Outlook 2003'te Tekdüzen Ticari Kişi Listesi Oluşturma Outlook 2003'te Tekdüzen Ticari Kişi Listesi Oluşturma

Ticari kişilerden oluşan bir veritabanı her zaman değişiyor ancak Outlook 2003, siparişin korunmasına yardımcı olabilir. İster müşterilerin, ister tedarikçiler olsun, insanlar gelip gidiyor, telefon numaraları değişiyor, millet terfi alıyor vb. Kişi listesini güncel tutmak, konumu dikkate alarak yoğunlaşan bir sorundur. Çoğu zaman, liste faturalandırma sistemi, satın alma departmanı ve her satış görevlisinin çeşitli arşivleri (Rolodex, Pocket PC bilgisayarları ve hatta üstteki çekmecede unutulmuş kartvizit) arasında bölünür. Güncellenmiş bir veritabanı olmadan müşterilerinizle iyi iletişim kuramazsınız.

Bu sorunun birkaç olası çözümü:

• Müşterileriniz ve tedarikçileriniz veritabanı olarak Kişiler listenizi kullanın. Kendiniz aldığınız her bilgiyi kendi başınıza çalışırken güncelleyin.
• Bir kişinin Kişiler listesini şirket listesi olarak kullanın. Bunu bir şirket kuralı yapın: Herkesin aldığı tüm yeni güncellemeler (kartvizit, yeni bilgi içeren bir telefon görüşmesi veya bir e-posta gibi) veritabanı güncellemesi için bir merkezi kişiye gidiyor.

• Exchange sunucusunda bir genel liste oluşturun ve liste bekçisi olacak bir kişi seçin. Office Professional ve Small Business sürümlerinde Outlook'a ücretsiz eklenti olan Business Contact Manager sürüm 2. 0'ı kullanabilirsiniz. İşletme rehberlerini ve hesaplarını şirketinizin geri kalanıyla bir liste halinde paylaşabilirsiniz.

Hemen adres değişikliklerinizi güncellemelisin ve yeni iletişim bilgileri eklemelisin. Yalnız çalışırken ilk seçenek iyidir. İkinci seçenek, kullanılabilir bir Exchange sunucunuz yoksa veya Business Contact Manager Sürüm 2.0'ı kullanmadığınızda çalışır. Kişiler listesi her zaman, her yerde, her takımın kullanımına açık olduğundan en iyi seçenek üçüncü seçenektir. Outlook Web erişimi. Yeni kişilerinizi Kişiler listenize yazıp kaydedin, ardından aşağıdaki gibi Kişiler listesi bekçisine vCard olarak gönderin:

1. Kaydedilen kişiyi açın.

2. İşlemler, VCard Olarak İlet'i seçin.

VCard ekli olarak yeni bir e-posta açılıyor.

3. Bunu Kişiler listesi bekçisine gönderin.

Kişi listesi bekçisi e-postayı alır ve vCard'ı e-postadan Kişiler listesine sürükleyip bırakmanız yeterlidir.

Bu şekilde bir kişi eklemek, kişinin oluşturulduğu tarihi (Oluşturulan alan adı kullanılarak) otomatik olarak kaydeder ve son değiştirilme tarihini (Değiştirilen alanı kullanarak) korur. Kişilerinizin görünümünü, bu bilgileri takip etmek istiyorsanız Oluşturulan ve Değiştirilmiş alanları dahil edecek şekilde özelleştirebilirsiniz.

Büyük olasılıkla, iç satış sistemi, her satış görevlisi veya yönetim ekibi gibi çeşitli kaynaklardan iletişim bilgileri alırsınız. Kişiyi, onu üreten kişiyle ilişkilendirmek, izlemeyi kolaylaştırır.

Bu bilgileri izlemenize yardımcı olması için kategorileri kullanabilirsiniz:

1. Her satış ekibi üyesi için yeni bir kategori oluşturun.

2. Listeye yeni bir kişi ekleyin.

3. Kişi açıkken Kategoriler düğmesini tıklayın.

Kategoriler iletişim kutusu görüntülenir.

4. Gönderen Adı kategorisini seçin ve kişiyi kaydedin.

Kişi, kaynağıyla ilişkilendirildi.