İçindekiler:
- Otomatik Arşivi Ayarlama
- Arşiv işlemini manuel olarak etkinleştirme
- Arşivdeki öğeleri bulma ve görüntüleme
- Arşiv dosyasını kapatma
Video: Urlada Satılık Arsa Villa Arazi arıyoruz! Urlada Satılık Mülklerinizi Alıyoruz ! sahibinden 2024
Anlaşamadığınızdan daha fazla e-posta mesajı toplamak uzun sürmüyor. Bazı insanlar mesajları okuduklarında silebilirsiniz. Diğerleri, referans amacıyla eski mesajları tutar.
Sorun, çok sayıda e-posta iletisi depoladığınızda Outlook yavaşlıyor. Ayrıca, büyük bir mesaj koleksiyonu yönetmek hantaldır. Ayrıca, kurumsal bir e-posta sistemindeyseniz, sistem yöneticileri sisteminizi tıkadığından belirli miktarda e-posta depolamanıza izin vermeyebilir.
Arşivleme, şu anda bakmanız gerekmeyen iletileri ve diğer Outlook öğelerini saklamanıza yardımcı olması için Outlook'un hemen içinde yer alan bir özelliktir, ancak yine de ileride başvurmak isteyebilirsiniz. Outlook'u işyerindeki bir Exchange ağında kullanırsanız, Arşivleme, e-posta sisteminde depoladığınız iletilerin sayısını azaltarak sistem yöneticilerinizle bir araya gelmenizi kolaylaştırır.
Şu anda Arşivleme özelliğini kullanmak istemiyorsanız bile, nasıl çalıştığını anlamanız isteyebilirsiniz. Outlook bazen öğeleri otomatik olarak arşivler - sanki Outlook öğeleriniz kaybolmuş gibi görünebilir.
Otomatik Arşiv özelliği korkutucu ve karmaşık görünüyorsa, endişelenmeyin. Microsoft, Arşiv özelliğini kolaylıkla okunabilir hale getirmemiş olabilir. Bununla birlikte, otomatik arşivleme sizin için değerli olabilir.
E-posta iletileri insanların en çok arşivlediği şey olmasına rağmen, tüm Outlook öğeleri arşive gönderilebilir - randevular, görevler ve her şey. İnsanlar genellikle Kişiler ve Notlar arşivi oluşturmaz, ancak isterseniz bunları arşivleyebilirsiniz.
Otomatik Arşivi Ayarlama
Outlook'u öğelerinizi arşivlemek için herhangi bir şey yapmanız gerekmez; program öğeleri otomatik olarak arşivleyecek şekilde ayarlanmıştır. Outlook'un eski öğelerinizi arşivlemek üzere nasıl ayarlandığını görmek veya Outlook'un iş yapma biçimini değiştirmek istiyorsanız, şu adımları izleyin:
1. Araçlar -> Seçenekler'i seçin.
Seçenekler iletişim kutusu görünür.
2. Diğer sekmesini tıklayın.
Diğer seçenekler sayfası görüntülenir.
3. Otomatik Arşiv düğmesini tıklayın.
Otomatik Arşiv iletişim kutusu görüntülenir.
Otomatik Arşiv iletişim kutusunda, neyin nazikçe değiştiğini düşünmeyin - neyin kurulmuş olduğunu görmek için bakmazsanız, en azından bunu yapın. Otomatik Arşiv iletişim kutusunun size normalde söyleyen dört önemli çerez şunlardır:
- Outlook'un öğeleri ne sıklıkta arşivlediği
- Outlook'un arşive göndermek için kaç tane öğe olması gerekir
- Arşivin adı ve yeri dosya
- Otomatik Arşiv özelliğinin açık olup olmadığı
Outlook'u ilk yüklediğinizde öğe otomatik olarak her 14 günde bir arşivlenir ve öğeleri 6 aydan daha uzun süre önce Otomatik Arşiv iletişim kutusunda listelenen arşiv dosyasına gönderir.Çoğu insan için bu ayarlar iyidir. Bazı kişiler Otomatik Arşiv özelliğini kapatmayı ve Arşiv sürecini manuel olarak çalıştırmayı tercih etmektedir. Otomatik Arşivleme iletişim kutusunun üstündeki "Her 14 Günde Otomatik Arşiv Çalıştır" etiketli onay kutusunu tıklatarak Otomatik Arşivleme işlemini kapatabilirsiniz.
