Outlook'ta Mutlu ve Sağlıklı Kişiler Klasörünü korumak

Hastalıkların ve bunların bulaşaştırılmasının incelendiği patolojide, bir temas, bulaşıcı bir hastalığa yakalanan bir kişidir; ancak Outlook'ta bir kişinin kim olduğu bilgi saklı tutuyorsun. Kişilerle ilgili bilgiler Kişiler klasöründe saklanır. Bu klasör süper güçlü bir adres defteridir. İnsanların adlarını, adreslerini, telefon numaralarını, e-posta adreslerini, Web sayfalarını, çağrı cihazı numaralarını, doğum günlerini, yıldönümlerini, takma adları ve diğer şeyleri saklamak için yerleri vardır. Bir e-posta iletisine hitap ettiğinizde, adresin doğru girildiğinden emin olmak için doğrudan Kişiler klasöründen adres alabilirsiniz.

Bir Kişiler klasörü, girdiğiniz kişilere ilişkin bilgiler kadar iyidir. Bu sayfalar, bir kişiyle ilgili bilgilerin nasıl girileceğini açıklar ve bilgilerin değişmesi halinde güncelleştirir.

Kişiler klasörüne yeni bir kişi girme

Kişi listesini Kişi listesine eklemek için Kişiler klasörünü açın ve aşağıdakilerden birini yapın:

• Yeni Kişi düğmesine tıklayın.

• Ctrl + N (Kişiler Klasörü penceresinde) veya Ctrl + Shift + C tuşlarına basın.
• Dosya -> Yeni -> Kişi'yi seçin.

İletişim formunu görüyorsunuz. Bu formda, bir kişi hakkında bilmek istediği her şeye, onun aşk hayatı ve gizli hileler dışında girmek için yerler var.

• Tam adlar, adresler ve benzeri yolları göz önünde bulundurarak kaydetmek istediğiniz tüm bilgileri girin: Yolculuk kurallarını göz önünde bulundurun: Her ne kadar sadece adres, telefon numarası, adları ve benzeri metin kutularında yapmayın! Örneğin, bir ad girmek için Genel sekmesindeki Tam Ad düğmesini tıklayın. Adresini Kontrol Et iletişim kutusuna bir adres girmek için İş veya Giriş düğmesini tıklayın. Düğmeleri tıklatarak ve iletişim kutularına veri girerek, Outlook'un adların, adreslerin ve telefon numaralarının bileşen bölümlerini ayırmasına izin veriyorsunuz. Bu nedenle, Outlook adları ve adresleri daha kolay sıralayabilir ve adları ve adresleri toplu e-postalarda ve Microsoft Word ile toplu e-postalarda bir kaynak olarak kullanabilir.

Bir kişi hakkında değil, bir şirket hakkında bilgi girerken, Tam Ad alanını boş bırakın ve şirketin adını Şirket alanına girin.
• Sana önemli olan bilgi: Form belirli bir bilgi türünü girmek için yer bulamıyorsa, açılır menüden üçgen düğmesini tıklayıp yeni bir bilgi kategorisi seçmeyi deneyin. İş düğmesinin yanındaki üçgen düğmesini tıklayın ve örneğin, bir işletme adresi yerine bir ev adresi girmek istiyorsanız, Ana Sayfa'yı seçin.
• Dosya Olarak: Dosya Açılan menüsünü açın ve kişiyi Kişiler klasörüne kaydetmek için bir seçenek belirleyin. Kişiler, alfabetik olarak soyad, soyad, şirket adı veya üçünün birleşimi ile açılır. Kişiyi Kişiler klasöründe nasıl bulacağınızı en iyi açıklayan seçeneği seçin.
• Posta adresleri: Bir kişi için birden fazla adres tutarsanız, posta göndermek istediğiniz adresini görüntüleyin ve Bu Posta Adresidir onay kutusunu seçin.
• E-posta adresleri: Her bir kartvizit için üç e-posta adresi girebilirsiniz (üçgen düğmesini tıklayın ve ikinci veya üçüncü adres girmek için E-posta 2 veya E-posta 3'ü seçin). Görüntülenenle metin kutusuna Outlook, bir kişiye e-posta gönderdiğinizde, E-posta iletilerinin Kime satırının neye benzeyeceğini gösterir. Varsayılan olarak Kime hattı, kişinin adını ve ardından parantez içindeki e-posta adresini gösterir. Bununla birlikte, İstediğiniz şeyi Farklı Gösterme metin kutusuna girebilir ve farklı bir şey girerek e-posta adreslerini ayırt etmenize yardımcı oluyorsa, farklı bir şey girin. Örneğin, iş adresine değil Lydia'nın kişisel adresine ne zaman e-posta göndereceğinizi söyleyebilmeniz için Lydia - Personal'ı girin.
• Fotoğraflar: Bir Kişi formuna dijital bir fotoğraf koymak için Kişi Fotoğraf Ekle düğmesini tıklatın ve Kişi Resmi Ekle iletişim kutusunda bir resim seçin ve Tamam düğmesini tıklatın.

