Anahtar Sorularınız Excel Dashboard'unuzu Dağıtmadan Önce İstediğiniz Sorular - Bitmiş Excel gösterge tablosunu göndermeden önce aptallar

Bitirilen Excel gösterge panonuzu göndermeden önce geri adım atmanız ve bazı kilit sorular sormanız gerekir. Kontrol panelinizi dağıtmadan önce bu soruları bir kontrol listesi olarak kullanın.

Kontrol paneliniz doğru bilgileri sunuyor mu?

Sunmakta olduğunuz bilgilere bakın ve ihtiyaçların toplanması sırasında belirlenen gösterge tablosunun amacına uygun olup olmadığını belirleyin. Tablonun amacını ana kullanıcılarınızla tekrar netleştirmek konusunda çekinmeyin. Tablonun vakum içinde kurulmasını önlemek istiyorsunuz. Birkaç test kullanıcısının yinelemeleri geliştirirken görebilmesi için izin verin. Bu şekilde iletişim açık kalır ve yanlış yönde çok fazla ilerlemeyeceksiniz.

Gösterge tablonuzdaki her şeyin bir amacı var mı?

Gösterge tablonuzdaki bilgilerin ne kadarının ana amacını desteklemediğine dürüst bir göz atın. Gösterge tablonuzu olabildiğince değerli tutmak için ilginç ancak eyleme çevrilemeyen, iyi bilgili verilerle sulandırmak istemezsiniz.

Veriler gösterge tablosunun temel amacını desteklemiyorsa, bırakın. Sayfadaki boşlukları doldurmanız gerektiğini söyleyen hiçbir şey yok.

Kontrol paneliniz önemli mesajı göze çarpıyor mu?

Her gösterge tablosunda bir veya daha fazla önemli mesaj var. Bu mesajların belirgin şekilde görüntülenmesini sağlamak istiyorsunuz. Bir gösterge tablosundaki önemli mesajların belirgin olup olmadığını test etmek için durun ve gösterge tablosuna bakarken dikkatli olun. Uzak dur ve ardından gösterge tablosuna birkaç kez bak. Önce ne sana atlıyor? Görüntülmesini istediğiniz önemli bileşenler değilse, bir şeyi değiştirmeniz gerekir.

Anahtar bileşenlerin önem kazanmasını sağlamak için yapabileceğiniz birkaç işlem.

Kontrol panelinizin ana bileşenlerini sayfanın sol üst ya da sol ortasına yerleştirin. Çalışmalar, bu alanların daha uzun süre en çok ilgisini çektiğini göstermektedir.
Kontrol panel alanlarını tanımlayan sınırları, arka planları ve diğer öğeleri vurgulayın. Kontrol panelinizi bölümlemek için bileşenleriniz arasındaki doğal boşluk kullanmaya çalışın. Sınırlar gerekliyse, bunları verilerinizden daha açık tonlara göre biçimlendirin.
Etiketleri ve diğer metinleri verilerinizden daha açık tonlara biçimlendirin. Açık renkli etiketler, kullanıcılara, görüntülenen bilgilerden rahatsızlık vermeden ihtiyaç duydukları bilgileri verir.

Bu gösterge tablosunu koruyabilir misiniz?

Bir gösterge tablosunun güncellenmesi ile bir gösterge tablosunun yeniden kurulması arasında büyük bir fark var.Hazırladığınız tatlı görünümlü gösterge tablosunu heyecanla göndermeden önce böyle bir gösterge tablosunun bakımı hakkında düşünmek için biraz zaman ayırın. Güncellemelerin sıklığını ve veriyi her güncelleştirdiğinizde hangi süreçleri gerçekleştirmeniz gerektiğini düşünmek istersiniz. Bir kerelik bir raporlama olayıysa, kullanıcılarınızla bu beklentiyi belirleyin. Yinelenen bir rapor haline geleceğini biliyorsanız, herhangi bir takvim üzerinde anlaşmaya varmadan önce kalkınma zamanını, yenileme aralıklarını ve aşamalamayı gerçekten isteyeceksiniz.

Kontrol paneliniz kapsamını ve raf ömrünü açıkça gösteriyor mu?

Gösterge tablosunda kapsamı ve raf ömrü açıkça belirtilmelidir. Yani, herkes gösterge tablonuza bakabilir ve alakalı olduğu dönemi ve gösterge tablosundaki bilgilerin kapsamını bilmelidir. Gösterge tablolarınızı ve raporlarınızı etkili bir şekilde etiketlemek için yapabileceğiniz birkaç basit şey budur.

Gösterge tablonuza daima bir zaman damgası ekleyin. Bu aynı gösterge tablasını veya raporu aylık veya haftalık taksitler halinde dağıtırken karışıklığını en aza indirir.
Ölçümler için veri alındığında bunu gösteren bir metin ekleyin. Birçok durumda, verilerin zamanlaması, bir ölçüyü analiz ederken kritik bir bilgi parçasıdır.
Kontrol panelinizdeki her bileşen için açıklayıcı başlıkları kullanın. Kısaltmalar ve simgeler içeren şifreli başlıklardan kaçının.

Kontrol paneliniz iyi belgelendirilmiş mi?

Kontrol panelinizi ve arkasındaki veri modelini belgelemek önemlidir. Bir Excel çalışma sayfasını miras alan herkes, bir rapora giren çeşitli analitik döngüleri çevirmenin ne kadar zor olduğunu bilir. Şansınız varsa, veri modeli bir hafta kadar bir araya gelebilecek kadar küçük olacak. Eğer bu kadar şanslı değilseniz, tüm modeli aşmanız ve sıfırdan başlaması gerekecek.

