Bir Toplantı planlama Yeni bir Toplantı oluşturmak için Lotus Notes 6 - mankenler

Yeni bir Toplantı oluşturmak için, önce Takviminizi açın ve Eylem çubuğunda Bir Toplantıyı Zamanla butonuna tıklayın. Boş bir Toplantı formu görüntülenir. Şekil 1'de, örnek bir Toplantı formu görebilirsiniz.

Şekil 1: Yeni bir toplantı oluşturma.

Toplantı formundaki alanların çoğu, Randevu formundaki alanlarla aynıdır. Bir konuyu, zamanı ve yeri gibi temel bilgileri doldurmanız gerekir. Sonra, kimin davet edileceğini düşünmeye devam edeceksiniz.

Davetiyeleri Davet Etmek

En basit haliyle, toplantıya gelmek istediğiniz kişilerin adlarını girmeniz yeterlidir. Davet Edilenler bölümünün (sol alt taraf) alanlarını, ayrıca yeni Toplantı formunun tarih, saat ve yer bölümlerini doldurmanız yeterlidir. Şekil 1'de görebileceğiniz gibi, üç tür kişiyi davet edebilirsiniz: Gerekli, İsteğe bağlı ve Bilginize.

• Gerekli: Bu alanda adını listeleyen herkes, toplantılar için zorunlu bir katılımcı olarak değerlendirilir. Zamanlayıcıyı kullanan bir toplantı için en iyi zamanları bulmak için Notes'a sorduğunuzda, bu özellikle önemlidir.

• İsteğe bağlı: Bildiğim kadarıyla Notes, sözkonusu millet gerçekten Gerekli insanlar gibidir. Notlar, toplantılarınız için en iyi zamanları bulmak için Notes'a sorarsanız, toplantılarınıza bakar. Bir kişi, bir Toplantı davetinde İsteğe bağlı davetli olarak listeleniyorsa, katılımının zorunlu olması zorunlu değildir.
• Bilginize: Birine davetiyesinden farklı bir Toplantı uyarısı göndermek istiyorsanız bu alanı kullanın. Ekip üyelerinizle bir toplantı planlamanız gerektiğini varsayalım. Zorunlu alana her takım üyesinin adını girebilir, ancak patronunuzun adını FYI alanına koyabilirsiniz. Meslektaşlarınızın her biri toplantıya davetiye gönderir, ancak yöneticiniz bunun yerine bir toplantı bildirimi alır. Bu şekilde, patronunuz toplantıyı başlattığınızı ve davetiyeleri gönderdiğinizi, ancak katılmasının beklenmediğini biliyor.

Gerekli ve Seçmeli alanlardaki kişiler, bir Toplantı davetiyesinin FYI alanında listelediğiniz herhangi birinin adını görmez.

Genel Dizin'ten adlar seçmek için Gerekli, İsteğe bağlı ve Bilgi Alanlarının sağındaki küçük bir telefon defterine benzeyen düğmeleri tıklayın.

Yeni bir Toplantı davetiyesi oluşturmanın en basit yolu şudur:

1. Konu alanına bir konu girin.

2. Zaman alanlarında, toplantı için bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi ve saati seçin.

3. Alanlar alanında konum ayarlayın.

4. Davetliler alanlarına, davet etmek istediğiniz kişilerin adlarını girin.

5. İşlem çubuğundaki Kaydet ve Davetiyeleri Gönder düğmesini tıklayın.

Tüm davetlileriniz Gelen Kutunuzda toplantılarına gelmesini isteyen bir mesaj alırlar.

Bu yaklaşımdaki tek sorun - kesinlikle doğrudan olmasına rağmen - tipik olarak sizinle misafirleriniz arasında ileri geri bir e-posta mesajı voleybolu başlamasıdır. Biliyor musunuz, "9: 30'da yapamıyorum, ancak yaklaşık 10 yerine, bunun yerine? " Çeşitlilik. Herhangi bir toplantıya davet ettiğiniz kişilerin sayısına bağlı olarak, gönderdikleri davetiyeyi gönderdikten sonra, "Evet, yapabilirim" veya "Hayir" diye yanıt verdiklerinde onları koordine etmeye çalışırken aslında biraz zaman harcayabilirsiniz. Cevap veremiyorum "yanıtını veriyor.

Bu ikilemi kolayca etekten çıkarabilirsiniz. Yukarıda listelenen basit işlemi kullanmak yerine, Notes Zamanlayıcısından, herkesin hazır olduğu ortak bir saati bulmak için her davetkinin Takvimini incelemesini isteyin. Bu bilgilerle donatılmış olarak, herkes için (umarım) uygun bir toplantı saati ayarlayabilirsiniz. Davetiyeniz, ücretsiz olduklarında bildiğiniz bir tarih ve saat önceden önceden yüklenmiş misafirlerinizin Gelen Kutularına gelir. Elbette konuklarınızdan herhangi biri düşüş gösterebilir, ancak çoğu zamanlama çakışması önlemek için ön planda olan olaylardan kaçınırsınız, ancak bunun olması ihtimalini oldukça düşürürsünüz.

