Hırsızlığı En Az Olan Muhasebe Denetimleri - AYDINLATMALAR

İşte beceri düzeyleri ve seviyeleri farklı olan insanlara zarar veren sorunları en aza indirgemeye yönelik beş güçlü teknik özeti QuickBooks verilerinizle çalışırken güvenilirlik:

• Envanter muhasebe kayıtlarıyla fiziksel envanter sayılarını düzenli olarak karşılaştırın. Envanter kayıplarınızı en aza indirgemek ve doğru muhasebe kayıtlarını korumak için yapabileceğiniz şeylerden biri, envanterinizin fiziksel sayılarını, muhasebe kayıtlarınızın gösterdiği ile düzenli olarak karşılaştırmaktır.

  En değerli ve kolay çalınan öğeleri sık sık hesaplamak için kullanılan bu yaklaşım iki şeyi gerçekleştirir:

  • Envanter daralması hızla tanımlanır.

  • İşletme sahibi, en çok çalınan envanter türünü veya envanterin en çok çalındığı zamanları belirleyerek envanterin küçülmesini en aza indirebilir.

• Banka hesaplarını mutabık kılın. İşletme sahiplerinin kullanmaları gereken bir diğer yöntem ise, kendi banka hesaplarını mutabık kılmaktır. Çalışanlar, şirketin banka hesabına, sahibinin göremediği çekleri nasıl yazacaklarını hesaplarken, genellikle muhasebe personeli tarafından çalışanların çalınması meydana gelir.

  Sahte ve sahte bir işlemi bulmak için emin bir yöntem, sahibin banka ekstresi ile uzlaştırmasını sağlamaktır. Buna ek olarak, işletme sahibi kontrollere yakından baktığında, şeffaf, şüpheli işlemler ortaya çıkma eğilimi gösterir.

• Muhasebe ile mümkün olduğunca fiziksel muhafazayı birbirinden ayırın. Küçük bir işletmede, bir faaliyetin muhasebeleştirilmesini, bu faaliyetin fiziki saklama ya da fiziksel sorumluluğu ile her zaman ayırmak zordur.

  Örneğin, envanter muhasebesini fiziksel saklama durumundan veya bu envanterdeki erişimden ayırmak zor. Örneğin, bir mağaza katibi kolayca sigarayı çalabilir ve ayrıca sigaralarda yazarkasa satışları yoluyla envanter kayıtlarını düzenleyebilir. Bununla birlikte, nerede fiziksel muhafazayı muhasebeden ayrı tutabildiğinizde, dahili bir hata denetimi yapılır. Muhasebeyi yapan kişi, fiziksel saklamacıların dolaylı olarak varlığın bakılmasını denetler.

• Çalışanları QuickBooks kullanımında eğitin. İki temel nedenden ötürü herhangi bir boyutta bir işiniz varsa, çalışanları QuickBooks'u kullanmaya yetiştirmelisiniz:

  • İlk olarak, QuickBooks'ı nasıl kullanacaklarını bilerek yanlışlıkla hata yapma olasılığı düşüktür.

  • İkinci olarak, dağınık muhasebe kayıtları, çalışanların çalınmasını kamufle eder.

• QuickBooks dosyanızı kapatın. QuickBooks'ta mali yılı kapatmanız gerekmese de, verilerinizin bütünlüğünü korumak için bunu yapmak isteyebilirsiniz.İşte:

  1. Düzenle → Tercihler komutunu seçin

  2. Muhasebe Seç → Şirket Tercihleri ​​sekmesi

  3. Kapanış Tarihi Ayar Tarihi / Parola düğmesini tıklayın.

     QuickBooks size sorduğunda, bir kapanış tarihi ve parolası belirtin.

     Bu bilgileri sağladıktan sonra, QuickBooks, kullanıcıların kapanış tarihinden önce yapılmış olan işlemleri değiştirmesini veya vermesini yasaklar veya sınırlar.