Erişim 2013 All-In-One Dummy için Cheat Sheet - mankenler

Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Access 2013 ile verilerinizi kolaylaştırmak, birleştirmek Bir ilişkisel veritabanının gücüyle görsel bir arayüz. Verileri tablolara nasıl organize edeceğinizi, bilgiyi düzenleme ve sunma için formları ve raporları tasarlamayı ve bilgi seçme ve birleştirmeye yönelik sorgular oluşturmayı keşfedin. Sonraki adımlar, makroları ve Visual Basic for Applications (VBA) komut dosyalarını veritabanınızı akıllı hale getirmek ve web'e verileri yayınlamak için SharePoint kullanarak yazmaktır.

Access'te İlişkisel Veritabanı Tasarımı 2013

Access 2013 gibi bir veritabanı programı kullandığınızda, sadece veri girmeye başlayamazsınız. Bunun yerine, bilgilerinizi alanlardan (bir elektronik tablodaki sütunlara benzer) oluşan bir veya daha fazla tabloya bölen bir ilişkisel veritabanı tasarımı oluşturmanız gerekir. Tablolar, bir tablodaki bir alanın başka bir alanla eşleştiği (ilişkili olduğu) ilişkisel birleşimlerle bağlıdır. İşte genel fikir:

1. Verilerinizi belirleyin.

   Metin, sayısal, tarih, doğru / yanlış ve diğer veri türleri de dahil olmak üzere olası alanları listeler (bilgi parçaları) olun.

2. Gereksiz alanları kaldırın.

   Aynı bilgiyi birden fazla yerde saklamayın. Bir alanı diğerinden hesaplayabiliyorsanız, yalnızca bir tane saklayın. (Doğum tarihini veya yaşını yazın, ancak ikisini de saklayın.)

3. Alanları tablolama olarak düzenleyin.

   Alanlarınızı açıklamalarına göre gruplandırın, böylece her grup bir tablo haline gelir. Bir mağaza için bir sipariş girişi veritabanında, müşterilere, bir tanesi de ürünlere ve bir tanesi de siparişlere ilişkin bir tablo olabilir.

4. Kodlar ve kısaltmalar için tablolar ekleyin.

   Eyalet adları ve iki harfli bir kod tablosu ve veritabanında kullanmayı planladığınız her diğer kod ya da kısaltmanın bir tablosunu içermeyi planlayın. Kayıtları girerken seçebileceğiniz açılır menü değerleri oluşturmak için bu tabloları kullanacaksınız.

5. Her tablo için birincil anahtar seçin.

   Birincil anahtar, tablodaki her kaydı özgün olarak tanımlayan alandır. Access'e bir OtomatikSayı alanı kullanarak her kayıt için benzersiz bir kimlik numarası atamasını söyleyebilirsiniz.

6. Tabloları bağlayın.

   Hangi tabloların diğer tablolardaki alanlarla eşleşen alanları içerdiğini görün. Sipariş verisi veritabanında Siparişler tablosu, sipariş alan müşteriyi tanımlayan bir alan içermelidir - Müşteriler tablosundaki birincil anahtar alanıyla eşleşen bir alan. Çoğu ilişki, bir tablodaki bir kaydın başka bir tablodaki birden fazla (veya hayır) kaydı eşleştirebileceği birden çok , 'dır.

Erişimdeki Alan Türlerini Seçme İpuçları 2013

Access 2013'te bir veritabanı tasarladığınızda, her alanın hangi türe ait olacağına karar verirsiniz. Erişim arasında seçim yapabileceğiniz 12 alan türü sağlar. Sahada saklamak istediğiniz verileri en iyi tanımlayan ve alanı kullanmanız gereken analiz türüne göre çalışan alan türünü seçin. İşte, hangi alan türünü ne zaman kullanacağınızla ilgili ipuçları.