Zamanlayıcıyı Kullanma

Notları, Bir İsteğe Bağlı Katılımcı ve İsteğe bağlı toplantı katılımcınız olduğunda, bir toplantı için en uygun zamanı önermek için, Kaydet ve Davetiye Gönder düğmesini tıklatmayın. Daha ziyade, Toplantı formunuzu her zamanki gibi doldurun ve ardından Toplantı formunun Zamanlayıcı bölümünde (altta) bulunan Tıklayın Katılımcı, Oda ve Kaynak Kullanılabilirliği Göster düğmesini tıklayın. (Şekil 1'e bakın.)

Şekil 2, Zamanlayıcı açılmış örnek bir Toplantı davetini göstermektedir.

Şekil 2: Konuklarınızın ne zaman buluşabileceğini öğrenmek için Zamanlayıcı kullanın.

Notes'un sizin için toplantı saatlerini bulması için Zamanlayıcı'yı kullandığınızda, bakmanın iki yolu vardır: en iyi zamana veya zamanlama ayrıntılarına göre. Önce, o görünümü güvenceye almak için Özet radyo düğmesini (Hedefi göster'in sol tarafında) seçin. Bu görünüm muhtemelen kullanımı en kolay, çünkü bir bakışta, davet ettiğiniz tüm kişilerin erişebileceği, zamanla üfleme şeklinde bir dizi öneri seti bir bakışta görebilirsiniz.

Notların önerdiği sürelerden birini kullanmak için, Seçilen Gün Açılışı Açılır Listesinden herkese uygun bir süre seçin ve altındaki Seçili Saati Kullan düğmesini tıklayın. Notlar daha sonra Toplantı davetinizin saatlerini ayarlar. Bu listeden bir girişi tıkladığınızda Toplantı formunun üst kısmındaki Whensection'deki alanların buna göre değiştiğini görebilirsiniz.

Ayrıca, farklı bir günü incelemek ve arkadaşlarınızın o günlerde ne zaman kullanılabilir olduğunu görmek için küçük aylık takvimde (formun sağ alt tarafında) herhangi bir tarihte tıklayabilirsiniz.

Seçilen Gün İçin Önerilenler Listesi başlığının yanındaki küçük oku kontrol edin. Daha fazla zamanlama kullanılabilirlik seçimi görüntülemek için bu oku tıklatın.Görüntülenen açılır listeden, belirli bir gün, hafta veya ay boyunca uyumlu boş zaman araması yapabilirsiniz. Bu, davet ettiğiniz kişilerin seçtiğiniz orijinal tarihe uygun olmaması durumunda özellikle yararlıdır.

Davet Edenleriniz için çalışan bir süre bulma konusunda sorun yaşıyorsanız, Gerekli Gerektiren Tüm İşlemleri Seçin seçeneğini tıklayın ve ardından daha küçük bir grup için bir saat seçmek için takip eden açılır listeyi kullanın insanlar. Bu, daha büyük bir sayı olan 20'den fazla kişiyle bir toplantı zamanlamaya çalıştığınızda yardımcı olur.

Davetkarlarınızın bulunduğu zamanları bulmak için bir diğer görsel yol onları zamanlama ayrıntılarına göre görüntülemektir. Konuklarınızın her birinin hangi saatlerde kullanılabilir olduğunu gösteren bir tablo görmek için Ayrıntılar radyo düğmesini (Göster başlığının altında) seçin. Şekil 3'de böyle bir görünümü görebilirsiniz. Bu çizelgeleme tablosunun bir avantajı, kişi başı serbest zamanlı kullanılabilirliği iki hafta boyunca görebilmenizdir.

Şekil 3: Boş zaman bulmak için bireysel zamanlama ayrıntılarını görüntüleyin.

Büyük, şeffaf dikey çubuğu, herkesin hazır olduğu bir saat bulana dek sürükleyin. (Bu olduğunda yeşil renk olur.) Tablodaki beyaz bloklar, açık olan ve mevcut olan süreleri temsil eder ve renkli bloklar, verilen katılımcının başka zamanlarda işgal edildiği zamanı temsil eder. Tüm davetliler mevcut değilse, tüm pozunuzun katılamayacağını bildirmek için dikey çubuk kırmızıya döner. (Ekranın altındaki bir tuş, her rengin hangi durumu gösterir size hatırlatır.)

Herkesin buluşabileceği bir zaman bulmak için seçtiğiniz yöntem ne olursa olsun, Eylemde Kaydet ve Davetiyeleri Gönder düğmesini tıklamanız gerekir işiniz bittiğinde bar.