Arşiv işlemini manuel olarak etkinleştirme
Mesajları Outlook menüsünden ve ardından gelen istemleri izleyerek Dosya -> Arşiv seçeneğini belirleyerek istediğiniz zaman arşivleyebilirsiniz. Arşiv sürecini manuel olarak çalıştırmanın avantajı, işlemin biraz daha iyi kontrol edilmesidir; Outlook'a öğeleri arşivlemek için bir kesme tarihi verebilir, yılın ilkini söyleyin. Outlook'a arşivlenecek klasörleri ve arşivlenen öğeleri nereye gönderebileceğinizi de söyleyebilirsiniz. Farklı Outlook klasörlerini farklı arşiv dosyalarına bile arşivleyebilirsiniz. Bütün bu kontrolün dezavantajı, masum bir hata yapmak ve arşivlenen öğeleri kolayca bulamadığınız bir yere göndermek mümkün olmasıdır. Arşivlenen öğelerinizin gönderildiği dosyaların adını veya konumunu değiştirmemeye çalışın; çünkü şunun şaşırtıcı şekilde nereden gittiğini takip etmek kolaydır ve Outlook, arşivlenen dosyaları takip etmek için çok fazla yardım sağlamaz.
Arşivdeki öğeleri bulma ve görüntüleme
Bazen Otomatik Arşiv sihir gibi gözüküyor. Yaşlı eşyalar gizemli bir şekilde sizin tarafınızdan hiçbir işlem yapılmadan açılır. Bu kolay değil mi? Elbette - aniden 'e arşivinize sihirle taşınan öğelerden birini bulana kadar. O zaman nereye gittiğini ve tekrar nasıl başa çıkacağınızı anlamalısınız.
Arşivlediğiniz öğelere bir göz atmak isterseniz, Outlook'un da veri dosyası olarak ifade ettiği arşiv klasörünü açın.
Arşiv öğelerinizi içeren bir veri dosyasını açmak için şu adımları izleyin:
1. Dosya -> Aç -> Outlook Veri Dosyası'nı seçin.
Açık Outlook Veri Dosyası iletişim kutusu görüntülenir.
2. Dosya Adı kutusuna açmak istediğiniz dosyanın adını yazın.
Girdiğiniz ad Dosya Adı kutusuna girer.
3. Tamam'ı tıklayın.
Açtığınız veri dosyasının adı, Klasör Afişinde büyük harflerle görünüyor. Klasör Listesi'niz de görüntülenir ve iki klasör dizisi gösterilir: Normal ve Arşiv.
Yeterince basit, değil mi? Evet, ama sanal merhemde sanal bir sinek var. Muhtemelen açmak istediğiniz arşiv dosyasının adını bilmiyorsunuz ve genellikle Outlook Veri Dosyası Oluştur veya Aç iletişim kutusundaki listede görünmüyor.
Arşiv dosyasının adını öğrenmek için Dosya -> Arşivle'yi seçin ve "Arşiv Dosyası" etiketli kutuya bakın. "Arşiv Dosyası kutusundaki bilgilerle ilgili hiçbir şeyi değiştirmemeye dikkat edin. Aksi takdirde, Outlook arşivdeki öğelerinizi başka bir yerden göndermeye başlayabilir. Arşiv Dosyası kutusundaki bilgiler normalde iki nokta üst üste çizgi ve eğik çizgiler ve normal insanların hatırlayamadığı her türlü şeyi içeren karmaşık parçalanmış bir gobbledygook'tır.
Bir iletişim kutusunda uzun bir ad yakalamanın bir yolu, bilgileri kopyalamaktır. Hızlı ileri sarma işleminde şu gibi görünüyor: Adı bir kez tıklayın, Sekme tuşuna basın, ÜstKrktr + Sekme tuşuna basın, Ctrl + C tuşlarına basın ve ardından İptal seçeneğini tıklayın.Dosya adını kopyaladıktan sonra, bu makalenin başında verilen adımları izleyebilirsiniz - istediğiniz adı Ctrl + V tuşlarına basarak Dosya Adı kutusuna yapıştırın ve sevdiğiniz bu uzun, deli dosya adını hatırlamak zorunda kalmazsınız..
Arşiv dosyasını kapatma
Arşiv dosyanızı Outlook Klasör listesinde istediğiniz sürece açık tutabilirsiniz, ancak çoğu kişi ihtiyaç duyduklarını bulduktan sonra kapanmayı tercih etmektedir. Gereksiz veri dosyalarını kapattığınızda Outlook biraz daha hızlı çalışır.
Bir veri dosyasını kapatmak için şu adımları izleyin:
1. Klasör Listesi açıkken, Arşiv klasörünün adını sağ tıklatın.
Kısayol menüsü görüntülenir.
2. Kısayol menüsünden Klasörü Kapat'ı seçin.
Arşiv klasörünüz Klasör Listesi'nden kaybolur.
Klasörlerin Outlook'ta adlandırılma biçimi garip. Klasör listenizde birkaç kez "Kişisel Klasörler" görünebilir. Outlook'u olabildiğince çabuk çalıştırmak için, mümkün olduğunca çok kişiyi kapatın. Ana klasörleriniz - her gün kullandığınız set - kapanmaz, bu nedenle her gün kullandığınız klasörleri kapatmayı düşünmek zorunda değilsiniz.
