QuickBooks: İşletme sahipleri için 8 Finansal İpuçları - mankenler

İşletme sahipleri, zimmete para geçirme veya sahtecilik girişimlerini önlemek için işletmenin mali tarafında aktif bir rol oynamalıdır. QuickBooks mali tablolarınızı gözden geçirin, paranın nereye gittiğine göz kulak olun ve kimlerin finansmanı kimin kullandığını bilin. Bu sekiz mali ipucunu izleyerek işletmenizi güvende ve iyi tutun.

Tüm çeklerinizi imzalayın

Bu muhasebecilere karşı bir slam değildir. Bununla birlikte, küçük bir işletmede, insanlar (özellikle tam şarjlı muhasebeciler) sizi kolayca bambörebilirsiniz. Tüm çekleri kendiniz imzalayarak, parmaklarınızı nakit akışınızın nabzı üzerinde tutarsınız. Evet, bu uygulama bir güçlük olabilir - bir kontrol çifti her imzaladığınızda evrak işleriyle uğraşmanız gerekir - ancak alternatifi unutmayın.

Bu arada, bir ortaklık içindeyseniz, en azından bir çift ortak çekleri imzalamalı - ya da en azından büyük çekler.

Yanlış yolu işaretleme

Birçok çek imzalarsanız, hızlı ve öfkeli (kaçınılmaz olarak okunamayan) bir imza kullanmaya cazip gelebilirsin. Tabancayı imzalarken, okunamayacak şekilde taranması mantıklıdır, ancak çek imzalarken bunu yapmayın. Açık bir imza, özellikle kişisel stil duygusu olan biri belirgindir. Çapraz ve birkaç noktalı dalgalı bir çizginin oluşturulması kolaydır.

İptal ettiğiniz çekleri muhasebecinin yapmadan önce gözden geçirin

Kimsenin aylık banka hesap özetini görmeden önce iptal edilen çeklerinizi (banka ekstrenizde görünen görüntüsü kontrol edin) incelediğinizden emin olun.

Bu bilgi kesinlikle muhasebecilere yönelik değildir. Yine de, bir işletme sahibi, birinin imzaları yalnızca çekilen ilk kişi olmasına ve banka ekstrelerini açıp iptal edilen çeklerdeki imzalardan inceleyerek dövme yapıp çıkarmayacağına karar verebilir.

Çekleri incelemiyorsanız, vicdansız çalışanların - özellikle banka hesap kayıtlarını güncelleyebilecek defter tutanlarının - imtiyazı imza ile taklit etmesi mümkündür. Ve hesabı asla çekmiyorsa yakalanmayacaklar.

Bu işlemleri izlemeye eğilimli hissetmiyor musunuz? O zaman siz - banka değil - muhtemelen kayıpları yiyeceksiniz.

Bilgisayarları ve bordro prosedürlerini bilen bir muhasebeci seçin.

Endişelenmeyin, bir muhasebeci tutarken FBI arka plan kontrolü istemeniz gerekmez. Gerçekte, QuickBooks kullanıyorsanız, küçük işletme muhasebe sistemlerini tanıyan kişileri işe almanız gerekmez. Sadece çek defteri tutmayı ve bir bilgisayarla çalışmayı bilen insanlar bulun.QuickBooks'u anlamada sorun yaşamamalılardı.

Tabii ki, şalgamtan düşen birini istemezsiniz. Fakat bir şehirde kasabaya giren birini işe alsanız bile, o kişiyi QuickBooks'la hızlandırmak konusunda sorun yaşayamazsınız.

Çift girişli defter tutmayı bilen bir muhasebeci çok faydalıdır. Fakat adil olmak için, bu tür bilgiler kesinlikle gerekli değildir. Ancak şunu hatırlayın: İşe alındıktan sonra, sadece federal ücret vergisi değil, aynı zamanda eyalet bordro vergisi maymun işi olan bordronun nasıl yapılacağını bilen birini bulun.

Finansal tablolarınızı düzenli olarak inceleyin

QuickBooks'un zahmetsizce ürettiği kâr ve zarar tablosunu düzenli olarak üretin ve inceleyin. Varlık ve yükümlülükler listesiyle bilançonuza bakma konusunda alışkanlık edin. İşinizdeki ritimleri ve tekerlemeleri size yararlı bilgiler veren başka bir rapor veya ikisini keşfedin. (Yaptığınız hatalar büyük olasılıkla bilançonuzda gofisi gibi görünecektir.)