Kişiyi nasıl ve nerede temas kurduğunuzu açıklamak için Genel sekmesinde birkaç söz yazdığınızdan emin olun. Kişiler klasör listesindeki kişileri ayırma zamanı geldiğinde, açıklamaları okumak kimin ağlamaya kimin karar vermesine yardımcı olabilir.

Bilgileri girmeyi tamamladığınızda, Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın. İletişim bilgilerini girmek için acele edin, Kaydet ve Yeni düğmesine tıklayın. Bunu yaptığınızda boş bir form açılır, böylece başka bir kişi hakkında bilgi kaydedebilirsiniz.

Size bir e-posta mesajı gönderen birisinin iletişim bilgilerini girmenin hızlı bir yolu vardır: Mesajı açın, Kime satırında gönderenin adını sağ tıklayın ve kısayol menüsünden Outlook Kişilerine Ekle'yi seçin. İletişim formunu görüyorsunuz. Mümkünse gönderen hakkında daha fazla bilgi girin ve Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.

Başka bir programdan e-posta ve adresleri içe aktarma

E-postalarınızı ve iletişim adreslerini işlemek için Outlook Express, Eudora veya Lotus Organizer'ı kullandığınızdan, ancak şimdi Outlook'a dönüştükten sonra. Diğer programdaki e-posta mesajları ve adları ve adresleri ile ne yapıyorsunuz? Orada oturmalarına izin veremezsin. Bunları Outlook'a aktarabilir ve kaldığınız yerden kaldırabilirsiniz.

Başka bir programdan e-posta ve iletişim adresi almak için Dosya -> İçe ve Dışa Aktar'ı seçerek başlayın. Alma ve Verme Sihirbazı'nı görüyorsunuz. Şimdi ne yaparsınız, e-posta adresinizi ve adres izlemenizi nerede yaptığınıza bağlıdır:

• Outlook Express: İçe Aktar İnternet Posta ve Adresleri'ni seçin ve İleri düğmesini tıklayın. Outlook Alma Aracı iletişim kutusunda, Outlook Express'i seçin, dışa aktaracağınıza karar vermek için onay kutularını (Posta, Adresler ve / veya Kurallar) seçin ve İleri düğmesine tekrar tıklayın.Bir sonraki iletişim kutusunda, yinelenen girişler hakkında ne yapılacağına karar vermek için seçenekleri belirleyin; ardından Son düğmesini tıklayın.
• Eudora: İçe Aktar İnternet Posta ve Adresleri'ni seçin ve İleri düğmesini tıklatın. Outlook Alma Aracı iletişim kutusunda, Eudora'yı seçin, yinelenen girişler hakkında ne yapılacağını belirlemek için seçenekleri belirleyin ve İleri düğmesine tekrar tıklayın. Klasör için Tarayıcı iletişim kutusunda, Eudora verisinin saklandığı dosyayı seçin ve Tamam düğmesini tıklayın.
• Lotus Organizer: Başka bir Programdan veya Dosyadan Al'ı seçin, İleri düğmesini tıklatın, Lotus Organizer sürümünü seçin (4. x veya 5. x) ve Yeniden düğmesini tıklatın. Siz devam ederken İleri düğmesine tıkladığınızda, Lotus Organizer veri dosyasını bulmak için yinelenen öğelerin nasıl ele alınacağı ve verileri koymak için bir Outlook klasörü seçmeniz isteniyor.

Bazı İçe Aktarma ve Verme filtreleri yüklü değil otomatik olarak Outlook ile. Outlook, Office CD'sini bir filtre takabilmesi için takmanızı isteyebilir.