulunan müşteri adları ve adreslerinin bir listesini (belki bir Word dosyasında, bir veritabanı dosyasında veya Excel'de) bulunur ve bu bilgileri MYOB'a aktarmak istiyorsunuz. Bir göz kırpışında müşteri veya tedarikçi ayrıntılarını nasıl içe aktaracağınız aşağıda açıklanmıştır.

Verilerinizi düzenleme

Veriyi alırken ilk etap, müşteri veya tedarikçi listelemenizi MYOB'un anlayabileceği bir biçime yönlendirmektir.

1. Eğer müşteri ya da tedarikçi bilgileriniz şu anda bir kelime işlemcide veya veritabanındaysa, bilgileri MYOB'a almayı denemeden önce bu bilgileri bir elektronik tabloya almayı deneyin.

   Örneğin, verileriniz Microsoft Access gibi bir veritabanında depolanıyorsa, genellikle bu verileri Excel'de açılabilen bir biçimde kaydedebilirsiniz.

2. Excel gibi elektronik tablo yazılımlarını kullanarak, bilgileri sütunlara özenle düzenleyin.

   Verilerinizi silerek, böylece tüm adlar birbiri ardına listelenecek, tüm adresler birbiri ardına listelenecek ve böylece devam edecek. Adreslerle, cadde, şehir, eyalet ve posta kodunu dört ayrı sütuna ayırabilirsiniz.

3. Sütunları etiketleyen bir satır (henüz yapmadıysanız) listenizin en üstüne ekleyin.

   Örneğin, İsim, Telefon 1, Telefon 2, Kişi vb. Bu satır, Başlık satırınız olarak adlandırılır.

4. Bu e-tabloyu sekmeyle ayrılmış bir dosya olarak kaydedin.

   Örneğin, Excel'de Dosya menüsüne gidin, Farklı Kaydet'i tıklatın ve sonra Dosya Türü olarak Sekme ile Ayrılmış'ı seçin. Sekme ile sınırlandırılmış dosya biçimi, MYOB yazılımının kolay okunmasını sağlar.

Verilerinizi içe aktarma

Verilerinizi organize ettiğinize göre, bu bilgileri MYOB'a aktarmaya hazırsınız. Sıkı tutun, işte:

1. MYOB'daki Dosya menüsünden, İthalat / İhracat Yardımcısı'nı seçin.

2. Veri Al'ı seçin ve İleri'yi tıklayın.

3. Veri türü olarak Kartlar'ı ve Kartlar türü olarak Müşteri Kartları veya Satıcı Kartları'nı seçin.

4. Gözat'ı tıklayın, verilerinizi kaydettiğiniz klasöre gidin ve içe aktarmak istediğiniz dosyayı seçin. Sonrakine tıkla.

5. Ayarları içeren Fiddle öğesini seçin ve İleri'yi tıklayın.

   Bu noktada işler oldukça teknikleşiyor. Ama asla korkmayın! MYOB'a verilerinizin sekmelerle ayrıldığını, ilk satırın üstbilgilerini içerdiğini, veriler zaten mevcutsa güncellemeyi ve soyadı kullanan kartları eşleştirmeyi söyleyin. (Aşağıdaki ekran görüntüsü, bu ayarların nasıl göründüğünü gösterir.)

   

6. MYOB'un alanları otomatik olarak eşleştirmesini sağlamak için Otomatik Eşleme'yi tıklayın ve ardından İleri'yi tıklayın.

   Alternatif olarak, soldaki içe aktarma alanını vurgulayıp sağdaki eşleşen içe aktarma alanını tıklatarak alanları el ile eşleştirebilirsiniz.Soldaki her alana sağdaki alanla eşleşene kadar bunu teker teker yapın.

7. İstendiğinde, dosyanızın yedekini alın.

   Neden yedekleme zahmetine girmek? İçe aktarmayı berbat ederseniz (bazen ilk kez olur) yedeklemenizi geri yükleyebilir ve yeniden başlayabilirsiniz.

8. İçe Aktar'ı tıklayın ve eğlence başlarken şaşkına dönün.

   Bazen içe aktarma işlemi acı verici bir şekilde uzun sürüyor, bazen sadece birkaç saniye sürüyor. Bununla birlikte, başarınız (veya başarısızlık) konusunda sizi bilgilendirmek için hoş bir mesaj ortaya çıktığı zaman, içe aktarma işlemi tamamlanmış olur. İçe aktarma başarısız olursa, iletiyi dikkatli bir şekilde okuyun!

İşler ters giderse giderme

Kart ayrıntılarını MYOB şirket dosyanıza aktarmak kolay olmalı, ancak bir sürü gremlin yolu ile bir hata mesajı verebilir. İçe aktarmadan sonra bir mesaj alırsanız, içe aktarmanın hata veya uyarıları olduğunu söylerseniz, hata günlüğünü görüntülemek için komut satırını takip edin.

• İthalat bir kayıt atladığı takdirde, MYOB'un bu müşteriyi veya tedarikçiyi tamamen göz ardı etmesi çok kötü bir şey olduğu anlamına gelir.

• Bir uyarı mesajı alırsanız, bu küçük bir sorun oluştuğunda MYOB bir müşterinin veya tedarikçinin ayrıntılarının bir bölümünü reddetti demektir (örneğin, MYOB müşteri adını ekledi ancak adres veya telefon numarasını eklememiş olabilir).

Hata günlüğü, her bir dosyanın başında bir hata kodu ile gösterilen bir listeyi gösterir. İlk başta, bu hata kodları anlaşılmaz bir jargona benzemektedir (Hata -7, örneğin, başlangıçta pek bir şey ifade etmemektedir). Bununla birlikte, bu raporun üstünde, her hata mesajının ne anlama geldiğinin bir listesi sunulmaktadır.

Hangi kayıtların doğru şekilde içe aktarılamadığını ve nedenini belirledikten sonra, iki hareketten birini yapabilirsiniz. Yalnızca birkaç kart etkileniyorsa, şirket dosyanızı açın ve bu kartları tek tek düzeltin. Öte yandan, eğer ithalatın çoğu işe yaramazsa, en iyi ihtimaliniz yedeklemenizi geri yüklemek, içe aktarma dosyasını düzeltmek ve tekrar deneymektir.