Proje 2016'yı kullanmaya başladığınızda, 10 altın Proje Yönetimi Altın Kuralları

Proje 2016'yı kullanmaya başladığınızda, burada yaygın olan sözler (veya özlü sözler, aksiyomlar ve kurallar) temel proje yönetimi ilkelerini hatırlamanıza yardımcı olabilir. Onları ofis duvarınıza yapıştırın, böylece onları iş günü boyunca gözden geçirebilirsiniz.

Rulo ile beraber

Haddeleme dalgası planlaması, bir projenin yönetimini basitleştirmenin mükemmel bir yoludur. Geleceğe makul göründüğünden daha fazla şey planlamayın - ve mantıklı düşünmekten daha ayrıntılı olarak planlama. Bir proje ilk kez kiraya verildiğinde, sadece kilometre taşı tarihleri vardır. Proje hakkında daha fazla bilgi edinmeye başladıkça, proje yaşam döngüsünü ve her bir aşamasında oluşturulacak anahtar teslimatları tanımlayabilirsiniz.

Projeyi aşamalı olarak oluşturun. İlk aşamalardan başlayın ve ayrıntılı görevleri, dizileri, kaynakları ve süreleri doldurun. Sonraki aşamaları yüksek seviyede bırakın; Bu şekilde, daha başlangıçta projenin başında tahmin edilemeyecek daha sonraki görevleri tekrarlamak için daha az çalışmanız olacak. Ayrıca daha sonraki görevlerin taban çizgisini değiştirmek zorunda kalmazsınız: Gelecekte görevler çok uzakta olursa, zaman gereksinimleri başlangıçta kendileri için ayırdığınız kaynaklarla eşleşmez.

Oyunun başında, gelecekte olan görevler hakkında ayrıntılı bilgi edinmekten kaçının. Projenin bu özelliklerini kullandığınızda, projeniz sarmal dalga planlaması konusunda size yardımcı olabilir:

Ağ Diyagramı görünümü: Proje aşamalarını grafik olarak görselleştirmenize yardımcı olur
Zaman Çizelgesi: Bir kilometre taşı, çıktı ve aşama gösterir
Görev genişletme ve çöküş: Proje aşamalarını gizleme veya görüntülemenize izin verir

Ördeklerinizi sıraya koyun

Projeyi oluşturmadan önce ödevinizi yapın. Project'le çalışmak için bilgisayarda otururken ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgilere sahip değilseniz, bilgiyi bulmak için sürekli olarak durur, plan yapmaz ve çalışmaz; çalışmanın etkili bir yolu değil.

Proje zaman çizelgesi oluşturmak için oturmadan önce, aşağıdaki proje bilgilerini düşünün:

Temel beklentilerin gerçek kontrolü: Benzer projelerin zamanla yönetilmesindeki tecrübelerinize dayanarak, projelerin, bütçelerin, ve ön çizelge sebebin içinde. Başlangıçtan bu kadar gerçekçi olmayan bir projeden kaçınmak için kapsam ve bütçe değişikliklerini tartışıp tartışmamaya karar verin.
Kaynak bilgileri: Kaynak insan ise, kaynağın tam adını, iletişim bilgilerini, becerileri, maliyeti, zamanlamasını, zamanlama çakışmalarını, yönetici adını ve yöneticinin iletişim bilgilerini kaydedin.Ekipman veya tesisler için kullanılabilirliğini ve maliyetini bulun.
Ekip yapısı: Bir ekip üyesinin herkesin ilerleme kaydettiğini veya tüm kaynakların kendi izini yaptıklarını belirleyin. Değişiklikler yapıldıktan sonra programı güncellenenin kim olduğuna, hangi raporların kopyalarını kimin aldığı ve çevrimiçi ana zamanlamaya kimin erişimi olduğu konusunda karar verin.
Yönetim beklentileri: Yönetimin düzenli olarak planlanan temel raporları veya başka bir rapor türünü beklediğini sorun. Proje planlamasındaki çeşitli aşamalardan nasıl ve kimden bütçe onayı almalarını ve çapraz kurumsal çıkarların birden fazla kaynaktan rapor veya onay gerektirip gerektirmediğini sorun.
Şirket politikaları: Bu belgeler çalışma saatlerini ve fazla mesai politikalarını, tatil takvimlerini, genel giderler veya proje biçimlendirme masraflarını ve müşterilerin ve sağlayıcıların bulunduğu bilgilerin paylaşımını (veya değil) ifade edebilir.

