İşLemleri Kabul Etmek için QuickBooks Çevrimiçi Kurallar Oluşturmak - AYYANLAR

QuickBooks Online, indirdiğiniz işlemleri incelerken alışkanlıklarınızı öğrenmeye çalışır; QBO'nun izleyeceği kuralları belirleyerek sürece yardımcı olabilirsiniz. Kuralları kurduğunuzda inceleme sürecini hızlandırırsınız, çünkü etkili bir şekilde QBO'ya belli işlem türlerini nasıl tedavi edeceğini söylersin.

Kurallar nasıl çalışır?

Örneğin, Shell benzin istasyonlarından iş amaçlı otomobiller için gaz satın alırsınız ve her zaman QBO'daki bir finansal kuruma bağladığınız bir kredi kartı kullanarak ödeme yaparsınız. Etkili bir şekilde, Kabuk istasyonlarındaki tüm işlemleri Yakıt gider hesabınıza sınıflandırmak istiyorsunuz.

Elle kategoriyi bu işlemlerden birine atayabilir ve QBO'nun tercihinizi "öğrenmesini" bekleyebilirsiniz veya takip etmek için QBO için bir kural oluşturabilirsiniz. Bir kural oluşturduğunuzda, kuralın uygulayacağı hesaplar ve işlem türleri (para yatırma veya para kaybı) gibi bilgileri belirtirsiniz.

Tüm hesapları veya belirli hesapları etkileyen bir kuralı etkileyen bir kural oluşturabilirsiniz.

Sonra QBO işlemler üzerinde işlem yapmadan önce bireysel işlemlerin karşılaması gereken ölçütleri tespit ettiniz. Son olarak, QBO'nun ölçütleri karşılayan işlemlere ataması gereken bilgiyi siz belirtirsiniz. Örneğin, bir işlem türü ve kategori belirleyebilirsiniz.

Kurduğunuz kurallar iki yoldan biriyle çalışabilir:

• QBO, indirdiğiniz ve onayladığınız indirilen işlemlerde değişiklik önermek için kuralınızı kullanabilir. Veya
• QBO'nun kuralı otomatik olarak kuralın koşullarına uyduğunu belirten tüm hareketlere uygulamasını ve bu işlemleri QBO'ya eklemeyi seçebilirsiniz.

İlk yaklaşımı kullandığınızda, QBO, Banka ve Kredi Kartları sayfasındaki İnceleme İçin sekmesinde, bir kuralı uygulamayı bulduğu ve beklediği işlemleri tanımlar. Bu işlemleri tanımlayabilirsiniz, çünkü Kategori veya Eşleşme sütununda bir Kural simgesi görüntülenir.

QBO, kurallara uyan işlemleri tanımlamak için farklı simgeler kullanıyor ancak henüz şirketinize eklenmemiştir ve kurallar tarafından otomatik olarak eklenen işlemler.

İkinci yaklaşımda riskli görünebilir, ama gerçekten de öyle değil. QBO otomatik olarak kuralı uygular, ancak yine de QBO'nun otomatik olarak kabul ettiği işlemlerde değişiklik yapabilirsiniz.

Bir kural oluşturma

Değişiklikleri öne sürenler ve bunları gözden geçirmeniz gereken kurallar ve aynı adımları kullanarak otomatik olarak bir kurala dayalı işlemleri ekleyen kuralı siz kurdunuz.İşleri farklı kılan tek adım var.

1. İşlemler → Bankacılık seçeneğini belirleyin.

   Banka ve Kredi Kartları sayfası görüntülenir.

2. Sayfanın sağında, Güncelle düğmesinin yanındaki aşağı oku tıklayın ve Kuralları Yönet'i seçin.

   QBO, Kurallar sayfasını görüntüler.

3. Kurallar sayfasının sağ üst köşesindeki Yeni Kural düğmesini tıklayın.

   QBO, Kural iletişim kutusunu görüntüler.

   

4. Kurala bir ad verin - bir tanesi size anlamlı gelecektir.
5. Kuralın, QBO'ya gelen para veya QuickBooks'tan akan para için geçerli olup olmadığını belirleyin ve kuralın uygulanmasını istediğiniz hesapları seçin.
6. QBO'nun indirilen işlemleri incelerken onlara kural uygulayıp uygulamayacağını belirlemek için kullanması gereken "Bir İşlem Karşılaştığında" bölümünü kullanın.

   Satır Ekle düğmesini kullanarak birden fazla ölçüt ayarlayabilir ve bir işlemin ölçütlerin tümünü veya tümünü karşılamasını belirtebilirsiniz. "Tümü" belirtmek daha katıdır ve QBO kuralın uygulanması konusunda daha seçicidir.

   Bölümdeki ilk liste kutusu, QBO'nun işlem açıklamalarını, banka metnini veya işlem tutarını belirlediğiniz bir koşulla karşılaştırması gerekip gerekmediğini belirtmenizi sağlar. Buradaki sorgulayıcı zihinlerde, Açıklama (işlem açıklaması), Banka ve Kredi Kartları sayfasının Açıklama sütununda görünen metne karşılık gelir. Banka Metni seçeneği, bankanın indirdiği Banka Ayrıntısı açıklamasına atıfta bulunur; indirilen herhangi bir işlemi tıklatırsanız, Banka Ayrıntısı açıklaması görüntüleyebilirsiniz. Banka Ayrıntısı açıklaması, düzenlenen işlemlerin sol alt köşesinde görüntülenir.

7. Kural iletişim kutusunun alt kısmında, kuralın ölçütlerini karşılayan işlemlere QBO'nun uygulamak istediğiniz bilgileri ayarlayın. Aşağıdakilerden birini veya daha fazlasını seçebilirsiniz:
   • QBO'nun işleme ataması gereken İşlem Türü'nü seçin.
   • Kural şartlarına uyan işlemlere uygulanacak Alacaklıyı ve bir veya daha fazla kategoriyi seçin.
   • İsteğe bağlı olarak, kuralın koşullarını karşılayan her işleme bir Not ekleyin.
   • QBO'nun kuralın koşullarına uyan işlemleri otomatik olarak şirketinize eklemesini istiyorsanız Kitaplarımın Otomatik Olarak Ekle onay kutusunu seçin.

     Bu, bu adımların girişinde bulduğunuzdan "farklı" adım. Bu kutuyu seçerseniz, QBO'nun bu kuralı uyguladığı işlemleri onaylamanıza gerek yoktur. Ancak, otomatik olarak eklenen işlemlerde daima değişiklikler yapabilirsiniz.

8. Kaydet'i tıklayın.

Bir kural oluşturduktan sonra, kuralları kopyalamak için Kurallar sayfasının Eylemler sütununu kullanabilirsiniz (böylece benzer kuralları sıfırdan yaratmanız gerekmez) ve artık istemediğiniz kuralları silebilirsiniz. Ve bir kuralı düzenlemeniz gerekiyorsa, Kural iletişim kutusunu tekrar açıp değişiklikler yapmak için İşlemler sütunundaki Düzenle düğmesini tıklayın.

Muhasebeciler, müşterilerinize yardımcı olabilir ve QBO şirketleri arasında kurallar ihraç ederseniz ve ithal ederseniz zaman kazanırsınız.