Alan Türü	Tutan Nesneleri
Kısa Metin	255 karaktere kadar metin (boşluklar ve noktalama işaretleri dahil). Telefon numaraları, posta kodları ve diğer posta kodu gibi rakamlara benziyorsa, kodlar için bile bir Numara değil, bir Metin alanı kullanın.
Uzun Metin	En fazla 65, 536 karakterlik metin. Uzun Metin alanı, Zengin Metin (biçimlendirilmiş metin) içerebilir ve yalnızca Sonrakini olarak ayarlayabilirsiniz; kullanıcı, orada olanları silmesine izin vermeden metin notları birikebilir. Sayı
Sadece sayı. Numaradan önce + veya -, ondan	kadar bir ondalık sayı olarak kullanabilirsiniz. Bir alanla matematik yapmayı planlıyorsanız, Sayı veya Para Birimi alanını kullanın. Para Birimi
Para birimi işaretli rakamlar önlerinde ($, & yen; ve benzeri	açık). Otomatik Numara
Birden başlayarak,	kayıtları eklerken Access tarafından atanan, her kaydına özgü sayılar. Birçok Numara tablosu için birincil anahtar alanı olarak bir OtomatikSayı alanı kullanın. Tarih / Saat
Tarihler, saatler veya her ikisi.	Köprü
Metin dizesi köprü olarak biçimlendirildi. (	bağlantısını tıklarsanız sizi sayfaya götürür.) Bu alan türü, web'de ile ilgili bilgiler mevcutsa özellikle yararlıdır. Evet / Hayır
Evet veya hayır (belirli bir koşul veya	etkisiyle değil) - veya True / False, Açık / Kapalı, gibi diğer iki sözcüklü kümeler ve Erkek / Kadın. Formlarda bir onay kutusu olarak alanını görüntülemek istiyorsanız Evet / Hayır alanını kullanın. Ek
Resimler, ses, Word	dokümanları, hatta bir video gibi bir veya daha fazla dosyayı tek bir Ataşman alanına saklar. Hesaplanan
Bir formülle oluşturulmuş veriler. Birçok sorgu, form ve	raporunda hesaplanan değer kullanılacağı zaman Hesaplanmış bir alan kullanın. Handy Access 2013 Klavye Kısayolları

Bazıları fareyi fareden çok kullanmayı tercih eder ve Access 2013'te bu insanlar için birçok kısayol vardır. Aşağıdaki klavye kısayolları Access 2013'te özellikle kullanışlıdır. Bazı tuş vuruşları Access 2013'te herhangi bir yerde çalışır; diğerleri belirtildiği gibi sadece belirli görüşlerde çalışırlar.

Anahtar Kombinasyonu

Eylem	F1
Yardım penceresini görüntüler	Ctrl + F1
Şeridi gizler veya görüntüler	F5
Kaydına,	F6
Odağı pencerenin başka bir alanına taşır	F7
Seçilen nesnedeki yazım denetimini yapar	F11
Gezinti Bölmesini gizler veya görüntüler	Del > Seçili nesneyi siler
Alt + Enter	Tasarım görünümünde seçilen
nesnesinin özelliklerini görüntüler	Ctrl + C Seçilen metinleri veya nesneleri panoya kopyalar
Ctrl + F	Açık tabloda,
sorguda veya	Ctrl + N metni bulur (onu değiştirme seçeneği bulunur) Yeni bir veritabanı başlatır
Ctrl + O	Açar
Ctrl + V	Panodaki içeriği etkin pencereye yapıştırır
Ctrl + P	Seçilen nesneyi basar
Ctrl + S	Ctrl + X
Seçili metni veya nesneyi siler ve	panoya kaydeder
Ctrl + Z	Geri alınıp alınamayan son işlemi geri alır (bizim l-süresi favori!) ' Ctrl +;
Bugünkü tarih türünün türleri	Ctrl + " Önceki
kayıttaki aynı alana girişi çoğaltır	Esc
Yazdığınız şeyi iptal eder.	Erişim Sırları 2013 Veritabanı Tasarımı Access 2013 veya başka bir veritabanı programını kullanıp kullanmamasın, ister veritabanı tasarımının beş Usulü vardır. İyi tasarlanmış bir veritabanı, verilerinizi daha kolay tutmanızı sağlar.
Bilgileri nerede bulunduğu değil, ait olduğu yerde saklayın.	Bilgileri nerede sakladığınızın, nerede göründüğü ile ilgisi yoktur. Bir e-tabloda, e-tabloyu yazdırırken görünmesini istediğiniz yere yazarsınız, ancak veritabanları farklı şekilde çalışır. Bir veritabanında, bilginin yapısına bağlı olarak tablolardaki bilgileri depolar. Bir çok bilgi raporunda görünebilir, ancak bir tabloda yalnızca bir alanda saklayın.

