Mailinizi Outlook 2016'da düzenleyin - kuklalar

Posta kutusunun şişmesi. Herkes zamanla onu alır. Outlook 2016 Gelen Kutusu, silmek veya dosyalamayı ihmal ettiğiniz iletilerle dolup taşar ve bildiğinizden önce binlerce ileti aldığınızda, veri dosyanızda yer kaplar ve yeni öğelere kolayca göz atmanıza engel olur. İşte bu tıkanıp parçalamak için bazı fikirler.

Sohbetleri temizle

Sohbet çoklu ileri geri mesajları içeren bir e-posta alış verişidir. Çoğu kişi yalnızca önceki metni silmeden bir konuşmaya devam etmek için Yanıtla'ya bastığından, temel olarak birbirinin içeriğinin alt kümeleri olan çok sayıda mesajla sonuçlanırsınız. Konuşma Temizleme özelliği geçer ve bunları bulur ve en az bir diğer mesajın içinde tamamen bulunan mesajların silinmesini sağlar.

Belirli bir mesajda bu özelliği kullanmak için Ana Menü → Temizle → Konuşmayı Temizle'yi seçin. (Önce mesajı seçin.) Tüm bir klasörü temizlemek için Ana Sayfa → Temizle → Klasörü Temizle'yi seçin. Veya, tüm posta klasörleriniz için bunu yapmak için Gelen Kutusu'nu seçin ve ardından Giriş → Temizle → Klasör ve Alt Klasörleri Temizle'yi seçin.

Eski iletileri arşivleme

Outlook'u, belirli bir tarihe göre daha eski olanlar gibi belirli özelliklere sahip arşiv iletileri olarak ayarlayabilirsiniz. İletileri arşivlemek onları Arşiv adlı ayrı bir veri dosyasına taşır. PST. Ana Outlook dosyasını temizlemek Outlook'u daha hızlı başlatması için küçük boyuta getirir. Arşiv veri dosyasını herhangi bir şeye geri göndermeniz gerektiğinde istediğiniz zaman açabilirsiniz.

Mesajları arşivlemek için Dosya → Bilgi → Posta Kutusu Temizleme → Arşivle'yi seçin. Arşiv iletişim kutusundaki tercihlerinizi belirleyin ve Tamam'ı tıklayın.

Daha sonra bir şeyler almak için Arşiv verileri dosyasını açmak için Dosya → Aç & İhracat → Outlook Veri Dosyasını Aç'ı seçin. Arşiv dosyasına göz atın, onu seçin ve Tamam'ı tıklayın. Arşiv dosyası şimdi soldaki gezinti bölmesinde görünür; ana dosyanızdaki gibi orada onunla çalışabilirsiniz.

Daha kapsamlı bir temizleme için Dosya → Bilgi → Posta Kutusu Temizleme → Posta Kutusu Temizleme'yi seçin. Posta Kutusu Temizleme iletişim kutusunda, otomatik arşivleme için parametreleri belirleyebilirsiniz. Örneğin, belli sayıda veya belirli sayıda kilobayttan daha büyük öğeleri bulabilirsiniz.

Posta klasörü oluşturma

Postanızı organize etmenin etkili bir yolu, Gelen Kutunuz için alt klasörler oluşturmaktır. Ardından iletileri ana Gelen Kutusundan çıkarmak için alt klasörlerden birine taşıyabilirsiniz. Örneğin, gönüllü olduğunuz her organizasyon için bir alt klasör veya sizi gönderen her aile üyesi için bir alt klasör olabilir.

Yeni bir klasör oluşturmak için, gezinme bölmesinde Gelen Kutusu klasörünü sağ tıklayın ve Yeni Klasör'ü seçin. Yeni klasör adını yazın ve Enter tuşuna basın. Ardından gelen kutunuzdaki iletileri gezinme bölmesindeki yeni klasörün adına sürükleyip bırakın.

Posta işleme kuralları oluşturma

Birden çok posta klasörüne sahip olmak harika ama iletileri bu klasörler içine sürükleyip bırakmayı unutmayın. Neyse ki, posta işleme kuralları oluşturarak süreci otomatikleştirebilirsiniz. Bir kural, gönderenin e-posta adresini değerlendirebilir ve mesajı, örneğin belirli bir kişiyse, bir alt klasöre yönlendirebilir.

Bir posta işleme kuralı oluşturmak için, istenen ölçütleri karşılayan seçilmiş bir mesajla başlayın. Ardından Giriş → Kurallar → Kural Oluştur'u seçin. Ardından, hedeflemek istediğiniz iletiyi tanımlamak için iletişim kutusunu doldurun. Örneğin, konunun neyi içerdiğini veya kimin gönderileceğini belirleyebilirsiniz. Daha fazla seçenek için Gelişmiş Seçenekler'i tıklayın.

Dosyayı kurmak için Dosya → Paylaş → çevrimiçi sun → Online sun seçeneklerini belirleyin. Bir bağlantı görünür; bu bağlantıyı kopyalayıp kısa mesaj, e-posta veya istediğiniz metodla kitlenize gönderir. Almalarını bekleyin ve ardından gösteriyi başlatmak için görünen iletişim kutusundaki Sunum Başlat düğmesini tıklayın.