Outlook 2002'de Günlük Seçeneklerini Ayarlama Outlook 2002'deki Günlük Seçenekleri'ni ayarlayan Günlük Seçenekleri

Stardate 2002: , tarihlerinde, Enterprise

kaptanı günlük kayıtları yıldız günlüğüne sadık kılar. Kaptan, mürettebatın araştırdığı gezegenler, savaştığı uzaylılar ve daha önce hiç kimsenin (veya kadının) gitmediği derin uzayda gözlemledikleri tuhaf olgu hakkında bilgi kaydediyor! Şimdi sıra sendin. Tıpkı İşletmesinin kaptanı gibi,

, tuhaf varlıkların hepsi kendi ofisinizde olsalar bile, stresli koşullar altında tuhaf ortamlarda garip varlıklarla günlük etkileşimlerinizi kaydedebilirsiniz. Outlook Journal, yıldız günlük dosyanızdır.

Şüphesiz galaksideki yüksek pislikler kaptanın kütüğünü çok önemli şeyler için kullanıyor, ancak Journal'ın size daha doğrudan hizmet ediyor. Bazen, bir belge ya da bir sohbet kaydını bulmanız gerektiğinde, belgeyi ne denir ya da nerede depoladığınızı hatırlamazsınız, ancak öğeyi yarattığınızda ya da aldığınızda değerini

hatırlarsınız. Bu durumda, Journal'a gidebilir ve öğe ile uğraşmayı hatırladığınızda tarihini kontrol edebilir ve neyi bulmanız gerektiğini bulabilir.

Ancak Journal'dan iyi bir şekilde yararlanmak için onu kullanmanız gerekir. Outlook'u neredeyse yaptığınız her şey için günlük girdileri yapmak üzere ayarlayabilirsiniz veya Journal'ı tamamen kapatabilir ve hiçbir girişi yapamazsınız. Dergiye hiçbir şey koymazsan, hiçbir şey alamazsın.

Journal'daki girişleri yapmanın en kolay yolu nedir? Hiçbir şey yapma. Dergi, herhangi bir Office XP uygulamasında oluşturduğunuz, düzenlediğiniz veya yazdırdığınız tüm belgeleri otomatik olarak kaydeder. Dergi aynı zamanda e-posta mesajlarını, toplantı istekleri ve cevapları, görev talepleri ve cevapları otomatik olarak izler. Microsoft Office uygulamalarından başka birkaç program da Journal'daki girişleri yapma olanağına sahiptir, ancak bu özellik çoğu kez Office XP programlarıyla birlikte kullanılır.

Bir tutma var: Outlook'a otomatik Günlük kaydının açık olmasını istediğinizi söylemelisiniz. (Tamam, küçük bir şeyler yapmak zorunda kalırsınız.) Neyse ki, Journal'ın otomatik kayıt özelliğini etkinleştirmediyseniz, Outlook 2002, Journal simgesini her tıklattığınızda bu özelliği etkinleştirmek isteyip istemediğinizi sorar.

Günlük'in otomatik kayıt özelliğini açmak için şu adımları izleyin:

1. Araçlar-> Seçenekler'i seçin.

Seçenekler iletişim kutusu görünür.

2. Günlük Seçenekleri düğmesini tıklayın.

Günlük Seçenekleri iletişim kutusu, Şekil 1'de gösterildiği gibi, otomatik olarak kaydedebileceğiniz tüm etkinlikler türündeki onay kutuları ve e-posta gibi işlemleri otomatik olarak kaydedebileceğiniz tüm kişilerin adları ile birlikte görüntülenir.

Şekil 1: Günlük Seçenekleri iletişim kutusu.

3. Otomatik olarak kaydetmek istediğiniz öğelerin ve dosyaların ve bilgilerin kaydedilmesini istediğiniz kişiler için onay kutusunun işaretini tıklatın.

Bu Kişiler İçin kutusundaki kişilerin listesi, Kişiler listenizdeki kişiler listesiyle aynıdır. Kişi listenizde olmayan kişiler için Günlük girişleri el ile oluşturabilirsiniz; aşağıdaki bölüme bakın: "Bir Outlook öğesini Günlük'e manuel olarak kaydetme. "

Kişiler modülündeki Kişi listesine adlar eklediğinizde, bu adlar Günlük'te otomatik kayıt için ayarlanmaz. Günlük Seçenekleri iletişim kutusundaki adı denetlemeniz veya Kişi kaydı'nı açmanız, Günlük sekmesini tıklamanız ve Otomatik olarak Bu Kişiler İçin Günlük Girişlerini Kaydet'e bakmanız gerekir.

4. Tamam'ı tıklayın.

Günlük seçtiğiniz kişiler için seçtiğiniz öğeleri ve dosyaları otomatik olarak kaydeder.