Bilgileri, belirli bir raporda görünmesini istemediğiniz gibi saklayın.

Bu kural ilk kuralın bir sonucudur. Kitap başlıklarının, satınalma siparişlerinizdeki tüm büyük harfler (büyük harfler) içinde görünmesini istiyorsanız, Access sizin için başlıkları büyük harfle kullanabilirsiniz. Kitap başlıklarını doğru harflerle saklamanız, böylece her raporda bunları büyük harflerle doldurmanız konusunda sıkışmayınız. Erişim, metin, sayı ve tarihlerin biçimlenme biçimini ayarlayabilen birçok yerleşik işlevlere sahiptir.

• Çöp, çöp (GIGO) kullanmayın. Veritabanınız için iyi ve mantıklı bir tasarım oluşturmaya özen gösterin ve doğru, temiz veriler girmek için dikkatli değilseniz, veritabanınız çöp ile dolacaktır. İyi tasarlanmış bir veritabanı daha kötü tasarlanmış bir veritabanından daha kolaydır, çünkü her bir bilgi parçası, açıkça adlandırılmış ve açıkça belirtilmiş bir alanda, yalnızca uygun onaylama kuralları bulunan bir tabloda bir kez saklanır. Evet, çok fazla iş gibi görünüyor, ancak 10, 000 yanlış kaydı içeren bir veritabanını temizlemek (fazlalık bağışlayın) daha da fazla iş.

• Verilerinizi programlarınızdan ayırın. Diğer insanlarla paylaşılacak veya bunlara dağıtılacak bir veritabanı oluşturursanız, tüm tabloları tek bir veritabanında (arka uç) ve diğer tüm nesneleri başka bir veritabanında (ön uçta) saklayın. Sonra her şeyi çalışması için bu iki veritabanını bağlayabilirsiniz. Tabloların her şeyden ayrılması, daha sonra tablolardaki verileri bozmadan sorguları, formları, raporları ve diğer öğeleri güncellemenin bütün mantıksızlığını düzene sokar.

• Erken ve sık sık yedekleyin. Tamam, bu ipucu tasarımla ilgili değil, ancak atlamak için çok önemli: Veritabanınızı her gün yedekleyin. Şansın, ofisinde zaten veritabanınızı içeren düzenli (muhtemelen her gece) bir yedekleme sistemi var. Değilse, düzenli aralıklarla veritabanınızın yedek kopyasını yapın ve önemli değişiklikler yapmadan önce yedek kopyasını yapın. Bir sorunu keşfetmek biraz zaman alması ihtimaline karşı en güncel olanları değil, birkaç yedekleme tutun.

• Çöpü Gidermek İçin Doğru Erişim 2013 Aracı Bulma Veritabanınıza tablolar ve formlar vasıtasıyla giren veriler çöp ise, sorgular ve raporlarla yaptığınız herhangi bir çıktı veya analiz size çöp de verecektir.Neyse ki, Access, her alandaki verilerin o alandaki verileri almasını sağlamanıza yardımcı olacak çok sayıda araç sunar. Çöp tutan araçların çoğunu Tablo Tasarımı görünümünde bulabilirsiniz:

• Veri Türü: Yanlış türe ait verilerin girilmesini önlemek için doğru veri türünü kullanın.

Alan Boyutu:

Bu özellik, karakter sayısını sınırlar. Örneğin, bir alanın asla dört karakteri aşmaması gerektiğini biliyorsanız, Alan Boyutu'nu 4 olarak ayarlayın.

