QuickBooks 2012 Bir Çoklu Kullanıcı Ortamında Kurumsal Çözümler - mankenler

QuickBooks 2012, QuickBooks 2012 veri dosyası için birkaç şifre oluşturmanıza izin verir. Bununla ilgili gerçekten düzgün olan şey QuickBooks 2012'ye belirli kullanıcıları ve parolaları yalnızca belirli şeyler için sınırlamalarını söyleyebilmenizdir.

Örneğin, işletme sahibi, bir şey yapmasına izin veren bir şifreye sahip olabilir. Ancak, örneğin yeni bir muhasebeci, sadece faturalarını sisteme kaydetmesine izin veren bir şifreye sahip olabilir.

Birden fazla kişi QuickBooks 2012'yi kullanacaksa, ek şifreler ayarlamak istersiniz. Bunu QuickBooks 2012 Enterprise Solutions'da yapmak için şu adımları izleyin:

1. Şirket → Kullanıcılar → Kullanıcıları ve Rolleri Ayarla komutunu seçin.

   QuickBooks 2012, aşağıdaki resimde gösterildiği gibi Kullanıcı Listesi iletişim kutusunu görüntüler. Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusu, QuickBooks erişiminin ayarlandığı ve QuickBooks kullanıldığında doldurulabilecek rolleri tanımlar. İletişim kutusunun Kullanıcı Listesi sekmesinde gösterilen Users (Kullanıcılar) listesinde, o anda sisteme kimin oturum açtığını da belirtir.

   

2. QuickBooks 2012'ye, Yeni düğmesini tıklatarak kullanıcı eklemek istediğinizi söyleyin.

   Bu düğmeye tıkladığınızda, QuickBooks, Yeni Kullanıcı iletişim kutusunu gösterildiği gibi görüntüler.

   

3. Kullanıcıyı tanımlayın ve bir şifre girin.

   Parola oluşturduğunuz her kullanıcıya bir kullanıcı adı vermelisiniz. Bunu, Kullanıcı Adı kutusuna kısa bir ad (belki kullanıcının ilk adı) girerek yapabilirsiniz. Kullanıcıyı tanımladıktan sonra kullanıcının şifresini hem Parola metin kutusuna hem de Parolayı Onayla metin kutusuna girersiniz.

4. Kullanıcının rollerini belirleyin.

   Kullanıcının doldurduğu rolleri (veya görevleri) seçmek için Kullanılabilir Roller listesini kullanın. Ardından, Ekle düğmesini tıklayarak seçili rolleri kullanıcının rollerine atayın. Aşağıdaki resim, Muhasebecinin atanmış bir rol olarak listelenen Susan kullanıcısını göstermektedir. Bir kullanıcıdan bir rolü kaldırmak için, Rolü Atanan Roller liste kutusundan seçin ve ardından Kaldır'ı tıklayın.

   

5. (İsteğe bağlı) Rolleri gerektiği gibi değiştirin.

   QuickBooks'un yardımıyla atadığınız rolleri ince ayar yapabilirsiniz. Bunu yapmak için Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusunda Roller sekmesini seçin ve ardından değiştirmek istediğiniz rolü ve Düzenle düğmesini tıklayın.

   QuickBooks Role Düzenle iletişim kutusunu görüntülendiğinde (aşağıdaki resimlere bakın), Alan ve Etkinlikler listesinden bir muhasebe etkinliği veya alanı seçin ve sonra Alan Erişimi Seviyesi düğmelerini kullanarak seçili rolü taşıyan bir kullanıcının neler yapabileceğini belirleyin.

   

   Uygun radyo düğmesiyle Hiçbiri, Tam veya Kısmi erişim seçeneğini belirleyerek kullanıcının hiçbir erişime sahip olmadığını belirtebilirsiniz.Kullanıcı kısmi erişime sahipse Kısmi düğmeyi seçin ve sonra Oluştur, Değiştir, Sil, Yazdır ve Bakiye Dengesi kutusunu işaretleyin veya işaretini kaldırın. Rollardaki değişiklikleri kaydetmek için Tamam'ı tıklatın ve Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusuna dönün.

   Genel bir kural olarak, muhasebe kontrolleri söz konusu olduğunda, minimum erişim miktarını sağlamak istiyorsunuz. Birisi, günlük görevler için QuickBooks veri dosyasına erişime ihtiyaç duymuyorsa, Yok düğmesini seçmelisiniz.

   Muhasebe sisteminizde erişte ne kadar çok yetenek verirseniz, birisinin sisteme hata yapabileceği riski o kadar artar ve sizden birisinin çalması kolaylaşır.

6. (İsteğe bağlı) Kullanıcı izinlerinizi gözden geçirin.

   Bir kullanıcı oluşturduktan sonra, kullanıcıya verdiğiniz izinleri incelemelisiniz (dikkatli olmak için). Bunu yapmak için, Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusunun Kullanıcı Listesi sekmesini tıklatın, kullanıcıyı seçin ve İzinleri Görüntüle düğmesini tıklatın.

   QuickBooks, İzinleri Görüntüle iletişim kutusunu görüntülendiğinde, kullanıcıyı seçin ve ardından Görüntüle düğmesini tıklatın. Aşağıdaki resim Kullanıcının yapabileceği ve yapamayacağının ayrıntılı bir listesini görüntüleyen İzinleri Görüntüle penceresini göstermektedir.