MYOB Kuralları ve Banka Feed'leriyle Çalışma İpuçları

MYOB AccountRight'ın en iyi şeylerinden biri, işlemleri otomatik olarak tahsis etmek için banka kuralları oluşturabilmenizdir. İşte, her seferinde düzgün çalışan kurallar oluşturma konusunda bazı ipuçları.

• Kural şartlarını mümkün olduğunca basit tutun. Örneğin, belki mekanikçinize yapılan son bir ödeme 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU' olarak ortaya çıkmış olabilir. Elbette, MYOB'ye bu tam kelimeleri içeren herhangi bir işlemi Motorlu Araç Giderine tahsis etmesini söyleyen bir kural oluşturabilirsiniz, bunun yerine kural koşullarını basitleştirmek için biraz zaman ayırın. Örneğin, MYOB'ye, 'BAY AUTOMOTIVE' kelimeleri ile herhangi bir işlemi Motorlu Araç Giderine tahsis etmesini söyleyen bir kural oluşturun. Bu şekilde, bir dahaki sefere EFTPOS yerine kredi kartı ile ödeme yaparsanız veya bankacılık ekibi kendi banka bildirim metninin farklı göstereceği şekilde değişirse, kuralın doğru kalması daha olasıdır.

• Kural adlarını bilgilendirici ve kolay tanımlamaya uygun tutun. MYOB, banka ekstrenizdeki metinden tüm açıklamayı kural adı olarak kullanmayı varsayılanı yapar. Yukarıdaki örneği kullanarak, kural adı 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU' olur. Bu varsayılan kabul etmeyin, ancak daha sonra kurallarınızı daha kolay bulmak için kural adlarını daima düzenleyin. Örneğin, bu işlem, hem ilgili banka dekontu metnini hem de masraf çeşidini içerdiğinden, bu işlem için iyi bir kural adı muhtemelen 'Bay Automotive Vehicle Repair' olacaktır.

• Bir kural oluştururken daima Gelişmiş Seçenekler'e gidin ve sağ alt köşedeki tedarikçi veya müşteri adını girin. Her ne kadar bir kart seçmek zorunlu değilse de, bir kart seçmedikçe, ileride bu müşteri veya tedarikçinin tüm işlemlerini arayamayacağınızı unutmayın. Ayrıntılı işlem geçmişi yokluğu gerçek bir acı olabilir, bu nedenle yeni bir kural oluşturduğunuzda bu bilgileri eklemek için fazladan vakit ayırın.

  Tedarikçilere elektronik ödemeler yapmak için İnternet bankacılığı kullanılırken açıklamanın banka ekstrenizde nasıl görüneceği konusunda dikkatle düşünün. Kendinize sorun, bu açıklamaya dayalı bir kural oluşturabilecek misiniz? Bu sorunun cevabı hem bankanıza hem de Alacaklı'nın adının beyannamenizde görünüp görünmeyeceğine bağlı. Bir ipucu tedarikçinin ayrıntılarını ve ödeme açıklamalarını Internet bankacılığınızda saklayarak her seferinde aynı metnin aynı görünmesini sağlamaktır. Bu şekilde, belirli bir metni temel alan bir kural oluşturabilirsiniz.

• Yinelenen kurallar için göz kulak olun. Zaman zaman kural listenizi inceleyin ve koşullarınızı nasıl belirlediğinizi iki kez kontrol edin.Aynı koşullara sahip iki kural görebiliyorsanız, kurallardan birini silin veya kural koşullarını değiştirin.

• Kişisel yüzdeleri otomatik olarak bölmek için MYOB'ı edinin. Masraflar için işinizle kişisel arasında düzenli olarak ayrılırsanız (örneğin, petrolün yüzde 75'ini işyerinde, yüzde 25'i kişisel olarak ayırırsınız), bu ayrımı otomatik olarak yapan bir kural oluşturmak için gelişmiş seçenekleri kullanabilirsiniz.

• Banka Feed'leri penceresinde, Onayla'yı tıklamadan önce daima farenizi Kural Uygulandı simgesinin üzerine getirin. Bu şekilde, MYOB işlemin hangi hesaba tahsis edileceğini görüntüler ve kuralın doğru şekilde çalıştığını kontrol edebilirsiniz.

• 'BP' kelimesini içeren herhangi bir işlemin benzine tahsis edilmesi koşuluyla bir kural oluşturmayın. Neden olmasın? Çünkü bunu yaparsanız, 'BPAY' kelimesi 'BP' harfini içerdiğinden, elektrik, telefon veya vergiden bağımsız olarak her BPAE işlemi petrole tahsis edilecektir.

• İşlem hacminiz yüksekse kural oluştururken Not alanına kural adı belirtmeyi düşünün. Örneğin, 'Katoomba Au' sözcüklerini içeren her işlemin Motorlu Taşıt Onarımları'na tahsis edildiğini (bu durumda Katoomba Au, Katoomba Otomotivini temsil ettiğinden) sahip olmak koşuluyla bir kural oluşturursanız, tek bir hüner gidin Gelişmiş Seçenekler'i seçin ve bu kuralın Notu olarak 'Katoomba Otomotiv Kuralı kullanılarak Yaratılan İşlem' yazın. Bu şekilde, çeyrek sonuna veya yılın sonundaki işlemleri gözden geçiriyorsanız ve işlemlerin yanlış yapıldığını düşünüyorsanız, hangi kuralın yanlış gitmesine neden olduğunu biliyorsunuzdur.

Doğru şekilde kullanılırsa, banka kuralları, veri giriş süresinin yüzde 90'ına kadar tasarruf sağlayabilir ve zaman alan banka mutabakatı için neredeyse tamamen ortadan kalkar.