Bu listede yer alan konuları değerlendirdikten sonra, oturup bir Proje projesine bilgi girmeye başlamaya hazırsınız demektir. (Buradaki yankı duyuyor musunuz?)

Beklenmedik

'ı bekleyin - Dışarıda olduğunu biliyorsunuz - Murphy ve ahlak kanunu, yanlış gidebilecek herhangi bir şeyin yanlış olmasını şart koşuyor. Çoğu projeler, özellikle daha uzun ve daha karmaşık projeler zamanında veya bütçede tamamlanmaz. Proje yöneticisi olarak göreviniz, mümkün olduğunca doğru bir şekilde planlamaktır ve birisi işinize bir anahtar taktığında ihtiyatlı ayarlamalar yapmanızı sağlar - ve Proje size bunu yapacak çok araç sunar. Ancak, Projenin tüm otomatik özelliklerinin ötesinde, yalnızca planlamanıza göre değişikliği öngörebilirsiniz. Kritik yol projenin süresini belirler. Her akıllı proje yöneticisi, projelerine ihtiyati rezerv zamanı ve fonları oluşturur. Bir proje geç bir hafta geç kalmış ve bütçenin 5 bin dolarının üzerine çıktığında, yalnızca proje yöneticisi, bunun, başlangıçta planlanana kıyasla

dört hafta ve 25.000 $ daha pahalı olduğunu ve bunun ihtiyatlılık rezervinin olmadığını biliyor. Büyük teslimat öncesi ihtiyati rezerv ekleyin veya beklenmedik olayları hesaba katmak için bir aşamanın sonuna. Hatta bir Acil Durum görevi ekleyebilir ve Murphy ile kaynak sağlayabilirsiniz.

Bir göreve veya faza belirli miktarda beklenmedik durum yedeklemesi eklemek için maliyet kaynağı türünü kullanın (bir iş veya malzeme kaynağı değil).

Yarına kadar ertelemeyin …

Proje yönetimi yazılımı iş hayatınızın pek çok yönünü basitleştirebilirse de, ilk kez Project'i kullanan insanların çoğu, veriyi girdikten ve güncelledikten sonra harcadıkları süreyi boğaz haline getirir. Bu görevler kesinlikle hantal olabilir, ancak projedeki otomatik güncelleme ve raporlama yeteneklerini hakim hale getirmenin getirdiği ödüller, ön plana çıktıkları herhangi bir iş gücünü fazlasıyla telafi eder.

Planlama aşamasında veri girişinin hızlandırılmasına yardımcı olmak için, mümkün olduğunda Outlook veya Excel'den projeye görevleri alın.

Haftada en az bir kere, mümkün olduğu kadar sık izleyin. Bir projedeki ilerlemeyi izlemekle görevli değilseniz, meşhur sekiz topun arkasına gidebilirsiniz.Bu strateji, sizi yalnızca bir izleme verileri dağına girmekten kurtarmakla kalmaz aynı zamanda --ve ekibinize - projenin durumunu istediğiniz zaman görmenizi sağlar. Bu şekilde, felakete yaklaşmakta ve önleyici ayarlamalar yapmakta derhal bulunabilirsiniz.