• Biçim: Bu özellik verilerin doğru görünmesini sağlar. Örneğin, metni tümü veya tümü küçük harflerle değiştirebilirsiniz.

• Giriş Maskesi:

• giriş maskesi , hangi karakterleri girebileceğinizi belirterek bir alanda izin verilen bilgileri sınırlar. Örneğin, bir sipariş numarası iki harf ve ardından dört basamaklı ise, verilerin almayı bildiği zaman bir giriş maskesi kullanın. Telefon numaraları ve posta kodları, giriş maskelerinin kullanışlı olduğu diğer alanlara örnektir. Giriş maskeleri Format alanı mülküyle çalışır.

• Varsayılan Değer: Bu özellik, başka bir değer girilmediğinde varsayılan olarak görünen bir değeri tanımlar. Varsayılan değer, başka bir değer girilene kadar alanda görünür. Alan veya Kayıt Doğrulama Kural:

• Veriler girilmeden önce bu kuralı geçmelidir. Bu özellik, Doğrulama Metni özellik kuralıyla çalışır. Gerekli:

• Bu özellik, alanın kaydetmeniz için bir değeri olması gerektiğini belirtir. Hiçbir değer girildiğinde, Access, Tab veya Enter tuşuna basıldığında yeni bir kayıt oluşturmaz ve Yeni Kayıt düğmesi grileşir. Sıfır Boyuna İzin Ver: Bu özellik, "" (bunlar arasında boşluk bırakmadan teklifler) gibi sıfır uzunlukta bir girdinin mi (yalnızca Metin, Uzun Metin ve Köprü alanları için) olup olmadığını belirtir. Sıfır uzunluklu bir alan, mevcut olmayan bilgileri ve bilinmeyen veya girilmemiş boş bir değeri (boş) ayırt etmenize olanak tanır. Bu seçenek ayarlandığında, gerekli bir alanda sıfır uzunluklu bir dize bulunur. Her ikisine de izin verildiğinde sıfır uzunluklu alanın boş bir değerden farklı olmasını sağlamak için bir giriş maskesi kullanmak isteyebilirsiniz.

• Endeksli: Bir alanı dizinlemeyi seçtiğinizde, alana yinelenen değerlerin izin verilmeyeceğini belirtebilirsiniz. Bu özellik, ayrıca Veri Sayfası görünümünden erişilebilir; Şerit'in Veri Sayfası sekmesindeki bir onay kutusu.

• Arama Alanları: Bu özellik, kullanıcının başka bir alana depolanmış bir alan için bir değer seçmesini ve böylece birçok yazım hatasını ortadan kaldırmayı ve alanın standartlaştırılmasını sağlar. Bir arama alanı oluşturmak için Arama Sihirbazı'nı kullanın.

• Visual Basic for Applications'ı Access 2013'de Verimli Olarak Kullanma Visual Basic for Applications'ı (VBA) kullanarak bir Access 2013 veritabanı uygulaması otomatikleştirirken, kod yazmaya başlamak için boş bir sayfa ile kaybolabilirsiniz. Nereden başlıyorsun Aşağıda, bir yanlısı gibi VBA kodu yazmanızı sağlayacak takip etmeniz gereken birkaç basit yönerge bulunmaktadır:

• Yardım alın. VBA kodunun örneklerini görebileceğiniz Microsoft Access yardımını başlatmak için istediğiniz zaman F1 tuşuna basın.

Nesne Tarayıcıyı kullanın.

Nesne Tarayıcısı, VBA'daki nesnelerin özelliklerini ve yöntemlerini keşfetmenize olanak tanır. Visual Basic Düzenleyicisi'nde Görünüm'ü seçin, ardından Nesne Tarayıcısı'nı seçin veya F2'ye basın.

1. Daha fazla yardım alın.

   Tabii, VBA içindeki yerleşik yardım araçları harika, ancak VBA kodu yazma konusunda yardım için İnternette arama yapmak için en sevdiğiniz tarayıcıyı da kullanabilirsiniz. Kendi projeniz için çalabileceğiniz veya ödünç alabileceğiniz örnekler bulabilirsiniz.

