QuickBooks ile İyi Muhasebe Denetimleri Nasıl Bakılır - mankenler

QuickBooks birden çok kullanıcıya izin verir. Birçok işletme belirli bir büyüklüğe ulaştıktan sonra, muhasebe bilgilerine ve bazı durumlarda muhasebe işlemleri yaratma yeteneğine sahip birden çok kullanıcıyı desteklemelidir. Ne yazık ki, birden fazla muhasebe sistemi kullanıcısı işletme sahibi için risk oluşturmaktadır.

Kullanıcılar muhasebe sistemine erişebilmekle ya hataları muhasebe sistemine yanlışlıkla tanıtabilir ya da ne yazık ki bir şirketi kasıtlı olarak aldatabilir. Bu sebeplerden dolayı, bir işyeri sahibinin veya işletme müdürünün kasıtlı olmayan hataları en aza indirgemek ve hırsızlık olasılığını en aza indirmek için kullanabileceği bazı QuickBooks denetim tekniklerinin bir listesi.

• Fiziksel envanter sayımlarını envanter muhasebe kayıtlarıyla düzenli olarak karşılaştırın. Maalesef envanter küçülüyor. İnsanlar - bazen çalışanlar, ancak çoğunlukla hırsız gibi sözde müşterileri - envanter çalmaktadır. Bu nedenle, envanter kayıplarınızı en aza indirgemek ve doğru muhasebe kayıtlarını korumak için yapmanız gereken tek şey, envanterinizin fiziksel sayılarını, muhasebe kayıtlarınızın gösterdiği ile düzenli olarak karşılaştırmaktır.

  En değerli ve kolay çalınan öğeleri sıklıkla saymaya yönelik bu yaklaşım iki şeyi gerçekleştirir:

  • Envanter daralması hızla tanımlanır.

  • İşletme sahibi, en çok çalınan envanter türünü veya envanterin en çok çalındığı zamanları belirleyerek envanterin küçülmesini en aza indirebilir.

• Banka hesaplarını mutabık kılın. İşletme sahiplerinin yapması gereken bir şey kendi banka hesaplarını mutabakata bağlamaktır. Çalışanlar, şirketin banka hesabına, sahibinin göremediği çekleri nasıl yazacaklarını hesaplarken, genellikle muhasebe personeli tarafından çalışanların çalınması meydana gelir. Sahte ve sahte bir işlemi bulmak için emin bir yol, sahibin banka ekstresi ile uzlaştırmasını sağlamaktır.

  Sahibi, banka ekstresi uzlaştırmaya çalışırsa, bankanın hesap hesabı ile şirketin QuickBooks muhasebe kayıtlarını karşılaştırabilir. Herhangi bir belirgin tutarsızlık düzeltilebilir, yani QuickBooks muhasebe kayıtlarının daha doğru olduğu anlamına gelir. Buna ek olarak, işletme sahibi kontrollere yakından baktığında, şeffaf, şüpheli işlemler ortaya çıkma eğilimi gösterir.

• Muhasebe ile mümkün olduğunca fiziksel muhafazayı birbirinden ayırın. Küçük bir işletmede, bir faaliyetin muhasebeleştirilmesini, bu faaliyetin fiziki saklama ya da fiziksel sorumluluğu ile her zaman ayırmak zordur.Örneğin, envanter muhasebesini fiziksel saklamadan veya o envanterdeki erişimden ayırmak zor.

• Çalışanları QuickBooks kullanımında eğitin. İki temel nedenden ötürü herhangi bir boyutta bir işiniz varsa, çalışanları QuickBooks'u kullanmaya yetiştirmelisiniz:

  • QuickBooks'un nasıl kullanılacağını bilen birinin yanlışlıkla hata yapması daha az olasıdır.

  • Dağınık muhasebe kayıtları, kamuflajdaki çalışanların hırsızlığını kaydeder.

• QuickBooks dosyanızı kapatın. Bir Muhasebe İlkesi dersini alırsanız, kapatmanın, gelir ve gider hesaplarını sıfırlamak için gerçekleştirdiği, böylece yeni yıldan başlayarak gelir ve giderlerin kolayca hesaplanabileceği bir dizi muhasebe işlemleri anlamına gelir. QuickBooks'ta kapanış farklı bir şey demektir.

  Ancak yine de, verilerinizin bütünlüğünü korumak için QuickBooks dosyasını kapatmak istiyorsunuz. Yapmanız gerekenler: Düzen → Tercihler komutunu seçin, Muhasebe'yi seçin, Şirket Tercihleri ​​sekmesini seçin ve Kapatma Tarihi Ayar Tarihi / Parola düğmesini tıklayın. QuickBooks size sorduğunda, bir kapanış tarihi ve parolası belirtin.

  Bu bilgileri sağladıktan sonra, QuickBooks, kullanıcıların kapanış tarihinden önce yapılmış olan işlemleri değiştirmesini ya da girmesini yasaklar veya sınırlar. (Yalnızca şifreye sahip kişiler, tarihleri ​​kapanış tarihinden önce olan değişiklikler yapabilir veya değiştirebilir.)

• QuickBooks muhasebe sisteminizi yönetin. Birçok işletme sahibi muhasebe sistemini, faturalar, maaş çekleri ve yıllık vergi iadesi için gerekli olan bilgileri üretmek için bir araçtan daha fazla bir şey olarak görmüyor. Ne yazık ki, muhasebe sistemi ile bu uzak ilişkisi, işletme sahiplerinin çoğu zaman muhasebe sistemi ile olanları etkin bir şekilde yönetmek için çok fazla ihtiyaç duymadığı anlamına gelir.

  Bir muhasebe sistemi, işinizi daha iyi yönetmek için kullandığınız bir araç olmalıdır. Ve o da olabilir. Ancak, işinizi daha iyi yönetmek için bir araç olacaksa, sistemi yönetmeniz gerekir.

  Basit bir şekilde, bazı basit denetim listeleri oluşturarak insanların yapmaları beklenen şeyleri yaptıklarından emin olabilirsiniz.

Örnek Bir Aylık Muhasebe Yapılacaklar Listesi

Görev	Tamamlandı mı?
Dışa yedeklenen ve dışa aktarılan veriler
Mutabık kılınan banka hesapları
Tüm faturalar, kredi notları, ifadeler
Temizlenen gerilemeyen hesaplar
Verilen mali tablolar
Rapor edilen istisnalar (örneğin, gecikmiş faturalar, faturalar, satınalma siparişleri, anormal stok kalemleri)

Örnek Yıllık Muhasebe Yapılacak Listesi

Görev	Tamamlandı mı?
Deneme bakiyesini ayarlayın
Sürekli kayıt için yıl sonu sayılarıyla birlikte CD yazın
Büyükse, veri dosyalarını temizlemeyi düşünün
Gerçekten bittiğinde yıl kapatın