Belgelerin bile hifalutin fantezi şeyler olması gerekmiyor. Kontrol panelinizi belgelendirirken yardımcı olabilecek birkaç basit şey olabilir.

Veri modelinize Model Haritası ekle sekmesi. Model Haritası sekmesi, veri modelindeki anahtar aralıkları özetlemek ve her aralığın son sunum katmanındaki raporlama bileşenleri ile nasıl etkileşime girdiğini öğrenmek için kullanabileceğiniz ayrı bir sayfadır.
Yorum ve etiketleri özgürce kullanın. Birkaç açıklayıcı yorumun ve etiketin, verilerinizi modelinizden uzaklaştıktan sonra bile modelinizi açıklığa kavuşturmaya nasıl yardımcı olabileceği şaşırtıcı.
Veri modelinizdeki aralıkları belirlemek için renkleri kullanın. Veri modelinizdeki renkleri kullanmak, bir dizi hücreyi çabucak görüntülemenize ve bu aralığın ne yaptığına dair temel bir gösterge elde etmenize olanak tanır. Her renk bir aralık türünü temsil edebilir. Örneğin sarı, aşamalı tabloları, gri formülleri, mor ise referans tabloları temsil edebilir.

Kontrol Paneliniz kullanıcı dostu mı?

Kontrol panelinizi dağıtmadan önce, kullanıcı dostu olduğundan emin olmak istersiniz. Kullanıcı dostu olanın ne olduğunu anlamanız zor değildir:

Sezgisel: Gösterge tablonuz, onu hiç görmemiş birine göre sezgisel olmalıdır.Birisi üzerinde test edin ve o kişiye mantıklı olup olmadığını sorun. Hesap özetinin ne söylediğini açıklamaya başlamanız gerekiyorsa, bir şeyler yanlışmış demektir. Kontrol panelinin daha fazla etiket, daha az karmaşık grafikler, daha iyi bir düzen, daha fazla veri ve daha az veri gerekiyor mu? Birkaç kullanıcıdan geribildirim almak iyi bir fikirdir.
Kolay gezinilebilir: Kontrol paneliniz dinamikse, makro veya pivot tablolarıyla etkileşimde bulunmaya izin veriyorsanız, navigasyonun iyi çalıştığından emin olun. Kullanıcı, verisine erişmek için çeşitli yerlerde tıklamalı mı? Matkapların sayısı uygun mu? Bir görünümden diğerine geçiş yapmak çok uzun sürüyor mu? Gösterge tablonuzu birkaç kullanıcı üzerinde tekrar test edin. Ve interaktif gösterge panosu özelliklerini, sizin olmayan başka bilgisayarlarda test etmeyi unutmayın.
Baskı düzgün: Kontrol panelini yazdırmaktan başka hiçbir şey sinir bozucu değildir; sadece, ön paneli hazırlayan kişinin doğru şekilde basmasını sağlamak için zaman ayırmadığını bulmak için. Kontrol panellerinin doğru şekilde yazdırılabilmesi için, Excel dosyalarındaki yazdırma seçeneklerini ayarlamaya dikkat edin.

Kontrol paneliniz doğru mu?

Hiçbir şey bir gösterge panosunu öldürmez veya rapordaki veriler doğru olmayan algılamadan daha hızlı rapor verir. Verilerinizin doğru olup olmadığını nasıl belirleyeceğinizi söylemek benim yeteneklerim değil. Bununla birlikte, bir gösterge tablosunun doğru olduğuna dair algılanan üç faktörü vurgulayabilirsiniz:

Güvenilir kaynaklarla tutarlılık: Verileriniz diğer raporlama kaynaklarıyla eşleşmiyorsa, bir veri güvenilirliği sorununuz olur - özellikle de diğer kaynaklar yetkili kaynaklar olarak kabul edilirse. Kurumunuzda gospel olarak kabul edilen veri kaynaklarının farkında olun. Kontrol paneliniz yetkili bir kaynakla ilişkili verileri içeriyorsa, tutarlılığı sağlamak için verilerinizi bu kaynakla karşılaştırın.
İç Tutarlılık: Gösterge tablonuzdan bir bölümünün neden aynı gösterge tablosunun diğer bölümlerine girmediğini açıklamak hiç eğlenceli değil. Gösterge tablonuzda iç tutarlılığın bir miktar olmasını sağlamak istiyorsunuz. Kontrol panelinizin farklı alanlarındaki karşılaştırılabilir bileşenlerin birbiriyle tutarlı olduğundan emin olun. Tutarsızlık için bir sebep varsa, bu sebepleri açıkça belirtin. Basit bir notasyonun veriyle ilgili soruları ne kadar iyi çözdüğü şaşırtıcıdır.
Kişisel tecrübe: Hiç birisine bir rapora bakıp "Bu doğru değil mi" derdi mi? "Verilerin sağlamlığını değerlendirmek için bazı kişilerin" bağırsak hissi "dediği şeyleri kullanıyorlar. Kimse vakumla sayılara bakmaz. Herhangi bir analize baktığınızda, yıllarca kişisel bilgi, etkileşim ve deneyim getirirsiniz. Bilgiyi değerlendirirken bu deneyimleri bilinçsizce kullanırsınız. Kontrol panelinizin doğruluğunu belirlerken, örgütsel "fıkra bilgisi" ni göz önünde bulundurun. "Mümkünse, ön panelinizi şirketinizdeki birkaç içerik uzmanına gösterin.