Excel Veri Modellerinizdeki Verileri Uygun Şekilde Yapı - aumlalar

Excel raporlarınızın yapı taşı olarak, veri modellerinizdeki veriler uygun bir şekilde yapılandırılmalıdır. Tüm veri kümeleri eşit şekilde oluşturulmamıştır. Bazı veri kümeleri standart bir Excel ortamında çalışsa da, veri modelleme amacıyla çalışmayabilir. Veri modelinizi oluşturmadan önce, kaynak verilerinizin gösterge tablosu amaçlı olarak uygun bir şekilde yapılandırıldığından emin olun.

Aşırı basitleştirme riskiyle, Excel'de genellikle kullanılan veri kümeleri üç temel formda gelir:

• E-tablo raporu

• Düz veri dosyası

• Tabular veri kümesi

Yumruk çizgisi, yalnızca düz veri dosyaları ve tablo verisi setlerinin etkili veri modelleri oluşturmasıdır.

E-tablo raporları etkisiz veri modelleri için yapılır

E-tablo raporları son derece biçimlendirilmiş ve özetlenen verileri gösterir ve genellikle yönetim veya yönetici kullanıcıları için sunum araçları olarak tasarlanmıştır. Tipik bir elektronik tablo raporu biçimlendirme için boş alanın akıllıca kullanılmasını sağlar, verileri estetik amaçlar için tekrarlar ve sadece üst düzey analiz sunar. Aşağıdaki resim bir elektronik tablo raporunu göstermektedir.

Elektronik tablo raporu.

E-tablo raporu güzel görünse de etkili bir veri modeli oluşturmaz. Niye ya? Birincil nedeni, bu raporların size veri, analiz ve sunum ayrımı yapmamasıdır. Aslında bir analizin içine kilitlisin.

Gösterilen rapordan çizelgeler oluşturabilmenize rağmen, zaten orada olanın dışındaki herhangi bir analizi uygulamak pratik olmayacaktır. Örneğin, bu belirli raporu kullanarak tüm bisiklet satışlarının ortalamasını nasıl hesaplar ve gösterirsiniz? En iyi performans gösteren ilk on pazarın bir listesini nasıl hesaplardınız?

Bu kurulum ile, aylarca devam ettirilmesi zor olan çok manuel işlemlere zorlanmış duruma düşersiniz. Raporda yer alan üst düzeydekilerin dışındaki herhangi bir analiz, en iyi ihtimalle basittir - süslü formüllerle bile. Ayrıca bisiklet satışlarını aylara göre göstermeniz gerektiğinde ne olur? Veri modeliniz e-tablo raporunda olmayan verilerle analiz gerektirdiğinde, başka bir veri kümesi aramaya zorlanırsınız.

Düz veri dosyaları, veri modellerine güzel bir şekilde borç verir

Başka bir dosya biçimi düz bir dosyadır. Düz dosyalar , satır ve sütuna göre düzenlenmiş veri havuzlarıdır. Her satır bir dizi veri öğesine veya bir kaydına karşılık gelir. Her sütun bir alan. Bir alan bir kayıttaki benzersiz bir veri öğesine karşılık gelir. Aşağıdaki şekil önceki raporla aynı verileri içerir, ancak düz bir veri dosyası biçiminde ifade edilmiştir.

Düz bir veri dosyası.

Her veri alanının bir sütun ve her sütunun bir veri öğesine karşılık geldiğine dikkat edin. Ayrıca, fazladan boşluk yoktur ve her satır (veya kayıt) benzersiz bilgi grubuna karşılık gelir. Fakat bunu düz bir dosya haline getiren temel özellik, tek bir alanın bir kaydı benzersiz bir şekilde tanımlamamasıdır. Aslında, kaydı benzersiz olarak tanımlamadan önce dört ayrı alan (Bölge, Pazar, İşletme Segmenti ve bir aylık satış miktarı) belirtmeniz gerekir.

Düz dosyalar, Excel'deki veri modellemesine güzel bir şekilde borç verir çünkü ihtiyaç duyduğunuz verileri tutabilecek kadar ayrıntılı olabilir ve yine basit formüllerle (SUM, AVERAGE, VLOOKUP ve SUMIF) geniş bir dizi analiz için elverişli olabilir. Birkaç isim.

Tablalı veri kümeleri pivot tablo tabanlı veri modelleri için mükemmel

Birçok etkin veri modeli öncelikle pivot tablolar tarafından yönlendirilir. Özet tabloları, Excel'in önde gelen analiz araçlarıdır. Pivot tablolarını kullananlardan, grafikler ve tablolar gibi bileşenleri raporlayarak kullanmak üzere verileri özetleyebilir ve şekillendirecek mükemmel bir yol sunduklarını biliyorsunuzdur.

Tablodaki veri kümeleri pivot tablo tabanlı veri modelleri için idealdir. Aşağıdaki resim bir tablo veri kümesini göstermektedir. Tabular bir veri kümesi ile düz bir veri dosyası arasındaki temel farklılığın, sütun etiketlerinin gerçek veri olarak çift olmadığı tabular veri kümelerindeki özellik olduğuna dikkat edin. Örneğin, Satış Dönemi sütununda ay tanımlayıcı bulunur. Yapısındaki bu ince fark, tabular veri kümelerini pivot tablolar için en uygun veri kaynakları yapan şeydir. Bu yapı, sıralama ve gruplandırma gibi temel pivot tablo işlevlerinin gerektiği gibi çalışmasını sağlar.

Tabular veri kümesi.

Tabular bir veri kümesinin özellikleri şunlardır:

• Veri kümesinin ilk satırı, her bir sütundaki bilgiyi açıklayan alan etiketleri içerir.

• Sütun etiketleri, filtre veya sorgu ölçütü olarak (aylar, tarihler, yıllar, bölgeler veya pazarlar gibi) kullanılabilen veri öğeleri olarak çifte görev çekmez.

• Boş satırlar veya sütunlar yok - her sütunun bir başlığı var ve her satırda bir değer var.

• Her sütun benzersiz bir veri kategorisini temsil eder.

• Her satır, her bir sütundaki tek tek öğeleri temsil eder.