Delege, temsilci, delege

Kendiniz bir projede her şeyi yapmaya teşvik etmekten kaçının. Proje dosyasını kendi başınıza oluşturmak ve korumak, sonuç üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanıza rağmen, daha büyük bir projede yalnız uçmanız neredeyse imkânsızdır (ve muhtemelen tam zamanlı bir iştir). Elbette, düzinelerce kişinin planda değişiklik yapmasına izin veremezsiniz, çünkü ne zaman ne yaptığını kaybetme riski taşırsınız. Bununla birlikte, bu birkaç basit uygulamayı takiben, proje pastasındaki birkaç parmağınızı zararlıdan yararlı duruma dönüştürebilirsiniz:

Tüm verileri ele alacak bir kişiyi seçin.

Bu kişinin görevi, tüm izleme verilerini ana dosyaya girmektir. Projeyi birkaç alt projeye ayırın ve güvendiğiniz insanlara bu alt projelerin yöneticileri olarak davranmalarını sağlayın.
Onların kendi izleme ve ayarlamalarını üstlenmelerine izin verin ve sonra genel durumu izleyebilmeniz için bu projeleri bir ana projeye ekleyin. Ekip için ön hazırlık prosedürlerini belirleyin.
Bir ekip üyesinin, bir ofis içi not defterinde zamana rapor vermesine izin vermeyin, bir başkası ilerlemesini size e-posta ile gönderir ve diğerleri çalışma saatlerini hızlı bir şekilde zaman çizelgesine kaydederler. Sürekli iletişim kurmak için Proje özelliklerini kullanan bir strateji hazırlayın. İlerlemeyi yüzde 25, yüzde 50, yüzde 75 ve yüzde 100 gibi yüksek bir seviyede izleyebilirsiniz.

Ona dokunun

Çoğu kimse, "Sizin varsayımlarınızı kapsam altına al" uyarısı olan proje yönetimi uyarılarını duymuş ve Proje bunu kolayca yapmanıza yardımcı oluyor. Projenin ayrıntılarını belgelemek için bu özellikleri kullanın:

Notlar alanı:

Arka plan bilgilerini, değişiklikleri veya özel sorunları kaydetmek için bunu görevler ve kaynaklar için kullanın. Raporlar:
Bunları, ilgili bilgileri dahil etmek ve eğilimleri ve değişiklikleri belgelemek için özelleştirin. Görsel Raporlar:
Görsel odaklı paydaşlar için proje durumunun resmini çizmek için bu yeni özelliği kullanın. Projenin birden çok sürümünü kaydedin, özellikle sonraki sürümlerde taban çizgisini değiştirirseniz. Bu şekilde, projenin yolunda sorular ortaya çıktığı zaman başvurmayı planladığınız her adımın bir kaydınız var.

Ekibi tekrar etmeye devam edin

İletişim kanallarını açık tutma yöntemlerini izleyin:

Outlook veya diğer e-posta programlarıyla entegre olan Proje özelliklerini kullanın.

Proje dosyalarını veya diğer iletişim türlerini göndermek için bunları kullanın. İletişim yönetimi planını güncelleyin.
Hangi bilgiye, ne zaman ve ne sıklıkta ihtiyacı olduğunu belgeleyin. İnsanın, telefonla veya toplantı yazılımıyla düzenli toplantılar yaparak ilerlemeyi ekip üyeleri ile birlikte inceleyin.
Tüm ekip üyelerinin, bu toplantılar sırasında bahis edilecek proje çizelgesinin en son sürümüne sahip olduğundan emin olun. Raporlarda işyeri dökümü yapısını (WBS) kodunu gösterin.
Böylece, karışıklık olmadan büyük projelerde belirli görevlere kolayca başvurabilirsiniz. Başarı başarısını ölçün

Projeye başlarken, başarıyı neyin oluşturduğuna dair bir fikriniz olmalı ve bu başarıyı nasıl ölçeceğinizi bilmelisiniz. Bunu duymuşsunuzdur: "Teklifi zamanında, bütçeyle alabilir veya doğru bir şekilde yapabilirsiniz. İki tane seçin. "Başarı,

Müşteri Memnuniyeti

Yönetim memnuniyeti
Toplantı bütçe kısıtlamaları
olması gibi birçok hedefe ulaşmayı içerebilir. Başarı oranını nasıl ölçeceğinizi belirlemek için şu soruları sorun: > Bütçelemedeki başarı, orijinal tahminlerin yüzde 10'unu aşmayacak mı?

