QuickBooks 2013 Pro ve Premier Çok Kullanıcılı Bir Ortamda - mankenler

QuickBooks Pro ve Premier 2013, QuickBooks veri dosyası için birkaç şifre oluşturmanıza izin verir. Bununla ilgili gerçekten düzgün olan şey QuickBooks'a belirli kullanıcıların ve şifrelerin yalnızca belirli şeyler yapmasına izin vermesini söyleyebilmenizdir.

Örneğin, işletme sahibi, bir şey yapmasına izin veren bir şifreye sahip olabilir. Ancak, örneğin, yeni bir muhasebe memuru, faturalarını sisteme kaydetmesine izin veren bir şifreye sahip olabilir.

QuickBooks Pro ve QuickBooks Premier 2013 sürümlerinde ek kullanıcı ve parolalar oluşturmak için şu adımları izleyin:

1. Şirket → Kullanıcıları ve Parolaları Ayarla → Kullanıcıları Ayarla komutunu seçin.

   QuickBooks, Kullanıcı Listesi iletişim kutusunu görüntüler. Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusu, QuickBooks erişiminin ayarlandığı ve QuickBooks kullanıldığında doldurulabilecek rolleri tanımlar. İletişim kutusunun Kullanıcı Listesi sekmesindeki Kullanıcılar listesinde ayrıca sisteme kimin oturum açtığını da belirtir.

2. QuickBooks'a, Kullanıcı Ekle düğmesini tıklayarak kullanıcı eklemek istediğinizi söyleyin.

   QuickBooks, ilk Kullanıcı Parolasını ve Erişimini Ayarla iletişim kutusunu görüntüler.

3. Kullanıcıyı tanımlayın ve bir şifre girin.

   Parola oluşturduğunuz her kullanıcıya bir kullanıcı adı verin. Bunu, Kullanıcı Adı kutusuna kısa bir ad (belki kullanıcının ilk adı) girerek yapabilirsiniz. Kullanıcıyı tanımladıktan sonra kullanıcının parolasını hem Parola metin kutusuna hem de Parolayı Onayla metin kutusuna girin.

4. Kullanıcının rolünü / rollerini belirleyin.

   Kullanıcının doldurduğu rolleri (veya görevleri) seçmek için Kullanılabilir Roller listesini kullanın. Ardından, Ekle düğmesini tıklayarak seçili rolleri kullanıcının rollerine atayın. Bir kullanıcıdan bir rolü taşımak için, Rolü Atanan Roller liste kutusundan seçin ve ardından Kaldır'ı tıklayın.

   New User (Yeni Kullanıcı) iletişim kutusunun altındaki Açıklama kutusu, rolü genellikle, seçili role atanmış QuickBooks kullanıcısı da dahil olmak üzere daha ayrıntılı olarak açıklar.

5. (İsteğe bağlı) Rolleri gerektiği gibi değiştirin.

   QuickBooks'un yardımıyla atadığınız rolleri ince ayar yapabilirsiniz. Bunu yapmak için, Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusunda Rol sekmesini seçin, değiştirmek istediğiniz rolü tıklayın ve Düzenle düğmesini tıklayın. QuickBooks Rolü Düzenle iletişim kutusunu görüntülediğinde, Alan ve Etkinlikler listesinden bir muhasebe etkinliği veya alanı seçin ve daha sonra, Alan Erişim Düzeyi düğmelerini kullanarak, seçili rolü taşıyan bir kullanıcının neler yapabileceğini belirleyin.

   Hiçbiri radyo düğmesini seçerek kullanıcının hiçbir erişime sahip olmadığını belirtebilirsiniz.Tam radyo düğmesini seçerek kullanıcının tam erişime sahip olduğunu belirtebilirsiniz. Kullanıcı kısmi erişime sahipse Kısmi düğmeyi seçin ve sonra Oluştur, Değiştir, Sil, Yazdır ve Bakiye Dengesi kutusunu işaretleyin veya işaretini kaldırın. Değişiklikleri kaydetmek ve Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusuna dönmek için Tamam'ı tıklayın.

   Alan ve Etkinlikler listesindeki girdilerden birini seçerek herhangi bir role başlangıçta sahip olan erişimi görebilirsiniz. QuickBooks, rol için geçerli ayarları göstermek için Alan Erişim Seviyesi düğmelerini ve kutularını kullanır.

6. (İsteğe bağlı) Kullanıcı izinlerinizi gözden geçirin.

   Bir kullanıcı oluşturduktan sonra, kullanıcıya verdiğiniz izinleri incelemelisiniz (dikkatli olmak için). Bunu yapmak için, Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusunun Kullanıcı Listesi sekmesini tıklatın, kullanıcıyı seçin ve İzinleri Görüntüle düğmesini tıklatın.

   QuickBooks, İzinleri Görüntüle iletişim kutusunu (gösterilmiyor) görüntülediğinde, kullanıcıyı seçin ve ardından kullanıcının İzin verilemeyeceğini ve yapamayacağının çok ayrıntılı bir listesini görüntüleyen İzinleri Görüntüle penceresini görmek için Görüntüle düğmesini tıklayın.

7. (İsteğe bağlı) Rol değişikliklerini gözden geçirin.

   Bir rolün izinlerini değiştirirseniz, muhtemelen bu değişiklikleri gözden geçirmek isteyebilirsiniz. Bunu yapmak için Kullanıcılar ve Roller iletişim kutusunun Rol Listesi sekmesini tıklayın, rolü seçin ve İzinleri Görüntüle düğmesini tıklayın. QuickBooks, sizin ve QuickBook'ların oluşturduğu rolleri listeleyen İzinleri Görüntüle iletişim kutusunun başka bir sürümünü görüntüler.

   İncelemek istediğiniz rolü seçin ve ardından İzinleri Görüntüle düğmesini tıklayın. QuickBooks, Rolleri olan birinin yapabileceği ve yapamayacağının ayrıntılı bir listesiyle İzinleri Görüntüle penceresinin başka bir sürümünü görüntüler.

8. Kullanıcı ve rol izinlerinin incelenmesini tamamladıktan sonra, açık pencereleri kapatmak için Kapat'ı ve ardından açık iletişim kutularını kapatmak için İptal veya Kapat düğmesini tıklayın.

   Bu noktadan sonra, yeni kullanıcı QuickBooks'u kullanabilir; Ancak, hakları sizin belirttiğiniz şeyle sınırlıdır.

Muhasebeciler, belirli kullanıcıların sahip oldukları hakları görmek isterler. Yıllık kapanışların bir parçası olarak EBM'niz tarafından denetlenirseniz, bu özellikle geçerlidir. (Örneğin banka, denetlenmiş finansal tabloların olmasını isterse denetlenebilirsiniz.) QuickBooks'un İzinleri Görüntüle penceresi, bu verileri çevrimiçi görmek için kaygan bir yoldur ve izin bilgilerinin bir kopyasını basmak isterseniz, yapmanız gereken tek şey ise pencerenin Baskı düğmesini tıklayın.