Video: Sage Accounting Tutorial - Online Sage Training - #1 Nominal Ledger 2024
QuickBooks 2012'ye birden fazla muhasebe sistemi kullanıcısı katarsanız, muhasebe kontrollerine olan ihtiyacınız artar. Kullanıcılar muhasebe sistemine erişebilmekle ya hataları muhasebe sistemine yanlışlıkla tanıtabilir ya da ne yazık ki bazı kullanıcılar kasıtlı olarak bir işletmeyi aldatabilir.
Bu nedenlerden dolayı, QuickBooks'un bazıları, kasıtsız hataları en aza indirgemek ve hırsızlık olasılığını en aza indirmek için kontrol tekniklerini muhasebeleştirir:
-
Fiziksel envanter sayımlarını envanter muhasebe kayıtlarıyla düzenli olarak karşılaştırın. Envanter maalesef küçülüyor. İnsanlar - bazen çalışanlar, ancak çoğunlukla hırsızlar gibi sahte müşteriler - envanter çalacaklar.
Bu nedenle, hem envanter kayıplarınızı en aza indirgemek hem de doğru muhasebe kayıtlarını korumak için yapmanız gereken şeylerden biri, envanterinizin fiziksel sayılarını, muhasebe kayıtlarınızın gösterdiği ile düzenli olarak karşılaştırmaktır.
Örneğin, küçük bir marketten günlük olarak tütün envanteri, haftalık olarak bira ve şarap envanteri ve ayda bir veya yıllık olarak diğer tüm bakkal stok ürünlerini karşılaştırmak isteyebilirsiniz. En değerli ve kolay çalınan öğeleri sık sık hesaplamak için kullanılan bu yaklaşım iki şeyi gerçekleştirir:
-
Envanter daralması hızla tanımlanır.
-
İşletme sahibi, en çok çalınan envanter türünü veya envanterin en çok çalındığı zamanları belirleyerek envanterin küçülmesini en aza indirebilir.
-
-
Banka hesaplarını birbirine geçirin. İşletme sahiplerinin yapması gereken bir şey kendi banka hesaplarını mutabakata bağlamaktır. Çalışanlar, şirketin banka hesabına, sahibinin göremediği çekleri nasıl yazacaklarını hesaplarken, genellikle muhasebe personeli tarafından çalışanların çalınması meydana gelir. Sahte ve sahte bir işlemi bulmak için emin bir yol, sahibin banka ekstresi ile uzlaştırmasını sağlamaktır.
Sahibi, banka dekontunu uzlaştırırsa, bankanın muhasebe hesaplarını şirketin QuickBooks muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırabilir. Açık farklar düzeltilebilir; bu, QuickBooks muhasebe kayıtlarının daha doğru olduğu anlamına gelir. Buna ek olarak, işletme sahibi kontrollere yakından baktığında, şeffaf, şüpheli işlemler ortaya çıkma eğilimi gösterir.
-
Muhasebe ile mümkün olduğunca fiziksel muhafazayı birbirinden ayırın. Küçük bir işletmede, bir faaliyetin muhasebeleştirilmesini, bu faaliyetin fiziki saklama ya da fiziki sorumluluğundan her zaman ayırmak zordur.Örneğin, envanter muhasebesini fiziksel saklamadan veya o envanterdeki erişimden ayırmak zor.
Örneğin, bir mağaza katibi kolayca sigarayı çalabilir ve sigara için yazarkasa satışları yoluyla da envanter kayıtlarını düzenleyebilir. Bununla birlikte, nerede fiziksel muhafazayı muhasebeden ayrı tutabildiğinizde, dahili bir hata denetimi yapılır.
Mal varlıklarının fiziksel muhafazasını muhasebe ve muhasebe görevlerinden ayrı tutmanın yollarını bulmada EBM'den yardım isteyebilirsiniz. Ve sen gerçekten, bunu gerçekten yapmalısın. Ne yazık ki, çalışanların çalınması çok yaygındır.
-
Çalışanları QuickBooks kullanımında eğitin. İki temel nedenden dolayı herhangi bir boyutta bir işiniz varsa, çalışanları QuickBooks kullanmaya eğitmelisiniz:
-
QuickBooks'un nasıl kullanılacağını bilen birinin yanlışlıkla hata yapması daha az olasıdır. Yani, eğer yapabiliyorsanız, bazı çalışanlara yardım veya eğitim veya ikisini birden sağlamak mantıklıdır. Bu kaynaklar, işinizi daha iyi yönetmenizi sağlayan finansal bilgileri oluşturmak için QuickBooks özelliklerini daha rahat ve daha doğru bir şekilde kullanabilmelerini sağlar.
-
Dağınık muhasebe kayıtları, kamuflajdaki çalışanların hırsızlığını kaydeder. Çoğu durumda, çalışanların çalınması durumunda gördüğünüz şeylerden biri de, muhasebe kayıtlarının berbat halindedir. Dolayısıyla eğitim, yalnızca daha doğru muhasebe kayıtları anlamına gelmez, aynı zamanda hırsızlık veya zimmete para geçirmeye elverişli bir çevreye sahip olma ihtimalinizin az olması anlamına gelir.
-
-
QuickBooks dosyanızı kapatın. Muhasebe İlkeleri dersini alırsanız, kapatmanın birisinin gelir ve gider hesaplarını sıfıra indirgeyen bir dizi muhasebe prosedürü anlamına geldiğini öğreneceksiniz.
QuickBooks'ta, kapanış farklı bir şey demektir. Ancak yine de, verilerinizin bütünlüğünü korumak için QuickBooks dosyasını kapatmak istiyorsunuz. Yapmanız gerekenler: Düzen → Tercihler komutunu seçin, Muhasebe ve ardından Şirket Tercihleri sekmesini seçin ve Kapanış Tarihi Ayar Tarihi / Parola düğmesini tıklayın. QuickBooks size sorduğunda bir "kapanış tarihi" ve şifre belirtin.
Bu bilgileri sağladıktan sonra, QuickBooks ya kullanıcıları yasaklar ya da kullanıcıların kapanış tarihinden önce yapılmış olan işlemleri değiştirmesini veya girmesini kısıtlar. (Yalnızca şifreye sahip kişiler, tarihleri kapanış tarihinden önce olan değişiklikleri yapabilir veya girdirebilir.)