Proje, tahmini haftanın tahmini bir sayıdan birlik grevi için bekletildiği iki aylık dönemden çıkarsa, zamanında değerlendirilecek mi, yoksa toplam çalışma süresi belirli bir süreyi karşılamaktan daha az önemli mi?

Müşteri memnuniyetini nasıl ölçebilirsiniz?
Başarılı bir ürün lansmanı lansmandan sonra yüksek satış rakamlarını içeriyor mu, yoksa sadece başarılı bir şekilde kapıdan çıkardınız mı?
Her başarının başarısını yansıtan projeye kilometre taşları yerleştirin. Birine ulaştığında, takımınızı arkadan vurabilirsiniz. Başarının neye benzediğini bilmek, takımınızı orada olmaya motive etmenize yardımcı olur.
Esnek bir strateji koruyun

Şeyler olur. Yol boyunca sürprizler için konaklama gerektirmeyen bir proje olmamıştı. İyi bir proje yöneticisinin işareti, bu değişikliklere karşı dikkatli olması ve onlarla hızlı bir şekilde baş etmek için düzenlemeler yapmasıdır.

Kötü haberlere uyacak ayarlamalar yapmak kolay değildir; Aslında, kötü haber vermek gerçekten zor olabilir. Bununla birlikte, projedeki bir sorundan kaçınılması ve bunun ortadan kaybolmasını umarak, daha da kötü bir problem haline dönüşen kötü bir alışkanlığa sahip oluyoruz. Aşağıdaki araçlar değişiklikler konusunda uyanık kalmanıza ve ayarlamalar yapmanıza yardımcı olabilir:

İş konturu seçeneği, işin konturunu ön yüklemeye, geriye yüklemeye veya çalışma süresince iş yayılımını değiştirmeye yardımcı olabilir. görev.

Neyin görevini yürüdüğünü görmek için Görev Denetçisini kullanın. Kaynaklar ekleme, görev bağımlılığı ilişkilerini gözden geçirme ve rezerv kullanma gibi seçenekler arayabilirsiniz.

Projenin kritik yolunu görmek ve ne kadar boşluğun kaldığını izlemek için kritik yol biçimlendirmesini açın. Görevleri etkin bir şekilde boşa harcamak için ayarlamak, bir kriz zamanlamanızı sağlayabilir.
Hatalarınızdan ders alın
Projenin sunduğu harika armağanlar, bir projeyi tamamladıktan sonra geriye dönüp hatalarından öğrenebilme yeteneğidir. Orijinal zaman çizelgesini ve ondan sonraki her sürümü inceleyerek zaman ve paranın ne kadar iyi tahmin edildiğini görebilir ve daha sonra bunu nasıl daha iyi yapacağınızı hesaplayabilirsiniz.

Projenin kayıtlarını kullanarak eğilimleri, örneğin her zaman zamanlama özledim gibi görünen yerleri veya neden pazar araştırması için çok az zamana neden izin veriyorsunuz ve sorular için çok fazla zaman tanıyorsunuz. cevapları.Acele etme dönemlerinde geçici yardım için her zaman bütçenizi unutuyorsunuz, aksi takdirde az sayıda kişiye ihtiyacınız olduğu zaman erken kalkıyorsunuz.

Kendinizi, bir proje planlayıcısı ve yöneticisi olarak kendi güçlü ve zayıf yönleriniz hakkında eğitmek ve aldığınız her proje ile becerilerinizi geliştirmek için Proje çizelgelerindeki zenginliği kullanın.