Muhtemelen iki veya üç kolay anlaşılır rapora bakarak operasyon üzerinde oldukça sağlam bir tutuş yapabilirsiniz. Ve düzenli olarak bu mali tablolara bakarak - haftada bir veya iki kez söylersek - muhasebe sisteminizi cazip fırsatları tespit etmek ve tehlikeli tuzaklardan kaçınmak için yararlı bir araç haline getirirsiniz.

İşletmenizi, üç QuickBooks raporuna bakarak izleyebileceğiniz bir yol:

Geçerli yıl ve bir önceki yılın yıl sayılarını karşılaştıran bir kar ve zarar tablosu () (böylece,
Ticari alacaklar özet yaşlandırma (dolayısıyla hangi müşterilerin ve müşterilerin geçmişini görebildiğinizi görebilirsiniz)
Bilanço (böylece bir önceki yıla kıyasla yeniden yapabilirsin) nakit ve işletme sermayenizi kontrol edin ve eğlenceli şeyleri yapın).

Uygun bir muhasebe sistemi seçin

QuickBooks kullandığınızda nakit bazında muhasebe veya tahakkuk esasına dayalı muhasebe kullanabilirsiniz. Nakit bazlı muhasebe, bir işletmenin nakit girişi satışlarını yansıtır ve nakit çıkışı masraflarını yansıttığında iyidir. Bununla birlikte, birçok işletme için bu durum geçerli değildir. Örneğin, tek ailelik konutların sözleşmeli bir imalatçısı (bankalardan borçlanarak) para akışı olabilir, ancak para kazanamaz. Alternatif olarak, yüzde 22 faizle para ödünç veren bir rehinci de, iş dünyasının günlük nakit çıkışı olsa bile, para kazanma şansı bulabilir.

Genel bir kural olarak, stok alım satımında tahakkuk esasına göre muhasebe nakit bazlı muhasebe işlemlerinden daha iyi sonuç verir. Bununla birlikte, nakit bazında muhasebe genellikle gelir vergilerini ortadan kaldırır.

QuickBooks işiniz için uygun değilse …

QuickBooks harika bir küçük işletme muhasebe programıdır. Ancak, QuickBooks ihtiyaçlarınıza uymuyorsa - örneğin, bir üretici için daha iyi çalışan veya bazı özel sektör özel özelliklerini içeren bir programa ihtiyacınız varsa - daha karmaşık (ama aynı zamanda daha güçlü küçük işletme muhasebesi paketleri.

QuickBooks Simple Start veya QuickBooks Pro'dan atlamadan önce QuickBooks'un Kurumsal Çözümler sürümünü kontrol etmeyi unutmayın; bu sürüm daha fazla maliyetlidir, ancak daha büyük işletmeler için de uygundur. QuickBooks Enterprise sürümü, "normal" sürümlerle hemen hemen aynı şekilde görünür ve çalışır. Buna göre, QuickBooks Pro biliyorsanız, QuickBooks Enterprise'ı zaten biliyorsunuz (veya çoğunlukla biliyorsunuz).

QuickBooks Enterprise sürümü çalışmıyorsa, muhasebecinize endüstriye özel paketler hakkında konuşmak isteyebilirsiniz. (Örneğin, ticari bir yazıcınızysanız, bazı satıcılar yalnızca ticari yazıcılar için özel bir muhasebe paketi geliştirmiş olabilirler.)

İşleri basit tutun

Küçük işletme mali konularını yönetirken işleri olabildiğince basit tutun. Aslında işinizi kolaylaştırıp para kazanmakta olduğunuzu ve işin sağlıklı olup olmadığını kolaylıkla anlayabileceğiniz kadar basit tutun.

Basitlik konusundaki bu tavsiyeler garip gelebilir, ancak bazen çok parlak insanlar, karmaşık finansal kiralama düzenlemeleri, labirent ortaklığı ve kurumsal yapıları ve sofistike kar paylaşımı ve maliyeti gibi müthiş derecede karmaşık mali yapılar inşa edebilirler -Diğer işletmelerle düzenlemeleri paylaşma. Bu sofistike mali düzenlemeler, tüm masrafları düşündüğünüzde kâr sağlamaz. Dahası, bu kadar karmaşık düzenlemeler neredeyse daima yönetim ve kayıt tutma baş ağrılarına dönüşüyor.