Günlükte bir Outlook öğesini elle kaydetme

Günlük dosyalarınızı otomatik olarak kaydetmek suretiyle Dergi yığılmasını istemiyorsanız, seçilen öğeleri elle girebilirsiniz - bunları yalnızca Günlük simgesine sürükleyin. Örneğin, o müşteri ile iş yaptığınızdan emin olmadan her işlemi potansiyel bir müşteri ile kaydetmek istemeyebilirsiniz. İlgili e-posta mesajlarını Dergi'ye sürükleyebilir ve ciddi soruların kaydını tutabilirsiniz. Aslında yeni bir istemci ile iş yapmaya başladığınızda otomatik kaydı ayarlayabilirsiniz.

Günlükleri öğeleri el ile kaydetmek için , aşağıdaki adımları izleyin:

1. Kaydetmek istediğiniz öğeyi (örneğin bir e-posta iletisi) Journal simgesine sürükleyin.

Dergi Girişi formu görünür (bkz. Şekil 2). Formun alt kısmında, kaydettiğiniz öğeyi öğenin adıyla birlikte gösteren bir simge bulunur.

Şekil 2: Metin kutusuna eklenmiş bir e-posta iletisine kısayol içeren bir Günlük girişi.

2. Kaydetmek istediğiniz bilgileri doldurun.

Bununla birlikte, bir şey kaydetmek zorunda değilsiniz. Ekranın altındaki metin kutusu, kullanmak isterseniz kendinize bir not vermenize olanak tanır.

3. Kaydet ve Kapat'ı tıklayın.

Kaydettiğiniz öğe Journal'a girilir.

Bir belgeyi Journal'a kaydetme

Eğer bir çizim veya masaüstü yayıncılık programı gibi sık kullandığınız programınız Journal'da otomatik giriş yapabilen programlar listesinde görünmüyorsa hepsi kaybolmaz - Belgeleri, Outlook'un Bilgisayarım klasöründen Günlük klasörüne sürükleyerek bu programların dosyaları için Günlük girişleri de oluşturabilirsiniz. Günlük, tarih ve saat dışındaki bir belge hakkında birçok bilgiyi takip edebildiğinden (istemci, konu ve bazı notlar gibi), bölümde olmayan programlarda oluşturduğunuz dosyaları takip etmek için Günlük'i kullanabilirsiniz of Microsoft Office. Outlook'un Office XP uygulamalarınız için Günlük girdileri otomatik olarak oluşturmasına izin verdiyseniz, Office XP belgeleri için giriş yapmak zorunda değilsiniz.

Günlük içindeki bir belgeyi kaydetmek için şu adımları izleyin:

1.Outlook Çubuğu'nda Diğer Kısayollar ayırıcı çubuğunu tıklayın.

Bilgisayarım simgesi dahil olmak üzere Diğer Kısayollar grubundaki simgeler görünür.

2. Outlook Çubuğu'nda Bilgisayarım simgesini tıklayın.

Sürücü listeniz belirir (bkz. Şekil 3).

Şekil 3: Bilgisayarımdaki bir sürücü listesi.

3. Kaydetmek istediğiniz belgeyi bulun.

Kayıt yapmak istediğiniz belgeyi içeren sürücüyü çift tıklatın. Ardından, kaydetmek istediğiniz belgeyi bulmak için belgelerinizi kaydettiğiniz klasörü çift tıklatın. Vurgulayın.

4. Outlook Çubuğu'nda Outlook Kısayolları ayırıcı çubuğunu tıklatın.

Günlük simgesi de dahil olmak üzere Outlook Kısayollar grubundaki simgeler görünür.

5. Belgeyi Günlük simgesine sürükleyin.

Günlük Girişi formu, metin kutusunda kaydettiğiniz dosyayı gösteren bir simge ile birlikte görüntülenir.

6. Kaydet ve Kapat'ı tıklayın.

Dokümanınız Dergide kaydediliyor.

Journal'da belgelerin kaydedilmesinin en büyük yararı, Journal girişlerinin gerçekten belgelerin kendilerine kısayol olduğu gerçeğidir. Journal'da bir belge girdiğinizde, belge hakkında kaydettiğiniz bilgilere hızlı şekilde erişirsiniz ve belgenin kendisinden yalnızca bir tık uzakta olursunuz. Dolayısıyla, kendileri hakkında çok fazla bilgiyi takip etmeyen dosyaları oluşturan bir Office XP programı kullanmazsanız, Journal, belge bilgilerini izlemek için mükemmel bir merkezi konumdur. Örneğin, bilgisayarınızdaki bir çizim programından resim kaydetmek istiyorsanız, her resim hakkında yalnızca dosya adından daha fazla bilgi kaydetmek isteyebilirsiniz. Her dosya için Günlük girdileri oluşturursanız, Günlükteki her resim hakkında not tutabilirsiniz. İstediğiniz resmin Dergisi girdisini bulduğunuzda, resmin simgesini çift tıklamanız yeterlidir. Resmi görmek için kullandığınız program açılıyor.