2. Hatalarınızı halledin.

   Hatta en mükemmel programcı dahi hataların oluşmasını engelleyemez, ancak bir programın öğütme durdurmasına yol açmasına engel olabilir. Hataları yakalamak ve program akışını değiştirmek için On Error Goto ve Resume ifadeleri ile VBA'nın yerleşik hata işleme özelliğini kullanın; böylece uygulamalarınız onları kullanan kişileri sinirlendirmez.

3. Fonksiyonları ve alt işlemleri kullanın.

   Programınızın farklı alanlarında gerçekleştirilecek görevleri yerine getirmek için işlevleri ve alt işlemleri kullanın. Genel kural olarak, kendinizi bir programın bir alanından diğerine kopyalayıp yapıştırabiliyorsanız, bu kodu kendi prosedürüne koymak isteyebilirsiniz.

4. Makroları VBA koduna dönüştürün.

   Access 2013'teki makro tasarımcısı, uygulamanızı otomatikleştirmek için önceden tanımlanmış görevler listelerinden seçim yapmanıza izin verir. İstediğinizi yapan bir makro oluşturun ve ardından o makroyu sıfırdan yazdıysanız nasıl görüneceğini görebilmek için bu makroyu VBA koduna dönüştürün.

5. Access'te Diğer Programlarla Veri Paylaşımı 2013

   Access 2013, kendi başına harika bir veritabanı uygulamasıdır, ancak diğer birçok programdan veri görüntülemenize ve almanıza izin vererek diğerleriyle iyi oynar. Bir program Visual Basic for Applications'ı (VBA) destekliyorsa, Access'te denetleyebilirsiniz. Aşağıda, denetimi altına alıp bunları paylaşabileceğiniz kısa bir uygulama listesi verilmiştir:

6. Microsoft Excel:

   Excel'in birçok kullanıcısı, verilerini depolamak için daha fazla yapıya ihtiyaç duydukları için Access'e katılırlar. Ancak bu kişilerin bazıları Erişime atlamıyor ancak Access ile Excel arasında hala güçlü bir bağ var. Bir Excel elektronik tablosunu Access'te bir tablo olarak kullanabilir veya bir Excel uygulamasını VBA'dan tamamen kontrol edebilirsiniz.

Microsoft SQL Server:

SQL Server, en azından tablo ve sorgu açısından, steroidlere erişim gibidir. Büyük miktarda veri kullanırken hızınızı ve performansı artırmak için verilerinizi Access'den SQL Server'a taşıyabilirsiniz. SQL Server'daki verilerden sonra, Access formlarınızı, raporlarınızı, makrolarınızı ve SQL Server'daki verileri kullanmak için modüllerinizi oluşturabilirsiniz.

• Microsoft Word: Access'i kullanan çoğu kişi Word kullanıyor. İster bir mektup yazıyor veya yapmanız gereken işlerin bir listesini yapıyorsunuz, Word dönmekte kullanabileceğiniz yerdir. Ayrıca Word'ü Access'ten veri yerleştirmek için yer imleri oluşturabileceğiniz ve Access'e yabancı olabilecek bir başka - raporlama aracı olarak da Word belgesindeki diğer bilgileri düzenleyebilirsiniz.

• Microsoft SharePoint: SharePoint, Microsoft'un web'deki verilerle paylaşma ve ortak çalışma vizyonudur.Access 2013'den, verileri bir SharePoint sunucusu ile paylaşabilirsiniz. Erişim tablolarını, sorguları, formları (görünüm olarak) ve bir SharePoint 2013 sunucusunda depolayan özel bir web uygulaması bile oluşturabilir ve siz veya başkalarının Access 2013'ü yüklemeden web üzerinde bu formlara erişmesine izin verirsiniz.

• Microsoft Outlook: Outlook yalnızca bir e-posta aracından başka bir şey değildir; aynı zamanda bir iletişim yönetimi sistemidir. Kartvizit, takvim ve görev bilgilerini Access uygulamanızla paylaşabilirsiniz, böylece tek bir yerde girmeniz gerekecektir.